电子文件的分类和影响以及实施档案管理的思考(2)
2016-05-29 01:07
导读：将归档队伍能力合二为一的同时,亦须始终坚持电子和纸质文件并存原则。电子文件形成单位应将具有保存价值的电子文件输出制成纸质档案与电子档案同
将归档队伍能力合二为一的同时,亦须始终坚持电子和纸质文件并存原则。电子文件形成单位应将具有保存价值的电子文件输出制成纸质档案与电子档案同时归档保存,并准确标识它们之间的联系。
3.2 完善档案制度体系,加快建立电子文件管理制度和系统。
目前建立起规范的电子文件管理制度的政府机关及各企事业单位不多见,电子文件管理制度作为档案现代制度体系的重要组成部分,应得到必要的重视。其一,建立电子文件管理分工制度。以制度确认电子文件的地位,明确档案管理部门和相关部门的关系,明晰主从、监督、检查、指导等几大职责,统一电子文件的软硬件设施。同时,还应建立电子文件形成、收集、积累、整理归档的岗位责任体系,保证电子文件从形成、收集、积累到归档管理,都有专人负责。其二,建立电子文件立卷归档制度。电子文件归档经手复杂,不但有业务部门的承办人,以及行政部门的接收员,还有包括数据录入员、
计算机技术人员或信息管理人员等,因此必须靠制度制约归档人员,使制度执行从自发变成自觉。这就必须要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,结合本单位的实际情况不断完善和丰满立卷归档制度内涵。电子文件归档应把握以下原则:首先,应了解电子文件的来源,认清其自然形成规律和历史联系,准确鉴定其客观价值;其次,根据已有的纸质文件档案归档原则和现行做法,以全局的视角,制定出电子文件归档方法,并严格推行。其三,制订和完善电子文件全程管理办法。施行源头控制,全程管理。通过了解和掌握电子文件的形成规律和形成过程,使创立、登记、传阅、修改、审核、签署、分发、归档等做到有章可循,使电子文件的管理达到标准化、规范化和互联化,建议采用符合最新档案管理规范的电子档案管理系统。该系统应包括文件管理、借阅管理、分类管理、档案编研、报表管理、系统管理等六大功能,以确保电子文件在整个生命周期受到严密控制。其四,建立分类归档规定。各单位应根据本单位的电子文件归档范围,应将电子文件分为文本文件、数据文件、计算机程序文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件等八大类,并设定固定的类别代码。
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3.3 加强电子文件管理知识和技术的
培训,强化意识教育。
由于整理纸质文件档案大多采用手工操作的方法,这与电子文件处理手法相差甚远,现有的立卷队伍已不适应工作发展的需要,因此,需要新的知识和技术手段,通过加强组织电子文件管理知识和技术的培训,尽快地使他们掌握信息管理自动化和办公自动化的基本知识和技能,提高档案工作人员的业务素质,担负起电子文件归档工作的重任。
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