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浅析人事档案管理工作(2)

2015-03-03 02:05
　　　三、人事档案的收集方法
　　　根据人事档案形成、补充的特点和来源渠道，主要应当采取以下几种收集方法：
　　1　定向收集。就是向形成人事档案或与形成人事档案有关的单位和部门收集。因为个人工作的现单位、原单位、上级主管部门(含职称评定和科技成果评定、奖励部门)可能形成有关人员的人事材料。为了做到不致遗漏，可根据有关人员的经历和社会活动变化情况，列出有关单位和部门的名单，逐一进行收集。
　　2　按时收集。由于人事档案的形成具有持续性的特点，其收集工作必须坚持经常化。所谓按时收集，包括随时收集、定期收集和不定期收集三种情况。随时收集，是根据形成人事档案的时间特点和掌握的信息，及时向有关部门进行收集。定期收集，是根据本单位工作的实际情况，确定每个季度或每半年与有关部门联系，收集在一定阶段内形成的人事材料。不定期收集，就是从人事档案管理和利用的实际需要出发，不确定收集的具体时间。这三种收集方法相互配合、相互补充，在实际工作中应当灵活掌握，使收集工作能够持续有效地开展。
　　3　追踪收集。这种方法是根据人事档案内容的需要，沿着人事档案在清理、核对中发现的问题和线索进行的收集，它是帮助拾遗补阙的一种重要措施。以上是人事档案收集的主要方法，在具体工作中也可根据不同情况采取其他一些方法，比如，对于人事档案管理基础差、存在问题较多的单位，就需要集中一定的时间，集中人力，广泛动员，突击进行收集工作；对于人事档案管理较好，制度健全、内部分工责任明确的单位，有关部门和人员能主动、及时地向人事档案机构移交归档，就简化了收集的方法和形式。总之，人事档案收集工作应当立足单位实际，尊重其形成规律，以收集齐全、完整，能够适应人事管理工作的需要为原则，积极主动地为人事管理工作服务。 　　四、人事档案管理存在的问题
　　　1　时代的变迁，利用目的的转移，人事档案利用率下降。 在那个偏激的年代里，人事档案可主宰一个人的政治前途，人事档案让人望而生畏。随着中国社会主义建设的重点转移到经济建设上，人们关心政治的少了，人事档案在人们生活中的意义与以前相比不大了，更严重的是在选拔任用干部、聘用人上，某些领导不看该同志的人事档案，而是凭主观感觉好坏下结论。在人员流动上，有些单位特别是个体、外资企业录用人员只需一个学历证明，本人填一份个人履历表即可确定是否录用，把人事档案看成是可有可无之物。
　　2　人事档案材料内容中存在片面、不真实等问题。政治历史材料多，业绩、专业特点材料少，鉴定考核材料中成绩多是千篇一律赞扬术语，缺点是千人一面的希望之词。为了某一时期的个人需要，人事档案中的出生年月、参加工作时间、文化程度及学历记载前后不一，不尊重事实的情况，某些领导干部档案也存在此类现象，流动人员档案中这类情况更为严重。
　　3　人事档案信息开发利用程度低，未发挥应有作用。现单位人事档案利用工作大多是被动服务，只是等待领导及有关人员来查阅，缺乏主动精神，而且利用材料主要是党团材料，落实政策和工资调资方面的。真正用于人才选拔，培养开发及预算等方面的较少，没有发挥人事档案应有的作用。
　　4　人事档案管理落后、管理水平低。目前，不少单位的人事档案挂靠劳动人事部门管理，大都没有专职人员分管人事档案工作，人事档案长期无专人整理，没有经过严格鉴定，材料是否真实无人监督，造成人事档案中“假货”泛滥成灾。根本做不到“归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的要求，严重存在零乱无序和丢失部分档案内容的问题。

（科教论文网 lw.NsEac.com编辑整理）

　　
　　五、人事档案管理的改革前景
　　　改革人事档案管理，首先应该创新激励机制，提高管理人员的基本素质，改进档案提供利用的方式，提高档案服务的效率和质量。打破传统的被动收集为主动参与、主动服务，由传统的档案实体保管者转变为人才信息管理者，创造性地开展工作。树立主动服务的意识。在市场经济的浪潮中，人事档案管理将逐步减弱原有的政治化和神秘化的程度，随着信息技术的不断提高，计算机网络化管理将应用于人事档案的管理和服务。特别是企事业单位的人事档案，应该逐步将不属于保密和个人隐私的内容，例如，业绩、专长、爱好等内容采用计算机网络管理，便于查找，使人事档案管理部门直接与外界人才信息交流，为人才的合理流动提供第一手资料。人才流动服务机构应加强与流动人员及其所在工作单位的联系，不断充实流动人员人事档案的内容，加强档案的完整性、安全性。