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论管理活动的实质(3)

2017-09-22 01:40 由表及里”。要“有力”，就必须把经过分析后的信息及时转化为指挥中心强有力的行动，以修正原来的管理工作使之更符合实际情况从而获得更大的效益。由此可见，反馈包括三个必不可少的过程，即感受、分析和决断。前两个过程在信息论中称作信息变换过程，后一个过程即决策过程。
利用反馈原理进行控制，一般可能会产生两种不同的效果，因而也常常会有两种不同的反馈类型，即正反馈和负反馈。如果反馈使得系统的输入对输出的影响增大，导致系统偏离目标的运动加剧，则为正反馈。如两个企业或两个小组之间的竞赛，两者你追我赶，你强我要比你更强，就属于正反馈。一个演员的演出效果，与观众的反应之间常常有一种互动效应，观众的反应越好越强烈，演员的表演也就越出众；反之，观众的反应越差越是鼓倒掌，演员的表演就越是没劲儿，这也是一种正反馈。正反馈是一种打破均衡和稳定的反馈，包括良性循环和恶性循环等等都是。
反过来，如果反馈使得输入对输出的影响减弱，导致系统偏离目标的运动收敛，则为负反馈。负反馈是促使事物保持均衡和稳定的反馈。比如对于空调设备的控制，假如最适温度为一定，持续开机一段时间后（制冷），室温会下降过低，人体感到有些不适，这时可关闭空调机；之后，温度持续回升，超过一定限度后，人体又感觉到太热，于是又打开空调机。这样，经过几番开机关机后，室内温度将保持在一定的适宜温度之内。这是一个典型的负反馈的例子。在现代管理中，大量需要的是要缩小和消灭系统运作与既定目标之间的差距，因而大量需要的是负反馈。
现代管理的反馈原理告诉我们，在现代管理中我们必须对信息和信息工作给予足够的重视。在现代管理过程中，信息具有着十分重要的作用，这主要表现在： （转载自http://www.ＮＳＥＡＣ.com中国科教评价网）
一、 信息是开展管理工作的基础
搞好管理要求必须做好管理的基础工作，不论是宏观管理还是微观管理，都是如此。微观管理中的基础工作包括标准化工作、定额工作、计量工作、班组工作和人员培训工作等，其中一个非常重要的基础工作就是信息工作。信息工作是指对数据、资料进行收集、传递、储存和处理的全部工作。信息是企业进行生产经营决策和对生产过程进行控制的依据。企业的信息主要来源于生产经营过程中的原始记录、台帐、报表、统计分析、技术情报和档案文件等。信息处理主要包括六个环节，即数据收集、信息加工、信息传递、信息储存、信息检索和信息输出。对信息工作的基本要求是准确、及时、全面。
二、 信息是进行管理决策的依据
科学的决策，必须以全面客观的信息资料为依据。掌握信息和了解情况，是对决策者和领导人的起码要求，是决策者正确判断和决策的基本前提，是决策切实可行的根本保证。如果决策人信息不灵，情况不明，或者反应迟钝，只知其一，不知其二，就很难作出正确的决策，甚至贻误时机，造成损失。市场上常常会看到许多产品，由于不注意来自用户方面的信息，因而形成积压，最后不得不廉价处理，导致生产经营亏损，经济效益下降，其原因就是因为对市场信息了解不够，或者判断失误。决策者只有充分掌握足够可靠的信息，对情况了如指掌，才能驾驭形势，运筹自如，适应环境，不适时机地作出成功的决策。科学的决策，必须基于全面、客观、及时、正确、丰富的信息。决策离开了信息也就成了无源之水和无本之木。
三、 信息是实施组织和控制的依据和手段
任何决策都是为了行动。管理的过程，也就是决策方案的实施过程。实施首先需要把需要的人力物力按照一定的要求结合起来并投入运行，这也就是组织。运行过程中，管理人员需要经常将运行情况与目标进行对照，如有差距则需要及时进行纠正，这就是控制。整个管理过程，就是通过决策、计划、组织、协调和控制这些功能和环节进行的。其中每一个环节的活动，每一个功能的发挥，都离不开对信息的处理和反馈。信息流和物质流一个显著的不同就在于，物质流是单向的，不可逆的，而信息流是双向的，有信息的反馈。整个管理过程中，管理人员依靠有关实施情况的信息进行监督管理，检查现状与目标是否背离，并把反映实际执行情况与原目标差异的信息返回指挥中心或原输入点，这就是信息反馈。根据反馈信息，管理者就可以及时地发出调节和控制的指令，以保证整个管理系统的正常进行和原定目标的如期实现。所以，整个管理过程实际上就是信息从输入到输出，再经过反馈又一次重新输入的过程。因此，完全可以这样说，管理实际上就是一种以反馈信息的处理为中心的工作。
