如何建设军校国防科技报告生产利用制度(2)
2016-02-06 01:05
导读：2 军校GF报告管理制度体系 2．1 军校GF报告组织机构体系 GF报告是科研人员依据有关要求被动完成的科技报告，它既是科研成果的一部分，又是特种文献情
2 军校GF报告管理制度体系
2．1 军校GF报告组织机构体系
GF报告是科研人员依据有关要求被动完成的科技报告，它既是科研成果的一部分，又是特种文献情报资料。GF报告的生产经过了情报处理过程。GF报告的生产利用主要涉及科研管理部门、GF报告撰写者和文献情报部门，需要具有行政管理和业务管理职能的组织机构。军校GF组织机构分为两级：第一级是校GF报告主管部门，即校GF办，可由科研部(处)提任或代管，主要责任是依据国防科工委和学校所制定的有关GF报告管理规定向有关单位和个人下达生产GF报告的行政指令，并进行有关组织协调。第二级是系GF报告主管或联络人，由有关系领导或科研参谋担任，主要依据校GF办所下达任务组织GF报告撰写。GF报告生产任务较重的军校可在校GF办设1名(或1名以上)专职人员。2．2 校GF办的主要工作
校GF办是军校GF报告工作中心和业务主管，其主要工作有：1)全面负责校GF报告生产利用的管理与协调；2)负责与上级GF办联系，与校有关部门协调；3)建立纳入学校科研管理程序的有关GF报告工作制度、规则和报告处理工作表，如：基层编号规则，出版收藏规则，GF报告搜集联络卡，处理流程工作表等。4)制定年度GF报告生产计划并上报，每年对A类GF报告解降密预报，组织本校定密单位反馈意见；5)GF报告格式审查与修改；6)GF报告技术 内容 审定、密级确定的组织；7)做好GF报告的
辅导、
培训、咨询、宣传工作，8)其它工作，如出版、奖励与评优等。
3 军校GF报告生产利用过程
3．1 GF报告生产预报及搜集联络
校GF办依据校科研处年初转发的国防科研计划项目立项
申请书和任务书或
合同书、
协议书中有关撰写和提交GF报告款项等资料，在各种协议书鉴定一月内，整理完成本校当年GF报告生产预报资料上报上级GF办。同时，校GF办将已设计好的、类似美国“ 科技 报告搜集登记通知卡”搜集通知或信函一起寄往各院(学院)、系的联络人和编写者，两者按登记卡上的要求填写送交日期、联系人电话、通信地址等内容。整个GF报告经国防科工委GF办处理入库后，校GF办依其反馈信息，在登记卡上填写有关号码(如GF编号)和其它著录项目，反馈给联络人和编写者，表示此篇新报告已正式编入 中国 国防科技报告系统。
3．2 GF报告的撰写科研项目主要完成人依任务书或合同书、协议书按军标等有关要求撰写GF报告，在写作过程中，校GF办应进行有关辅导、培训、咨询、宣传工作，必要时可根据登记卡上联络人进行跟踪与联络，以保证GF报告写作进度和质量。GF报告撰写完成后，由系、学院授权的GF主管人或联络人组织专家或系学术委员会进行技术审查(学术、技术水平)和密级(密级、保密期限与制发日)确定，必要时由校GF办组织专家或校学术委员会审查与定密。完成后交校GF办进行格式审查等处理。
3．3 格式审查、校对、登录、编目、标引
校GF办对系院交来的GF报告格式(外型)审查和校对，将其中的不合格报告退回作者修改。审查和校对主要包括：1)封面各著录项目，2)辑要页各著录项目，3)目次和报告版面尺寸、章节层次及编号是否规范，4)有关插图、附表、符号、缩略词是否齐备和规范，5) 参考 文献 著录是否规范，6)报告是否有缺页、空白页等。
登录工作是指校GF办接到系院送来的报告后，对不同密级报告分别处理；建立有关报告及报告来源单位档案目录；对照档案目录对新送来报告进行手工查重；填写好有关著录项目，国防科工委GF办审查合格后，补填有关项目，建立有关报告在本校收藏去向登记档案，并通知报告生产单位。
编目与标引则指校GF办人员利用《国防 科学 技术叙词表》范畴表，或《中国图书资料分类法》确定和填写分类号和叙词，并对已登记有关项目进行检查和修改。军标GJB567A－97规定分类号、关键词和叙词由GF报告编写单位确定和填写。
