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企业档案的综合管理研究(2)

2016-04-24 01:03
　　档案工作要想取得长远的发展，必须增强档案工作的主动性、前瞻性，制定出有指导性的档案发展规则。为此，领导干部要意识到档案工作的重要性，把档案工作提上工作日程，研究及过问档案的具体工作，要结合当今数码技术及网络发展的新趋势，加大技术投入，制定出既符合档案管理要求，又有合乎实际的工作计划。
　　2.3 加强档案基础工作，按时完成上级部门的档案工作
　　在档案基础管理中，要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作，从领导机制到管理体系，从规章制度到档案管理，在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法，为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。档案贵在利用，重在管理，对每年上级主管部门所规定的各项工作要严格执行，按时完成。
　　2.4 加强培训力度
　　努力提高档案管理人员的素质，建立健全相关管理制度，①要明确档案管理负责人，专职、兼职档案员的岗位职责。在各部门选拔素质较高的人员为兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理归档工作，形成覆盖企业的档案管理机制。②建立健全档案管理制度，按照《企业档案管理标准》的要求，依据《档案法》有关规定，结合本企业实际编制各种规章制度，并在实际工作中不断进行完善，对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求，加强对归档范围、保存期限，保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序要做出明确规定。对档案设施要严格按照制度办事，以确保档案的安全，档案管理工作中的各项规章制度要上墙，保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道行进。

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　　档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量，提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。为了使档案管理人员掌握技能，提高业务素质和工作能力，加大档案业务培训工作开展的力度，①要积极参加上级和地方档案管理部门举办的专业培训班，举办档案管理培训班 ，新人进入要进行岗位培训。②要派档案管理员到档案管理先进单位认真观摩学习，使档案管理工作达到规范化。特别是要加强电子档案管理的培训，档案信息化是档案现代化的必经之路，要想指导档案管理充分发挥好，首先要求档案管理员要懂得计算机相关知识，达到灵活运用，并掌握所应用的系统软件的功能。③鼓励档案人员自学，要岗位成长，要为档案人员订购关于档案的有关刊物，鼓励专（兼）职档案员开展自学活动。④加大档案工作规范化管理力度，把档案管理纳入综合目标量化考核范围内进行考核，档案工作的成效要与档案人员的工资挂钩，能够有效地促进档案工作管理水平。我们要把提高档案人员业务素质作为搞好档案工作重要环节来常抓不懈，要提高档案人员对搞好档案工作重要意义的认识，增强档案人员的责任心、责任感，为搞好档案工作打下坚实基础。
　　2.5 搞好档案的信息化建设，促进档案资源的充分利用
　　运用高新科技对档案工作进行创新、改造，适应档案信息化建设的新要求，是顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势，应大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新：①要广泛采用电子计算机、扫描仪等数码技术对档案进行无纸化管理，提高档案工作效率；②借助系统本身的局域网络，开发网上档案业务，实现档案信息资源共享。
　　2.6 增大档案宣传力度，增强全员档案意识

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　　①积极参加地方档案部门举办的各类宣传活动；②在本单位的半年、年终工作会议上，由办公室提供材料，将档案工作中存在的问题、要求向全员宣讲；③档案室要办好自己的宣传栏，大力宣传档案的作用及重要性；④四是增加《档案法》的宣传力度，要全员懂法。
　　档案管理的目的，在于服务和利用，因此要增强档案工作与生产发展的贴近度，根据发展需要，可编写《组织机构沿革》、《大事记》、《基础数据汇编》等资料，更好地发挥档案的服务作用和应尽的职能，为生产部门提供更好的服务。