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论基于Lotus Notes的合同商务管理软件设计(2)

2013-05-29 01:14
　　流程跟踪表附带在流程工作项表单上，用于记录工作项在处理过程中各种处理人信息及流程状态信息。通常，一个工作项表单中，流程跟踪表应包含如下基本信息：流程序号、处理时间、处理部门、处理人、处理人职务和处理状态。
　　Loekby域的设计一般来说一个合同的审阅流程都是并发的，即通常一个文档要同时发送给不同的审批人审批，那么就有可能会出现这种情况：即有几个审批人同时打开文档进行编辑。
　　因为他们打开的都是一个文档，那么他们对文档的修改应即时体现在文档中。但由于Lotus Notes在同时发送文档时，发送的是副本而非原本，这样当审批人同时打开时，某一个人做出的修改并不能即时反映在其他人的文档上。
　　只有在一个人先打开编辑并随之保存之后，他的修改才会保存到文档中，其他人也才会看到相应的变化。通过在表单中添加Loekby域实现并发控制来解决这个问题，具体解决方法有以下两种：
　　①当某个人在对文档进行编辑时，给文档中的域赋值为ctu'rentuser，相当于给文档上锁，此时若有其他审批人试图编辑文档，应会先查看一下Loekby域是否为空值，若为空则打开文档，若不为空则给出提示其稍后编辑的信息。这种方法存在一个问题，即审批人在转换为编辑模式时给Loekby域的赋值不会体现在其他人的文档中，问题的实质其实与上述副本情况一样。因此，域不能放在数据库中，只能放在服务器上的某个文件下。
　　②不是在某个人对文档进行编辑时上锁，而是在他打开文档时上锁，也就是他们不能同时打开文档，这样对域的修改就不是在他打开文档之后，而是在这之前，这样Loekby域就可以放在数据库的表单里。
　　软件实现工作流应用程序能够让你自动执行一系列任务，这些任务(诸如跟踪订单和评阅项目计划)通常涉及自动发送邮件信息或自动路由文档。在选择适合工作流应用程序的邮寄功能类型之前，需要首先规划实际工作流。实现工作流应用程序的一种方法，是以应用程序所包含的数据库收集所需信息，将其放到一个共享的中央数据库，然后通过电子邮件将其分发给合适的单个用户。另一种方法，就是自动将邮件从上一个评阅者发送给下一个评阅者。 大学排名
　　笔者在软件实现时采用第二种方法，即用户使用单独的邮件数据库，每个单位或个人都有一个单独账号和邮件数据库，能相互邮寄文档。例如：评审人可将评审完的合同报批单通过邮寄方式提交给主管；若有异议，则可通过邮寄方式返回给拟单人。评审人还可创建答复文档。
　　程序实现中一个比较关键的问题，是如何修改主文档的域值。如在状态3(Status=3，即新建报批单)中，需要调用子表单来设置评审人，此表单可命名为设置审批人。在设置好后不仅要把设置好的评审人名单返回给合同报批单文档，还要把Status的域值改变为。具体实现可以采用以下两个方法。
　　①可把合同报批单作为主文档，设置审批人作为答复文档。这样，对答复文档中的域值所作的修改，只要在主文档中有相同的域，主文档就会有与答复文档一样的变化。接下来就是修改主文档中隐藏域Status值的问题。
　　每个文档都有它的Doem'aentUniqueID(惟一标识数据库所有副本中的一个文档的32位十六进制数)。如果两个文档共享同一个惟一的标识符，那么这两个文档互为副本。只要把主文档的Doeum~ UniqueID值传递到答复文档，那么，就可通过公式主文档的域值改变。每个子文档都有一个特殊的域，此域包含了其父文档的惟一标识符，只要在答复文档的保存退出操作里加入语句，即可修改域值。
　　②可以通过文档弹出对话框的方式。使用公式弹出一个对话框，用指定表单显示当前文档。用户可以同平常一样与表单和文档交互，完成后选择确定取消。于是把合同报批单作为文档，设置审批人
　　作为对话框指定的表单，它们都有相同的commentlmO和胧 larger域。当点击文档的按钮，则弹出对话框，设置好评审人后，若单击确定，当文档处于编辑模式，对CC眦．域的更改可立即反映到文档中。弹出的对话框里只有确定和取消按钮，要修改Status域值的操作只能在文档里面。在设置审批人操作中不是直接使用公式，而是使用公式根据对话框的返回值来判断是否需要对Status域进行修改。
　　相比之下，第二种方法更为简便，只要在相应的操作里编写公式即可实现修改域值并将评审意见返回主文档的目的。Notes的私有视图是工作流软件中流程监控的主要实现手段，利用Notes内置函数和公式，借助于工作流表单及其所属的作者域、读者域和流程状态域，可以较好地实现工作流软件。
　　结束语文中设计的合同商务管理工作流软件在测试过程中运行稳定、性能良好。合同的拟制、会签、审核直至最后的通知，全部过程都可以通过网络在计算机上完成，并且还可以在流程处理过程中记载处理过程信息和审批意见。
　　这与以前通过纸张形式实现的合同签订相比，极大地提高了办公效率，降低了工作人员的劳动强度，减少了办公费用，并且有效避免了工作中的重复差错现象。
　　在当今信息共享时代，可以使用Java语言代替将其设计成通过Web浏览器访问的数据库。另外，提供了多层次方法以确保安全性，可以使用提供的特性来限制对数据库部件的存取权限。