论有效内部控制的构成要素(2)
2015-01-22 02:57
导读：二、优良的信息管理 准确、及时并最大限度地充分获取和运用来自企业内外部与本企业有关的技术、市场、管理等诸方面的信息，是实现有效内部控制的
二、优良的信息管理 准确、及时并最大限度地充分获取和运用来自企业内外部与本企业有关的技术、市场、管理等诸方面的信息，是实现有效内部控制的前提，也是实施优良信息管理的结果。 要实现对有关信息的优良管理，就必须对这些信息及时予以识别、获取和加工，并采用便于有关组织及其员工在履行其职责时使用这些信息的形式，在企业内部进行纵向与横向的有效传递。要做到这一点，最高管理当局应向全体员工提出各自的信息管理职责必须得到认真履行的明确要求，每个组织和员工应当了解自己在信息管理系统中的地位和作用，每个组织和员工应当具有搜集、处理、传递有关信息的明确责任和条件，整个企业应当具备自上而下、自下而上与横向传递有关信息的有效途径和机制。只有这样，才能及时准确地为有关管理当局和员工建立、完善内部控制制度与企业文化，提供必要且尽可能充分的依据。 各亚管理层管理当局及其员工，在日常工作中都会接触到一些关于技术、市场、管理等方面的信息甚至关键性信息，他们最先认识到与机遇的存在。要使这些信息能够及时、准确地传递给有关管理当局，除了应当建立一个开放和畅通的信息传递渠道以外，有关管理当局还必须具有倾听这些信息的强烈愿望，使员工和各亚管理层管理当局相信，最高管理当局和其他有关管理当局愿意了解他们所反映的情况并能够有效地利用这些信息，进而愿意将有关信息及时向有关方面反映，包括将重大信息向最高管理当局反映。这样做，有利于有关管理当局甚至员工个人，根据得到的信息及时做出正确的决策，包括找出内部控制的潜在或显现的薄弱环节，并及时采取相应的预防或纠正措施。 信息搜集、处理、传递的方式和范围，应根据企业内外部环境变化的情况，及时做出相应的调整，以确保信息的及时、准确和有效。
三、有效的激励与约束方法 要使企业的内部组织、岗位乃至整体的行为及其结果始终保持与企业的目标相一致，就必须采用一系列有效的激励与约束方法。不同的企业，或者同一个企业在不同的内外部环境下，所采取的激励与约束方法也应有所不同。常用的方法应当包括： （一）科学的业绩评价。针对不同的组织和岗位分别制定科学合理的评价标准，采用科学的考量和评价方法，在排除当事人不可控因素的条件下，对工作业绩区分出优良（尤其是善于创新）、合格和不佳，并分别给予经济性与非经济性奖励和处罚；以此促进广大员工的工作动机与行为得到优化。 （二）的目标管理。组织全体员工分别参 加有关工作目标的制定，并将目标层层分解，落 实到每个员工，使其在工作中自觉地发挥自己的聪 明才智，尽自己的最大努力预防和纠正偏差，实现工 作目标。尤其是让全体员工参与企业长远目标的制定，更有利于激发广大员工的积极性，为实现企业的目标协同奋斗。 （三）科学的财务管理、核算与统计。首先，制定并督促实施科学合理的财务政策、会计政策和费用政策，使经营者及有关亚管理层责任中心管理当局在这些政策的指导或限制下开展企业的财务管理、会计核算和把握费用开支。其次，根据本企业的实际情况，将财务政策具体化，制定出可操作性强的一系列财务制度，并予以严格执行，促使包括董事会在内的各级管理当局的财务行为合理化。尤其是通过科学地编制和执行预算，控制有关经营行动，以合理配置所拥有的资源，促进经营目标的实现。其三，根据会计政策制定符合本企业实际的科学合理的会计制度，并严格按这些制度处理会计事项，以借助会计的控制功能，促使经营者和各亚管理层责任中心管理当局确保受托管理财产的安全；借助会计的反映功能，使董事会、经营者等有关方面，及时了解企业整体及各个责任中心所经营资源的来龙去脉、资源的运作情况和经营成果，并据以评价和调控其经营活动。其四，通过及时、系统、科学地收集、处理、存贮、输出与企业经济活动有关的统计数据，尤其是提供科学的监测、预警、中止信号，为有关方面的决策提供科学的依据。 （四）科学的授权。每项经济与管理活动都必须经过适当的授权批准，使每个组织和员工都以所授权力作为开展各项活动的依据，以此促进其既充分履行自己的职责；又防止随意取得或花费有关资源。授权分为一般授权与特定授权。一般授权指管理当局制定整个组织应当遵循的政策，由全体员工根据这些政策中关于鼓励和限制的规定，分别开展各项业务。特定授权指管理当局对某些特殊业务实行逐个审批，由有关组织和员工根据专门授予的权力开展有关业务。授权应坚持四项重要原则，一是授权政策必须由最高管理当局制定；二是有权进行一般授权和特定授权的员工或组织，应当具备与所审批业务的性质和重要性相称的地位，这是保证有效授权的重要环节；三是既要防止权力重叠，又要防止权力真空；四是所授权力不能使员工被动地等待领导，而是能够主动地面对遇到的，并在自己的职权范围内主动解决问题。授权的方式，应当能够使关键岗位员工的职责得到明确、充分的规定。