四、 信息是各个工作环节和各个管理层次互相沟通联络形成有机整体的纽带
任何管理工作都是借助于一定的组织结构层次进行的。每一个管理系统都有自己特定的层次结构，任何一项工作往往总有自己不同的环节和过程。按照系统的观点，系统内部的任何一个组成部分或单元，都是为了完成整个系统的整体功能而存在的。否则，它也就失去了存在于这个组织之中的价值和意义。很显然，要保持子系统与大系统目标的一致，要使得各个层次、各个环节的活动协调于系统整体之中，就必须借助于信息这一“神经中枢”，上传下达，相互沟通联络。否则，就不可能形成有序的管理运动，管理组织就不可能充满活力。任何一个组织，如果没有一个四通八达、准确有力的信息，各个组成部分之间无法进行有效的信息沟通，就根本不可能实施有效的管理。
五、 信息是提高效益的保证
信息是具有价值的。信息的价值不仅表现在它可以减少决策的失误从而增加决策的边际价值，而且信息作为一种资源本身就可以创造和增加财富。一个在西方管中经常使用的案例可以说明这一点。这一案例说的是，一天清晨，美国亚默尔肉食品公司的老板正在收听广播，突然广播里的一则消息让他异常兴奋。消息说墨西哥正在流行一种疑是瘟疫的病例。他马上想到，如果墨西哥果真流行瘟疫，一定会很快流传到与之毗连的美国加州和德州，而这两个州都是美国的肉牛生产基地，到时肉价一定会暴涨。于是，他立即派他的家庭医生亨利前往墨西哥进行考察。过不几天，亨利由墨西哥发来电报，证实了墨西哥瘟疫的流行。于是，他立刻筹集资金，大量收购加州和德州的肉牛，并及时地运往美国东部的安全地带。几天后，瘟疫越过国界流行到了美国德州和加州。于是美国政府下令，严禁肉牛由德州和加州向国内其它地方流动。结果国内牛肉供应紧缺，肉牛价格暴涨。在短短的半个月多时间内，亚默尔肉食品公司净赚了900万美元。这是信息创造价值的一个典型案例，其中也充分体现了正确决策的重要性。因为，面对同样的信息，别的人更多的可能想到的是如何做好瘟疫的预防，而不一定是如何利用机遇赚钱。所以，信息的价值实际上总是与正确的决策结合在一起的。我们还可以再看一个例子。 （科教论文网 Lw.nsEAc.com编辑整理）
战国时大将田忌与齐威王赛马的典故想必读者一定都熟悉。比赛双方各拥有上中下三个等级的马，但田忌的同等马比齐威王的同等马要弱一些，但如果田忌的马高齐威王一个等级田忌可获胜。很显然，如果田忌用同等马与齐威王比赛，必然是三战三负。后来田忌采纳了谋士孙膑的建议，获得了赢二输一的结果，最终赢得了一千金。凡是在我们能看到这个典故的地方，或者说凡是讲到这一典故的人，通常都是用它来说明智慧或运筹的价值。实际上，公平地讲，这一千金是信息和正确决策的价值。因为这一千金的获得必须满足一个前提条件，这就是必须是齐威王先出马，然后田忌才能相机行事，正确选择出马的等级。即田忌必须首先获得关于齐威王出马的信息，然后才能正确决策。如果双方同时出马，那么这一千金是无论如何也得不到的。显然，这是一个信息非对称条件下的博弈。按照随机期望理论，如果双方同时出马，那么获得一千金就只能是齐威王，而不可能是田忌，这由表1不难看出(表中的数字为齐王的赢得，其期望值为1)。
       表1 齐王田忌赛马典故中的赢得矩阵          单位：千金
       田忌 齐王   上中下  上下中  中上下   中下上  下上中  下中上
上中下 3 1 1 1 －1 1
    上下中     1     3     1     1     1    －1
