论电算化会计系统内部控制(2)
2017-08-18 06:49
导读：二、会计电算化条件下内部控制的现存问题 （一）“一身多职，越俎代包”现象严重，安全意识淡漠 传统手工会计处理系统的内部控制是建立在不相容职
二、会计电算化条件下内部控制的现存问题 （一）“一身多职，越俎代包”现象严重，安全意识淡漠 传统手工会计处理系统的内部控制是建立在不相容职能分离及相应职责分工的基础上。采用电算化后，由于功能和知识度集中，导致职责的集中，原手工操作下不宜合并的岗位，采用电算化后可以合并，会计人员大大减少，致使这些原则的重要程度下降。再加上安全意识淡漠，对实行电算化后新的组织机构和岗位之间的相互制约、相互监督和相互控制机制不够重视，“一身多职，越俎代包”现象严重，这使得计算机舞弊现象时有发生。 （二）原始凭证数字化，易于伪造 在手工会计环境下，企业发生的经济业务均用纸张记录，这些数据如果被修改，很容易辨别出被修改过的痕迹。但是，在会计电算化系统中，数据被直接记录在磁盘或光盘上，对数据修改可做到不留痕迹，这就给业务的记录带来了风险，计算机的存储方式是将信息转化为数字形式存储在磁（光）介质上，因此极易被篡改甚至伪造而不留任何痕迹。这给一些不法之徒提供了机会，比如通过伪造或修改客户、银行的凭证，制造虚假交易，进而侵吞公款等。篡改输入是目前最简单的也是最常用的计算机舞弊手法，该方法通过在经济数据录入前或录入期间对数据做手脚来达到个人目的，其主要手段有：虚构业务数据、修改业务数据、删除业务数据。 （三）内部控制的程序化使得差错反复发生的可能性增大 电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点。电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能，这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序，如程序发生差错或不起作用，由于人们依赖性以及程序运行的重复性，使得失效控制长期不被发生，使用权系统“在特定方面发生错误或违规行为的可能性较大”。 （四）数据的安全性、保密性差 很多时候，企事业单位财务上的数据是保密的，在很大程度上关系着企事业单位生存与发展，但几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋，却没有认真研究过数据的保密问题，所谓加密，也无非是对软件本身的加密，防止盗版。另外在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测手段和用户权限设置等限制手段，不能真正起到数据保密的作用。只要稍具备一些数据库知识的人完全可以绕开会计软件的各种措施，通过数据库管理系统，直接读写这些数据库文件，甚至对文件中的数据直接进行增删修改等操作，这样会计数据的真实性和可靠性也就无法得到保证。此外，由于对计算机系统的依赖性很强，计算机硬件和软件对会计数据的安全性起着十分重要的作用，如系统一旦瘫痪，或者受病毒侵袭，或者突然断电，极易造成数据丢失。电算化系统的主体是计算机软件。因此其内部控制也更加依赖于程序的质量。一旦程序中存在严重的BUG或恶意的“后门”，便会严重危害系统安全。而会计人员对计算机专业知识所知甚少，很难及时发现这些漏洞，致使系统会多次重复同一错误，扩大损失。这也是手工会计系统不会遇到的问题。
三、电算化会计系统的内部控制 （一）制度控制 制度控制一般是以管理制度的形式实行的，即由主管部门制订一系列
规章制度强制或监督会计部门执行，从而保证会计核算软件正常和安全运行，免遭外界干扰、破坏，向企事业单位提供准确无误的会计信息，制度控制包括以下几点： 1.组织控制 如前所述，实行会计电算化后，会计工作组织及岗位分工发生了很大变化，其特点是将会计信息处理功能都集中在计算机操作使用部门，这样就削弱了原手工核算时详细划分不相容职责的组织控制措施的作用。补救不相容职责集中化的主要控制措施就是：要重新设计会计系统各部门之间和部门内部各岗位之间的内部牵制制度。 2.系统操作环境管理和控制 系统操作环境包括系统操作过程以及系统的维护，操作规程过程控制主要是通过建立一整套完整而严密的操作规程来明确操作方法和操作规程次序，防止重复、遗漏和误操作。系统维护包括对硬件、软件和数据的维护。对硬件的维护制度包括：设备的使用、检查和维护，规定机房的温度、电压等环境条件，以及规定防火、防盗等措施，为以防止万一，关键性的硬件设备可采用双系统备份。 （二）程序控制程序 控制是指靠计算机程序对会计核算进行内部控制，以实现系统的自我保护，这种自我保护的内部控制往往比通过各种管理制度实现的控制更为有效。 1.会计数据的输入控制 电算化会计系统输出质量，主要决定于输入数据的真实、准确和完整程序，因此必须严格控制输入数据的正确性。在输入控制中应坚持以计算机程序控制为主，原则上尽量用计算机程序控制。 2.数据处理过程的控制 是指对计算机系统进行的内部数据处理活动（数据验证、计算、比较、合并、排序、文件更新和维护、访问、纠错等等）进行控制。处理控制是通过计算机程序自动进行的。主要有处理的流程控制、数据修改控制、数据有效性检验和程序化处理有效性检验。
