略论档案保密和利用(4)
2017-03-20 01:06
导读：3 人事档案的部分信息向个人开放。目前，我国的人事档案提供利用仅仅面向组织，任何个人都不能查阅自己的人事档案。人事档案对每个人来讲还是神秘
3 人事档案的部分信息向个人开放。目前，我国的人事档案提供利用仅仅面向组织，任何个人都不能查阅自己的人事档案。人事档案对每个人来讲还是神秘的，大家不知道自己的档案里究竟有什么。在实际工作中经常碰到当事人对自己的某些情况记忆模糊，要求查阅自己档案的事例，但按照人事档案的利用制度是绝对不答应的。然而，这种利用制度和公开、透明的现代法治精神不相符合，人事档案应当以人为本，对于只要不属于保密范围的信息，个人应享有对自己档案的知情权。人事档案信息数据库中一些非保密信息可以向个人开放，对这些信息个人只有查阅权而没有修改权。人事档案信息部分向个人开放不仅方便了公民对档案的利用，而且可以增强公民的档案意识，有利于加强对人事档案工作的监督，使人事档案更好地为公众服务。总之，不论从国际惯例，还是从我国的社会实际来看，随着社会的进步、管理水平的提高、人事档案内容的日渐丰富，人事档案也会越来越受到社会的重视。它的凭证和依据功能会在新的历史条件下得到更完美的体现。在人才选拔、人才流动的过程中它的价值将进一步得以发挥，更好地服务于我国改革开放和新时期社会主义现代化建设。
4 做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作，一是要提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。二是要建立健全档号。要适应开放后检索和管理的要求。三是要编制检索工具。首先是基础性检索工具，如《开放档案目录》；其次是骨干性检索工具，如《开放档案卡片目录》；最后文字叙述性检索工具，如《开放档案全宗介绍》《全宗卷》等，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。四是要预备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，制作好档案副本。
