谈谈电子数据资料的保管(2)
2017-08-19 04:23
导读：三、回档电子数据资料的保管 根据《审计机关审计档案工作准则》（2001年审计署令第3号）的规定，被审计单位的电子数据属审计取证档案材料。电子数据
三、回档电子数据资料的保管 根据《审计机关审计档案工作准则》（2001年审计署令第3号）的规定，被审计单位的电子数据属审计取证档案材料。电子数据属于无纸化档案资料，对于怎样保管无纸化电子档案资料尚无具体的规定。笔者以为，对被审计单位电子数据资料的档案保管，应该是使电子数据资料能够永久地处于可正确利用的状态。为此，可采取如下保管措施： ⒈做好电子数据回档前的预备工作，进步回档电子数据资料的质量。 （一）使用光盘作为保存介质，保证电子数据保管质量。从目前市面上流行的电子数据存储介质来看，使用光盘作为电子数据的档案存储介质是最适合的。由于光盘具有容量大、每兆字节本钱极低、记录可靠以及几乎可以在所有的PC机上使用等优点。 ⑵在保存电子数据时加进防写措施，保证电子数据真实、可靠。对于回档保存的电子数据最好刻录成只读光盘或一次写进式光盘，以只读形式保存起来，可以有效地防止人为随意改动和擦写，较好地保持了底层数据的安全性、完整性、原始性。 ⑶保存电子数据相关支持软件，保证电子数据的原始性。对回档后的电子数据，日后假如要利用它，必须依靠于计算机软硬件平台才能将电子数据还原成人们能够直接阅读的格式。然而，相对而言，在电子数据形成时所依靠的技术，往往是已经过期的技术，这是技术进步的必然结果。所以在以后还原电子数据时，由于所采用的技术、均可能不同，因此很难保证电子数据的原始性。为解决这一，在保存被审计单位电子数据的同时，还要保存相关的软件以及整个系统，并与电子数据资料放在一起保管。这样就能保证在日后恢复被审计单位电子数据资料时，能够使之按本来的面目进行显示。 ⒉建立一个适宜存放电子数据资料的保管室，确保电子数据安全、可靠。 电子数据存储在磁盘、光盘等介质上，这些介质往往会由于保存不善而破碎、形变或其它损坏。即使没有物理损坏，随着时间的推移，其信息内容也有可能会出现题目。因此，要建立一个电子数据保管室，保证电子数据资料的物理载体与数据内容安全、可靠。电子数据保管室应满足防磁、防火、防潮、防尘、防虫、避光、恒温、防变形、防磨损、防强震等要求，保证存储介质的物理性能不改变，进步电子数据的稳定性。此外，假如条件许可，最好设立两个电子数据保管室，并且分别设在不同的建筑物，将被审计单位电子数据资料在两个保管室各存放一份。 ⒊定期对电子数据进行检测，及时做好数据维护工作。 要采用等距抽样或随机抽样的方式定期对被审计单位电子数据进行检测。检测的主要内容：首先，进行外观检查，确定存储介质表面是否有损坏或变形，外表涂层是否清洁以及有无霉斑出现等。其次，进行逻辑检测，采用专用检测软件对被审计单位电子数据资料进行读写校验。对于在检测中发现有差错的存储介质，要及时进行修正或更新。此外，要健全检测、维护的审批、登记治理工作，进行检测、维护要经过审批，审批、检测、维护等资料要回档保存，严禁随意进行数据恢复和拷贝。 总之，对被审计单位电子数据资料的保管，审计机关要建立行之有效的电子数据治理制度，从制度上规范电子数据资料的使用与保管，明确各使用职员与保管职员的责任，促使各有关职员规范对电子数据资料的使用和保管，从而保证电子数据资料的保存质量，化解审计机关潜伏的责任与风险。
