浅谈高校档案管理信息化的建设(2)
2016-08-31 01:33
导读：(4)设备档案 设备档案主要有设备仪器档案和设备综合管理档案。设备仪器档案包括各种型号的仪器设备的使用 说明书 、技术手册、图纸、使用情况和维修
(4)设备档案
设备档案主要有设备仪器档案和设备综合管理档案。设备仪器档案包括各种型号的仪器设备的使用
说明书、技术手册、图纸、使用情况和维修记录，以便为管理人员提供设备的管理、维修、使用情况，各类闲置设备在校内外的分布调拨提供信息参考，减少各类设备的重复购置，提高设备的利用率。设备综合管理档案主要包含各类设备在学校各部门的分布、实验室人员的分布情况。
(5)人力资源档案
人力资源档案可以分个人档案和人员交流档案两部分。个人档案有个人的基本情况、业绩情况、各阶段个人鉴定报告等。人员交流档案是指为各类专业人员在校内外调动而设置，以充分发挥各类专业人员的作用，实现其价值最大化。
(6)财会档案
财会档案可以分为会计综合管理、会计账簿凭证、会计报表、工资清册、固定资产登记表等。便于学校管理人员及时准确掌握学校收支、资产状况，进行宏观调控，同时财务会计工作人员可方便地查对账物，研究资金状况。
(7)报表统计档案
报表统计档案包含各类统计报表，如设备维修情况一览表、固定资产变动表、教职员工职称报表、科研情况表、获奖情况表等。
3.高校档案管理工作信息化的实现
根据上面对高校档案管理的分类。我们就可以实现对档案管理的信息化。高校档案管理信息化的技术主要采用
计算机技术来实现的。采用计算机主要实现对档案的信息库建设、对档案的检索功能和档案全文信息的数字化这几个方面。另外，任何工作的进行都离不开人，都离不开领导的重视，所以，除了技术上的实现，我们还需要得到领导的重视，同时需要提高档案人员的自身的素质。
（科教作文网http://zw.ΝsΕAc.Com编辑整理）
(1)档案信息库的建设
档案信息库我们可以根据前面的高校档案的分类来建立，主要分为两个步骤：一是档案目录的建立，二是档案全文的建立。
1)档案目录的建立，即将目录信息输入计算机存贮器中。主要以下几个步骤组成：第一步，存贮数据库的建立。数据库系统包括数据库与数据库管理系统。数据库是用来存贮具有结构化、面向整个系统的数据；数据库管理系统在操作系统下对数据库进行管理控制用户的访问，确保数据库系统的完整性、完全性。第二步，输八方式的选择。档案管理系统中，必须具有汉字信息处理功能，进行汉字的输入与输出。第三步，存贮器容量的选择。根据档案目录信息的多少，选择适当的存贮器。第四步，上机输^工作。完成E述工作后，就可以把档案目录都输入计算机形成档案库。 2)全文存贮，全文存贮的过程与目录存贮一样，只是全文存贮需要信息容量相当大的载体，如图像、视频等信息媒体。
(2)建立档案信息检索
档案信息库的建立，我们就可以根据这个数据库来建立档案的检索功能。因为目录信息数字化是档案信息数字化的前提，只有建立档案目录数据库，才能将数量庞大的数字化档案资源管理得井井有条，发挥计算机强大的检索功能。
1)要正确划分需要处理的档案信息的种类，并对不同类型的信息分类进行数字化处理，建立强大的检索查询系统，以保证能迅速、快捷、准确、全面、系统提供档案信息，实现档案数字化的目的。
2)要建立档案著录标引及档案机读目录。通过档案著录来揭示其主题内容、载体的物质形态、参考价值，并注明档案来源、出处、管理状况，在完成档案编目的同时，对档案特征进行分析、选择、登录。机读目录的建立实现了计算机检索，所著录的条目信息被有序存人到数据库中，按一定的数据模型将相互关联的档案信息以特定的方式组织起来，构成数据集合，给档案目录数据的管理提供技术条件。
（科教作文网http://zw.ΝsΕac.cOM编辑）
(3)档案全文信息的数字化
