关于物资采购审计微机治理(2)
2016-10-31 01:00
导读：四、如何利用计算机实现上述功能 1.数据文件的组织及基本流程设计 利用计算机进行材料采购审计，需要建立以下数据库文件：发票库、明细账库、材料
四、如何利用计算机实现上述功能 1.数据文件的组织及基本流程设计 利用计算机进行材料采购审计，需要建立以下数据库文件：发票库、明细账库、材料价格目录库、采购计划与订货合同库、报表库。 发票库用于存放一张发票所列材料及所附验收单的采购信息资料，明细账库用于存放年度内所有经审查合格的材料采购信息资料。这两个数据库结构基本相同，主要应包括如下内容：材料种别、材料名称、规格、型号、计量单位、采购数目、计划单价、实际单价、审查日期、进货日期、经办人、供货单位、备注等。 价格目录库用于存贮各种材料的种别、名称、规格型号、计划单价、上年实际均匀单价等信息。 计划与订货合同库用于存贮采购计划，订货合同有关信息资料；报表库是对明细账库进行加工整理天生的，用于提供各种查询信息，输出各种报表。
2.如何实现计算机自动审查 运用计算机审计的过程就是将购货发票、收料单上某种材料的名称、规格、数目、金额、运杂费、增值税等数据录进并存放“发票库”。系统首先到存放“采购计划、
采购合同”的数据库中查找，若找不到，则说明无采购计划，或者是所采购的材料与
供货合同的规格不符，系统应立即给出提示信息，做出不予办理审计签证的决定；若该种材料有计划，再查找实际采购量是否小于计划剩余量，若实际采购量大于计划剩余量，则给出超计划采购的数目，由审计职员根据具体情况做出决定。 购货发票数据计算正确性的审查。被录进到“发票库”中的某种材料在通过有无采购计划和订货合的审查后，系统要自动进行数据正确性的校验。对于发票中出现任何一种差错，系统都要给出误差金额的提示，并禁止继续录进，做出不予审签的决定。在每录进完一条记录后，系统还应自动计算出该种材料的计划价格总额，材料价差额和材料价差率，以便对材料的验收进库情况进行审查。假如屏幕显示的计划价格总额与验收进库单上的计划价总额不符，则说明在材料的验收方面存在错误，可能是数据计算错误，也可能是任意改变了计划单价，还可能是仓库保管员确实未收到足足数目的材料，这要由审计职员进一步调查分析处理，对于验收单上填写错误的要退回更正。对于供货方未发够货物的要追索欠发的货物。对于材料价差率太高的，审计职员要留意审查其购货价格是否合乎市场行情。 价格公道性的审查。被录进到“发票库”中的某种材料通过了以上各种审查后，系统还要对其价格的公道性自动进行审查。以上几种审查都有严格的标准和固定的计算公式，具有确定性。 材料采购审计辅助系统在对已录进计算机的购货凭证进行自动审查的过程中，假如在采购计划、订货合同、发票数据、价格方面任何一项发现了错误，都应在发出“不予办理”提示信息的同时，对相应的记录做出特殊的标记。“发票库”中的记录只要存在这种标记，系统就阻止该发票中的数据记进明细账。只有经过以上几项审查均无错弊的购货发票，才能将其从“发票库”记进“明细账库”，审计职员才可以此办理签证盖章手续。
六、计算机进行材料采购审计的好处 审计工作要求审计职员善于发现、分析题目、解决题目，而运用计算机进行材料采购审计就是要让计算机帮助审计职员快速发现题目，然后由审计职员进行分析，加以解决。 1.为审计职员及时提供物资价格信息，使对材料采购价格的审计更加全面、有据、有力，并有效地堵塞漏洞。 2.有利于严格把握采购价格关，从而降低采购本钱。 3.进步审计工作效率，节约人工用度开支。 4.保证审计工作的质量。
