关于文书立卷改革的思考(2)
2017-12-03 04:23
导读：一是割裂了成套性档案中文件之间的有机联系，使档案的历史性价值受到损害。 二是分类层次混乱。“一事一文”和“一事多文”两种形式的档案实体从
一是割裂了成套性档案中文件之间的有机联系，使档案的历史性价值受到损害。
二是分类层次混乱。“一事一文”和“一事多文”两种形式的档案实体从事由角度划分，属于同一个分类和管理层次。将不同层次的文件混在一起，势必带来分类层次的混淆。档案整理实际上存在着实体结构和目录结构两种方面。实体结构就是要按照全宗原则、实体分类原则及最低类目中档案特征整理方法，最大限度地保持文件材料之间的有机联系，它是目录结构的基础。目录结构是对实体结构的抽象，可形成与实体结构一致的体系，还可根据实际需要进行不同的组合，形成多样化的目录结构，以满足不同角度、不同层次的检索需要，目录结构相对实体结构更加灵活。为了方便档案信息管理和检索，可以对目录结构进行变通处理，将不同层次的内容进行组合。但对实体管理来说，一般还是应当最大限度地保持文件之间的层次结构。特别从长期档案保管的角度来说，更应如此。
三是不利于检索，文书立卷改革不仅是为了提高工作效率，也是为了提高检索质量，提高查全率、查准率。精确检索不仅包括对单份文件的精确查找，也包括对成套性档案的精确查找。对成套性文件实行平面化管理以后，固然满足了对每份文件的检索，但不利于成套性检索。而且，成套文件打散后，其中一些无独立性的文件事实上已经失去了检索意义。在实际操作中有将成套性文件紧靠在一起排列，或采用参见号的方式解决成套性问题，亦有不完善之处。
因此，在借助计算机技术进行档案管理的时候，档案实体整理不能回避成套性问题，不能淡化或放弃成套性要求。当然，并不是说实体整理方式一定要保持一成不变，它也是一个不断发展的过程，但经过时间和实践验证的基本原则不能违背，不能纯粹为了追求技术而抛弃本质的东西。事实上，档案实体管理有一定的滞后性和稳定性。档案信息管理和检索体系管理有一定的超前性，可采用多样化的方法和手段进行有机的融合。
（转载自http://zw.NSEAC.com科教作文网）
各类档案都存在“一事一文”和“一事多文”的特征，从这个意义上讲，文书档案和其它档案在管理上不存在本质上的区别，只是不同类型档案在某一方面特征更强一些而已。因此，在实体整理上，文书档案的立卷应根据文书档案的内容特征，按照“一事一文”和“一事多文”两种情况分开处理，不可全盘采用文件级的整理方法。对“一事一文”的，实行文件级管理，对“一事多文”的要组成案卷，这样做能更好地保持文件材料的有机联系，也便于保管和利用。
对文书档案的目录组织可灵活一点。毕竟文书档案“一事一文”的特征性很强，其中必须进行成套处理的文件较少。针对这一特点，可采用两种做法：一是按照传统的方法，进行案卷和文件两级管理和组织，在档案信息系统中采用分库管理的方式。二是采用变通的方法，将成套性文件作为一件档案与“一事一文”文件并列处理，同时将成套性档案中的每份文件也并列在整个档号体系中，但每份文件的档号多一级。采用“归档文件档号 件内文件小流水号”的式样。这样不仅解决了成套性整理问题，也解决了成套性检索和单份文件检索的问题。用观测方法，成套性文件通过标识后，在机构成套检索并不成问题。在档案数据库的实现中，只要档案号定义长一点，即可避免分库检索的问题。我们认为后一种
