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浅谈如何做好燃气工程档案的管理工作

2017-06-01 01:06

摘要:在燃气工程建设过程中,会形成很多资料,包括工程前期各类审批文件、施工过程记录、竣工验收资料及维修保养记录等,这些资料较为全面地反映了燃气工程建设过程的详细情况,对工程质量评定、生产运行管理及维修、抢修抢险以及对新建工程的准备工作等都具有很重要的参考利用价值。因此本文以燃气工程档案的管理为研究对象,重点探讨如何做好燃气工程档案的管理工作。
　　关键词:燃气工程 档案 管理
　　
　　0 引言
　　随着燃气管网在城市中的不断扩建延伸、各类用户的不断增加,形成的各类资料也越来越多,燃气工程档案管理工作显得愈发重要。现代化的燃气企业,对燃气工程的档案管理应做到管理水平专业化、文件材料规范化、归档程序制度化、数据管理现代化、服务利用人性化。只有这样才能使燃气工程档案信息得到充分利用,实现档案为现实服务的根本目的。长期以来,对档案管理工作的重要性没有足够的认识,档案管理部门和各业务部门各自为政、相互脱节,导致各类工程资料归档不及时或不完整,从而造成档案残缺不全,给档案利用工作带来了相当的困难。因此,公司必须要转变观念,认识到档案管理工作的重要性,制定并采取相应的制度与措施,对燃气工程档案进行超前管理。
　　1 建立完善的档案管理网络
　　1.1 企业领导重视,并加强对档案工作的集中统一管理,是做好工程档案工作的重要保证。
　　1.2 遵照统一领导、统一制度、分级管理的原则,成立档案工作领导小组、统一协调档案管理工作。由总工程师主管档案管理工作,成立档案管理室,设立专职档案员,在各相关业务部门指定专业技术人员担任兼职档案员,形成全公司的档案管理网络。

　　1.3 完善制度建设,制定岗位责任制及档案管理制度,做到职责分明,层层把关,保证各类文件、材料、资料不疏漏、不缺失。
　　2 采取措施,对燃气工程档案进行超前管理
　　2.1 拓宽档案收集渠道
　　燃气工程建设内容是比较复杂的,尤其是市政管网、各类场站及大型住宅小区的燃气工程建设周期长,从项目申报到工程竣工的程序比较多,这些工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂,涉及部门和人员多,经历时间长、稍有疏忽就可能遗漏;而商业用户、工业福利用户及小型住宅等工程大多建设周期短、形成的文件数量不多,不易引起档案管理人员的足够重视。为了保证档案资料收集齐全、完整,档案管理人员应首先了解燃气工程建设工作的具体工作程序和工作流程,对每一阶段工作中会形成哪些档案资料做到心中有数。在此基础上,可采取以下收集方法:
　　2.1.1 追踪收集。适用于工程周期短,形成档案材料快的工程。档案管理人员可根据生产部门提供的工程通气、点火信息,有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全、质量也比较高。
　　2.1.2 分阶段收集。适用于建设周期长的工程(如市政管网、各类场站工程及某些跨年度工程),要及时掌握工程进展情况,并加强催收,尽力避免原始资料的遗失,这样才能保证工程档案的连续性、完整性。
　　2.1.3 强制性收集。对某些人员分散、临时机构较多的施工单位,可采用收取档案资料押金的做法。当一项燃气工程报建后,施工单位先交纳一定金额的资料押金,直到工程完工后施工单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回这笔押金。以保证档案资料不因人为因素而流失。
　　2.2 科学系统地分类,使燃气企业工程档案管理专业化
　　根据燃气工程建设的实际情况,要制定相关的管理制度,使得档案管理工作稳定有序的延续下去。按照分类大纲、归档范围、保管期限等方法,可将燃气工程档案分为十类:①技术管理档案;②场站档案;③市政管网档案;④工业用户档案;⑤商业及福利用户档案;⑥民用户档案;⑦工程设计档案;⑧设备及仪器仪表档案;⑨影像档案;⑩科学研究档案。并在每一类中确定基本归档范围。在此基础上,坚持以规范化的作业方式,把应该收集归档的文件资料进行分类整理,立出预备案卷。对具备条件可以装订成正规卷的文件资料,应及时把它们装订成正规卷;对市政管网、庭院管网,应及时地补充完善到电子版资料中。使档案管理工作逐步走向科学化、规范化、电子化。