组织设计管理中不相容职务的设定(2)
2015-05-14 01:19
导读：此外，不相容职务还有动态与静态之分。 三、 业务循环中职务的不相容性分析 一般情况下，单位的经济业务活动通常可以划分为授权、签发、核准、执行
此外，不相容职务还有动态与静态之分。
三、 业务循环中职务的不相容性分析
一般情况下，单位的经济业务活动通常可以划分为授权、签发、核准、执行和记录五个步骤。如果上述每一步都有相对独立的人员或部门分别实施或执行，就能够保证不相容职务的分离，从而便于内部控制作用的初步发挥。
业务的处理有一个流程，这个流程由一系列环节组成，这些环节种不同的职务之间不相容程度是不一样的，有的经济业务完全不能由一个人来担任，这些职务之间属于强不相容职务，强不相容职务之间不能安排一个人来担任。部分相容即弱不相容职务可以由一人来处理（辅之以其他的控制措施）。然而，确定哪些职务完全不相容？哪些职务部分相容？我们以购货与付款循环来说明。如图1示。
从图1中我们可以看出一项购货与付款业务涉及授权批准、执行购买、验货、财务记录（总账、明细账）、审核、付款、保管等环节，在这些环节中，财务记录岗位涉及许多业务循环，无疑是核心的岗位，它和其它的岗位都不相容；执行和验货都是连接企业内、外部的职务，这两个职务寻租和舞弊的机会较多，属于强不相容职务。验货与保管共同涉及实物入库，且有前置控制和后续控制（财产清查），验货与保管之间属于弱不相容，两个职务可以由一人兼任。
此外，一个业务循环中的不相容职务设置应该是开口的循环，一个人不应该兼该业务的两个和两个以上的不相邻环节的职务。正确的做法是：授权批准——执行——记录——审核——验货——付款——保管，而不能出现，授权批准——执行——记录——审核（授权批准兼），或授权批准——执行——记录——审核——验货（执行兼）的情况。
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对于一些财务制度和机构很发达的企业而言，以上列举的岗位都可以有不同的人来担任，但是对于中小企业而言，控制收益会大于控制成本的支出，内部控制是保证各项业务发展的，而不是妨碍其发展的。在操作性目标中，经营的“效果”是根据实际产出与预期计划的产出比较而言的；经营的“效率”是根据实际产出与实际投入比较而言的。所以，不相容职务的设置必须考虑它的经济效益。
四、 不相容职务失效和优化
不相容职务对于解决舞弊的作用是有限的，可以说，任何内部控制制度都是有漏洞的，不存在完美的内部控制制度，不相容职务也是如此。不相容职务起源与牵制，本质是对于人性的弱点的担忧，如果担任职务的人是可以信赖的，不相容职务对他而言没有也是可以的。如果担任职务的人是完全不可以信赖的，不相容职务对他（们）而言是不够的。可能导致不相容职务失效的原因有：
1．不同的业务循环中的不相容职务交叉而导致不相容职务的失效。例如：甲在销货业务中担任审核同时在投资业务中担任授权，乙在销货业务中担任授权同时在投资业务中担任审核。甲乙可以相互交换权力使本来在单一业务循环中有效的相互牵制设计失效。特别的是在两个业务循环中两个人担任的职务正好处于上、下位对调，这种情况下作弊的可能性极大。
2． 不相容职务设置本身存在漏洞。一个人在一个业务循环中控制两个重要环节，例如在购货与付款业务同时担任审核和授权批准两个职务，就可以把价格或性能不合适的设备买进来，导致企业利益受到损失。
3． 不相容职务的僵化导致不相容职务设置的失效。不相容职务在设置的初期是有效的，随着时间的推移，人们对于制度逐步适应，制度的威慑力会逐渐衰减而失去效用。如果不对制度本身或执行制度的人进行调整，就会产生舞弊现象。有许多时候企业出问题并不是原来制度不好，而是因为制度是有“寿命”的。
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4．总体的内部控制制度的不足导致不相容职务设置失效。我们说不相容职务的设置只是整个内部控制体系的一部分，其他的内部控制还有实物控制制度、文件管理制度、信息传递制度、强制休假制度等等，这些制度需要相互配合，形成一种良好的制度生态群。如果其他制度没有起到作用，单纯的不相容制度难以起作用，一种制度单兵推进是不会有长期生命的。
