论历史联系与档案的形态(1)(2)
2014-04-27 01:08
导读：2．1 案卷层次 案卷是档案管理中一个重要的概念，它既是档案的最小保管单位，也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一。《简明档案学词典》是这
2．1 案卷层次
案卷是档案管理中一个重要的概念，它既是档案的最小保管单位，也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一。《简明档案学词典》是这样定义它的：“案卷是把处理一件事情或属于一个问题、一项活动的文件组合在一个卷夹或卷皮中的有机文件单元。”可见，卷内文件的相互关联性，是案卷概念产生和存在的真正内涵和意义。当然，这个定义是对案卷内涵的准确描述，不过是站在档案工作的角度上诠释它的。果我们侧重于案卷在历史联系中所起的作用对其进行定义，就可以更加洞穿其本质。简而言之，案卷就是对同一具体事由的文件按其形成过程排列而产生的具有密切联系的文件组合体。
当然，这里的事由指的是一件具体的事，一个具体的问题，一项具体的活动，一项具体的工作等。它是一个具体的概念，囊括的都是单项的事情，具有相对独立性。从记录历史的角度分析，事件是构成历史的最基本的元素，不可拆分。从档案记录历史的角度讲，档案的最小元素是案卷。文件转化为案卷必须也只有通过事由，才能完成对事件的记录。因为，同一事由必然赋予在该事件发展过程中形成的文件以最紧密的联系，这种联系是自然形成的、客观的、反映事物本质的。那么来源于同一事由的文件就自然地构成了一个有机整体，具有天然的历史联系，不可分割。在档案的整理过程中，只有将同一事由形成的文件排列在一起，再按照事由内的发展过程组成案卷，才能对该事件的过程及内容完整地进行记录，反映出文件在形成时的客观规律和有机联系：才能比较具体地反映该事件的来龙去脉，最大限度地恢复历史原貌。这种“一事一卷”的立卷原则要求文书立卷时必须完整保存文件实体，并最大限度地保持同一具体事由过程下文件的历史关系。它可操作性强。没有太多的灵活性，克服了以往组卷时需要考虑文件的六个特征带来的不便，也更符合文件形成的客观规律，便于保管和利用。 共2页: 1 [2] 下一页 论文出处(作者):
（转载自http://zw.ＮＳＥaＣ.com科教作文网） 论数字化档案信息开放利用原则的提出及意义
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