在新的形势下如何开展广电技术的科技情报工作(2)

1. 验收盖章 每份资料都加盖有“都市频道 科技 情报站”字样，将技 术资料与其他节目资料区分开，同时作为单位财产的标志。
2. 登录 每份资料都以唯一的9位数字登录号登录在办公 网络 上，左4位数为收集年份，右3位数为序列号（与收集前后顺序有关）。同时要在微机中录入收集时间、来源、类型、技术领域、摘要、价格、出版单位等。
3. 分类(编目、排架) 资料分为音频、视频和 计算 机三大领域，每一领域又分9个种类：1、设备说明书及副本 2、技术性期刊 3、图书 4、工具书 5、系统图 6、技术论文 7、行业标准 8、产品宣传材料 9、音像资料等。其中设备说明书及副本、图书、工具书、系统图、技术论文、行业标准、音像资料保存在闭书库中，技术性期刊和产品宣传材料因数量较大、借阅人次多而保存在开架书库。
4. 建立查询系统 利用现有办公网络的检索功能及与每一份资料都唯一对应的 电子 检索表，只要输入关于所需查询资料的任何一个信息，都可以方便快捷地查询每份资料的 内容 摘要、备份情况以及借阅情况。电子检索表设计如图一。
5. 保管 科技情报站的管理与保管工作必须由专业技术人员来负责。由于电视技术的行业专业性较强，其科技情报工作要求管理人员具有一定的专业知识，以便对资料进行合理的分类与管理，同时对新出的资料进行涵盖内容、技术领域、适阅范围等方面的鉴定，以最终确定它是否适合本科技情报站收藏。非专业技术人员管理技术资料具有一定的难度。

    （三）科技情报站的建立为我台创造了一个自觉 学习 业务、集体交流、集体提高的业务学习环境。科技情报站为我台的日常技术保障、技术人员的自我培训与自我提高、我台系统设备的升级改以及技术交流论文的写作等各方面的工作开展提供了大量的专业资料与信息。以前，我台的设备说明书都由个人自 由保管，时间一长资料一多就难免有丢失现象发生。科技情报站建立以后，对所有的技术设备说明书和操作手册进行集中的闭架管理，中 英文 分开保管，注意保留适当的备份资料，有利的保障了设备维护、新来技术人员对设备熟悉的资料要求。每月在节目制作之余，近20种涉及视频、音频、计算机、灯光等专业技术领域的技术期刊为我台技术人员的业务提高提供了有力的信息跟踪服务和资料选择余地。另外，科技情报站为每年技术人员的论文写作也提供了大部分的资料查询。

（图一）

四、几个应注意的 问题

1. 借阅出入的登记
   （转载自中国科教评价网http://www.nseac.com）
   
   保留资料的主要目的之一就是为了日后查询，资料的流动性较大，常常是一个人借出库，看完后另一个人又借走，最后却是由第三个人或第四个人来归还。这样就要求资料管理员一定要做好资料的借阅出入登记工作，由谁借出就由谁负责。其它人员也应严格遵守借阅制度。
2. 设备技术资料与普通的技术期刊分开管理
   设备技术资料主要是在日常设备维护、设备维修以及系统改造时使用 到。普通的技术期刊则主要是为了满足技术人员的自我业务提高和论文写作的需要。二者分开管理十分常必要的。首先是因为他们的重要性不同：设备技术资料往往是一个设备一份资料的独本，丢失后无法补订；而技术期刊是可以日后补订的。其次二者的使用特点也不同：设备技术资料借出是一般是针对于某一种设备，借出量很小；技术期刊的借阅常常是针对某一个问题，借出时常常是几本、几十本，管理起来工作量相对较大。单独保管设备技术资料，可以确保技术保障工作的顺利开展。
3. 摘要的重要性
   摘要是利用电脑网络检索最常用的 方法 之一，前期资料的摘要录入工作是非常重要的。特别是技术期刊，每月都有20多本期刊新到，每一本期刊至少刊登十几篇技术文章，在摘要中输入这些文章的题目（和著者），将为以后的专题查询提供极大的方便，查询者只需在检索条中输入一个关键词，在案下搜索建后，所有题目中包含这个关键词的文章都会被显示出来，同时提供刊登这些文章的期刊的期数与保存架位。
4. 互联网搜索
   在我台内部办公网上的科技情报站中，专门有一留言板模式的简讯板块，是专为下载互联网上的信息而设。有一点是应注意的，科技情报站中只有这一个板块是设置为全体技术人员都有写权的，其他板块都是只有管理人员才有写权。全体设置写权是出于这样的考虑：互联网上的信息量台大，不是一、两个人就可以完全承担网上业内信息的搜索与 发展 动态的跟踪工作的。全体技术人员都有写权，无论谁在上网时“网”到了有价值的业内信息，都可以把他放到科技情报站的简讯终于他人共享，无形中扩大了收集范围。
5. 管理人员的时间统筹安排 （科教论文网 lw.NsEac.com编辑整理）
   由于我台的科技情报工作由我台的技术制作人员专人兼职，不可能在此项工作上花费大量时间，故采取每月月初集中管理的方式。每月月初首 先将上月还入的资料整理归架，然后将上月新来的资料登记、入架，最后整理、清洁书架。平日里只需及时在借出资料的电子检索表上标注出借阅人员或去向即可。
6. 年终清点
   每年元旦或春节期间，资料的借阅量比较少，可要求资料全部归库，集中一、两天的时间对所有的资料（包括备份）实物与电子检索表的纪录进行一对一的清点，确认是否有资料丢失的情况发生。
7. 陈旧资料的淘汰
   根据电视技术发展的速度以及本单位的实际情况，可将陈旧资料的淘汰期定为五年、七年或十年不等，淘汰的资料可由技术人员根据自身专业特长和收集保留需要自行保存。淘汰的资料将取消其电子检索表。淘汰资料的范围仅仅限于技术期刊和产品宣传品。

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