    中上下     1    －1     3     1     1     1 （科教作文网http://zw.ΝsΕAc.Com编辑整理）
    中下上    －1     1      1     3     1     1
    下上中     1     1     1    －1     3     1
    下中上     1     1    －1     1     1     3

3 管理活动的实质
究竟什么是管理活动的实质？不同的管理学家必然会有不同的看法。对这一问题的正确认识，涉及到管理的任务、职能和目标。我们已经知道，管理的首要任务乃在于实现各种资源或生产要素的有机结合，没有各种生产要素的有机结合，任何有用产品都不可能生产出来。这一点应该是不成问题的。关于管理的职能，不同的管理学家分歧很大。但无论如何，管理的决策职能、计划职能、组织职能、协调职能以及控制职能，则是任何管理活动都不可没有的。另外，有的管理学家还认为，领导、指挥、激励也是管理非常重要的职能。近年来，还有不少的管理学家认为，服务也是管理的重要职能。再从管理的目标来看，对于不同领域的管理活动管理的具体目标虽然可能不完全相同，但是有一点是肯定的，那就是实现系统的有序运行，力争获得尽可能多的有用产出。将管理活动的任务、职能和目标结合起来思考，我们就不难得出结论，管理活动的实质就是信息的沟通。这一点，我们可以从几个方面得到论证。
首先我们知道，任何管理活动都是借助于一定的组织进行的，这是不言而喻的。从一个组织的构成要素来看，组织理论的创始人巴纳得(C.I.Barnard 1886~1961)很早就曾经指出，任何一个组织都是由三个基本要素构成的，这就是共同的目标、协作的愿望和信息的沟通[1]。关于前两个要素，也就正如毛泽东曾经说过，我们都是来自五湖四海，为了一个共同的革命目标走到一起来了。一切革命队伍的人，都要互相关心，互相爱护，互相帮助。毛泽东的这段话，所说的实际上正是一个组织内部共同的目标和协作的愿望。而信息的沟通则是通过管理活动才得以实现的。不管是一个什么样的组织，这三个方面的要素都是不可或缺的，离开其中的任何一个，任何组织都会成为无序的混沌体，而不可能成其为有序的系统，尤其是信息的沟通。我们都知道，界中有一个物理现象，叫做布朗运动，即分子的不规则运动。在一个以人为主体组成的系统即组织中，如果没有信息的沟通，其成员就很难了解组织的目标，从而也就很难为实现组织的目标而协作，因而组织也就很难得实现有序运行。很显然，如果没有信息的沟通，任何一个组织中的成员都只能像无头的苍蝇一样，系统的运转只能是不规则的布朗运动。 中国大学排名
    其次，从管理的来看，我们知道，管理的基本方法包括行政的方法、的方法、经济的方法和的方法等等。从管理活动的实质来看，这些不同的管理方法其实都是在从不同的角度进行着信息的沟通。行政的方法和法律的方法属于权威性沟通，经济的方法属于利益性沟通，而教育的方法则属于真理性沟通。因此，在管理中这些方法的有效性程度，实际也就取决于使用相应方法的管理的权威性或利益性或真理性程度。也就是说，行政方法和法律方法的有效性取决于管理内容的权威性，经济方法的有效性取决于管理内容的利益性，而教育方法的有效性则取决于管理内容的真理性。这在管理实践中是不难理解的。毫无疑问，使用的方法越是有效，管理的效率也就越高。很显然，方法的有效性程度也就是信息沟通的程度。所以，管理的效率实际也就归结为信息沟通的效率。
