从本科教学工作水平评估看我院人事档案管理(2)

　　2.3 材料的收集不够规范 高校人事档案因其独有的真实性、系统性而成为评估专家了解学校各方面办学情况的媒介，是全面展示学校工作成就与办学特色的信息窗口，同时也是衡量学校教育教学质量和管理水平的一个重要标志。因此，收集齐全完整、整理科学规范的档案资料是开展各种教育教学评估工作的基础，是评估专家系统准确了解学校各项工作进而对学校作出科学、合理的评估必不可少的凭证依据。但我院人事档案管理还存在诸多不规范之处如材料的规格设置存在随意性。比如教师的年终考核表，从纸张规格到字体颜色再到书写规范等大多不符合档案管理规定的要求，造成上交到人事档案室的这些材料不能顺利归入本人档案，致使专职档案员整天忙于对接收的这些不合格档案材料的处理，大大降低了工作效率，在整理档案过程中也容易导致个人信息的遗漏与材料的丢失。

　　2.4 人员素质有待提高 我院人事档案管理员大多是“中途出道”，科班出身少之甚少，人员更换频繁，缺乏档案管理的专业知识与技能，不能保证档案管理工作的连贯性与专业性。即使做为兼职档案管理员，也没有接受过系统的档案专业知识和技术的培训，实践也充分证明，这些非档案专业的档案管理者面对新的管理方法与模式有些无所适从，更谈不上科学的管理方法。

　　2.5 信息化程度不高 随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，电子档案的管理呼之欲出，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，我院目前只是把个人信息、档案目录输入计算机专用的人事管理系统，信息检索、调阅档案等仍习惯手工操作，无纸化阅档没有得到实施。这样既不利于档案的保管，又影响了工作效率。如教职工的个人信息材料包括专业技术资格证书、学历学位证书等，在本科教学工作水平评估中的收集都是复印件，纸质材料的存档具有一定的时效性，容易腐蚀，尤其是在材料的搬运中更容易丢失，难以达到长期存档的目的，面对成堆的评估材料更不容易查找，如果我们能够充分利用信息化手段，将教职工所有个人材料利用扫描仪终端输入电脑，形成电子档案材料，再将电子档案材料按一定的规律分门别类进行编号，既利于档案的存档，又有利于提高工作效率。

　　3 加强我院人事档案管理

　　3.1 加强领导，健全制度 人事档案管理制度是学校健康稳定发展的有机组成部分。因此，必须要加强人事档案管理工作的领导。我院的人事档案管理应该在根据我院地处少数民族地区自身的特点和借鉴以往管理工作经验的基础上，建立健全新的规章制度，如人事档案的查、借阅制度，档案材料的收集、归档制度，档案的安全保密制度，档案管理员的绩效考核制度等等，做到人事档案管理工作按规章制度办事，遵纪守法。对专、兼职档案管理员，应制定明确的岗位职责，从归档、管理、考核等各方面提出具体的规定和要求，并认真遵照执行。

　　3.2 加大资金、设备投入 人事档案管理资金的投入多少，直接影响到人事档案管理的水平。从要求库房、阅档室、办公室三室分开，我院目前还没有达到此项要求，“六防”设施也十分简陋，缺乏专门用于档案管理的去湿机，还是用樟脑丸、干燥剂等落后的防蛀、防潮手段，距档案现代化管理的设施要求还有一定的距离。同时提高档案利用效率，实施人事档案动态管理，还必须借助现代化的管理技术和设备。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入微机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，可通过屏幕查阅有关内容，既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，从而实现人事档案信息化、现代化的管理。

　　3.3 培养教职工的档案意识 对一般教职工来说，人事档案管理一直是件很神秘的事，工作一辈子都无法亲眼目睹自己的档案，因此更谈不上对人事档案管理与利用的了解与认识，大多还抱着个人材料“归不归档无所谓”的态度，归档意识淡薄[3]，造成个人的外出进修学习材料、学历层次提高材料、继续教育等材料信息都无法及时得到更新。因此，人事档案管理部门应该积极进行宣传，使各级领导、干部群众正确认识人事档案管理的特点、地位和作用，关心并积极参与到学校和个人的档案管理中来，自觉地收集材料，适时归档，保证人事档案管理工作的良性稳定发展。

　　3.4 加强档案管理人员队伍素质 针对当前我院档案管理人员队伍素质参差不齐、