信息时代下加强高校学生档案管理之我见-网络工(2)

　　2　从新生入校宣传着手，在寄发新生录取通知书的时候，附带档案宣传材料，并利用学校给新生发放的手机号码，通过短信平台。提前宣传；另外强化校内宣传，利用现代媒体手段如：校园网络、校内广播、宣传橱窗等让学生明白档案管理是加强素质教育和向社会输送人才的大事，强化档案意识。
　　二、改变模式，创新体系，加强信息时代的学生档案管理
　　(一)学校可以根据实际情况，建立相对“集中统一”[6]模式，指定专门学生管理机构负责，有条件的可以配置专业人员，这样既可以节省资源，又可防止责任推诿。另外还要充分利用电子计算机技术，实行档案的“双套制”管理模式，所谓“双套制”指电子文档归档的同时，要将其内容以纸制打印件形式加以归档管理，形成两种介质、两套内容同一档案[7]，电子、纸质文档相结合。确保归档材料的安全性。
　　(二)按照信息时代下档案管理“条块结合”　的思路，创新体系，提高档案管理的效率。在条上可以按照信息时代的人事档案微观管理体系，[8]根据学生实际情况和特点不同，专门划分贫困生档案，特殊学生档案，痴迷网络学生档案等不同类别，构建有机管理整体。在块上可以按照人事档案宏观管理体系[9]。以科学、实用为标准，按照年级进行划分。新生入学时，档案材料侧重入学材料的规范整理，可以根据档案法统一理论，设计形式统一、内容统一的档案格式，并对新生档案集中审查，统一建档。学生在校期间，主要侧重社会实践参与、个人综台素质表现等，毕业生离校前，主要是对党团、成绩、奖惩等方面信息的整合。 （科教作文网 zw.nseac.com整理）
　　
　　三、完善内容，动态更新，实现学生档案信息化管理
　　
　　(一)以往归档内容反映学生的个性特点很少，不够具体，例如在评价学生的具体表现时大多都是诸如该生在校期间表现良好，学习刻苦努力等千篇一律的套话。现在要充分利用现代办公软件，建立学生档案管理系统，增加学生的社会实践参与能力、诚信体系等客观性评价材料，完善档案内容，实现档案管理信息化。
　　(二)要分时段及时录入学生各种新的信息数据，如知识竞赛、科技创新、思想政治与道德素养评价、社团活动与文艺发展、技能证书等，动态地记录大学生的成长历程，丰富学生信息资源，并由档案管理人员集中校检，确保档案信息完整延续，真实准确。逐步建立学生在校期间一套完整的档案信息数据库。
　　
　　四、透明管理，变革理念，提高档案的利用率
　　
　　　档案管理作为学生管理的一部分，提高档案的利用率，对培养学生的竞争意识，调动学生的积极性，加强学生管理，指导学生的就业等具有重要意义。
　　(一)要充分提高学生档案的利用率。首先要提高档案管理的透明度。这就要求我们要建立专门开放的档案管理系统，利用网络平台，在遵守档案管理的原则下，确保信息档案安全和被正当使用情况下，为学生提供各项服务诸如：归档内容与时间流程、档案的功能与利用、投递规则等方面的咨询和服务，让学生充分了解个人档案内容，提高学生竞争意识，调动学生的积极性。
　　(二)学生在校期间，要充分利用档案管理体系，加大对不同类别学生的教育和培养如：经济困难学生的资助与帮扶、受处分学生的教育与管理，后进生的引导与转化等注重过程服务；当前学生就业竞争空前激烈。学生找工作一般提前到毕业前半年，这就要求要充分利用档案资源，提前为学生准备好各种推荐和自荐材料，方便用人单位及时准确的了解就业学生情况，为学生就业提供及时的服务。加上待业、创业、临时变换职业等增多，要充分利用现代通讯手段，比如QQ、EMAIL、MSN等及时了解学生情况变化，仔细核实学生毕业去向，确保学生档案投递的及时准确，井在网上发布档案投递去向，为学生提供可靠的服务，完善目标服务。 （转载自http://zw.ＮＳＥEＣ.cn科教作文网）
　　总之，在信息化程度越来越高的今天。充分利用数字化、网络化等现代科技手段建立标准、规范的档案信息资源，建立一套完整的学生档案管理模式，提高学生档案管理利用水平。是信息时代下学生档案管理的人势所趋。