    再从管理活动的实践来看，任何一个组织的有序程度，无疑都取决于该组织内部的全体成员为实现组织的目标默契协作的状况和程度。而这种默契的程度又取决于其全体成员对于组织目标了解和认同的程度。其中，了解的程度必然与组织内部信息沟通的状况有关，换言之即与对组织目标的宣传有关。而认同的程度，则与组织目标的权威性、利益性和真理性等状况密切相关。换言之即，组织成员对组织目标认同的程度就取决于：（1）组织的目标与国家或地区的社会和经济发展目标是否相一致；（2）组织目标的实现能否为组织成员带来实实在在的利益；（3）组织目标内在的真理性程度如何等等。当然，对组织目标的了解并不等于就是信息的沟通，信息的沟通是双向的，而不是单向的，所以只有对组织目标的认同即自觉地将组织目标作为自己行动的目标，才算实现了信息的沟通。很显然，通过各种有效的方式促使组织成员实现对组织目标的认同，这正是管理的职能。由此看来，管理活动的实质显然不是别的，正是信息的沟通。 大学排名
再次，从管理活动的具体管理对象来看，虽然管理的对象包括了人、财、物、时间和空间等各种不同要素，但是在这里最活跃的因素是人，而不是别的。对于人的管理效率何，直接决定着其它要素的管理效率。在对人的管理中，管理的效率如何，直接地取决于管理者与管理对象之间的相互沟通，或者说是人际关系的改善，这是不言而喻的。而人际关系的沟通，无疑是属于信息沟通的范畴。
最后，再从管理活动的起源来看，在原始社会在当人们单枪匹马地从事狩猎活动的时候，根本不需要管理。而随着集体劳动的出现，人们为了进行相互的沟通和协调，才逐渐地出现了管理。正如马克思所说，一个单独的小提琴手是自己指挥自己，而是一个乐队就需要有一个指挥，以便协调大家的行动。显然，管理在这里所发挥的作用主要地也是信息沟通。
关于管理活动的实质问题，在流行的管理学著作中见诸于文字的并不多。在这里值得一提的是武汉大学经济管理系1983年出的一本书叫做《管理学基础》中关于管理本质的说法。该书作者认为，“所谓管理，就是人类为了使系统的功效不断提高，所从事的一系列活动。”“管理的本质是放大所管理系统的功效，并产生子系统所不具备的新功效。”“管理系统的目的，是使被管理系统的功效，最大限度的满足高层次大系统为达到目的而对该子系统的需求。”[2]在这里，我们必须明白，这里的观点都是从系统理论的角度看问题的。正如作者所指出的，“任何管理都是对某一具体系统的管理，因此管理理论必然和系统理论相一致。”系统理论的对象，是客观存在着的系统。系统有自然系统和人工系统，管理系统是典型的人工系统。按照系统理论的观点，系统是可分的，是有结构的，其中系统内部的每一个组成部分每一个单元，都具有特定的功能目的，都是为了实现大系统的整体功能目的而协同动作。也就是说，按照系统理论，管理因素本身就是系统内部一个必不可少的构成要素，它本身也在为实现系统的整体功能目的在做功。那么，它的功能又是什么呢？该书作者认为，“管理应该具备以下五个方面的基本功能，即计划和预测、组织和指挥、监督和控制、教育和激励、挖潜和创新。”在这里，我们不禁要问,难道管理的这些功能仅仅只是“提高”或“放大”管理系统已有的功效吗？其实，如果没有组织和指挥、监督和控制等功能，任何管理系统的有序运行，都是不可想象的。所以，这里所说的管理活动的本质仅仅是“提高”或“放大”系统已有的功能的说法，实际上是值得商榷的。
当然，系统论作为一种已经普遍为人们所接受的理论，它的说法并非完全没有道理。它的这种“放大本质说”主要是基于“系统的性能、功效不守恒定律”提出的。在系统论中，功效的概念只对于目的系统才有意义。功效通常被定义为系统为达到目的所具备的功能和效率。功能是指系统为达到目的所具备的能力。效率有两层意思，一层意思是指趋向于目的的速度，亦即单位时间内系统所发挥的功能；另一层意思是指发挥单位功能所需消耗的劳动。基于人们的做功对于达到系统目的的不同作用，功效通常可以分为正功效、无功效、虚功效和负功效四类。一切对于大系统实现目的起促进作用的子系统，所发挥的功效都是正功效。由于种种主观或客观的原因使子系统的能力无法表现时，此子系统便无功效可言。如停工的工厂就是无功效。虚功效不同于无功效。虚功效是指虽然做了功，但对于实现系统目的没有发挥作用，即做了虚功。负功效是指向着实现目的的反方向在做功，负功效对实现大系统的功能目的起破坏作用。
所谓系统的性能功效不守恒定律是说，宇宙是无限复杂的，其复杂性表现在宇宙间不存在任何两个完全相同的系统，高度统一的宇宙之所以如此