会计软件中设计反记帐功能探讨(2)

二、反记帐功能使用条件设计

反记帐功能显然不是一个常用的功能，它只有在前述特殊情况下才能使用。如果滥用反记帐功能，则不但影响会计处理的严肃性，也会大大增加工作量。许多人就是以此为反对在会计软件中设计反记帐功能的理由。因此，对其使用必须严格限制。其限制条件至少必须包括：

1、操作者必须是得到系统管理员授权的原记帐人 在电算化会计系统中，记帐人员应对帐簿的正确性负完全责任，谁记帐有误就只能由谁负责修正。反记帐功能的目的，就是取消部分甚至全部的错误帐簿记录以后重新正确记帐，从本质上讲，它也是对错帐的一种更正行为。为了保证记帐操作的严肃性，避免滥用反记帐功能，操作者必须同时得到系统管理员授权才能实施反记帐。

２、只能在结帐前进行 结帐就是在本期经济业务全部处理完毕，并被认为正确后予以封帐，使本期的经济业务固定下来。进行结帐操作就意味着本期已经没有经济业务需要处理，因而不但不允许输入本期的记帐凭证，也不允许对本期经济业务进行记帐和反记帐。

3、只能按凭证号或日期逆序连续进行 记帐是按日期和凭证号顺序进行的，只有按其逆序连续取消帐簿数据库的记录，才能保证重新记帐的正常进行。这就意味着，反记帐的范围应该以帐簿数据库的最后一条记录或者说是最后一张已记帐凭证为起点，依逆序前溯定位，来确定反记帐的记录数，而不能允许从帐簿数据库中间任意抽取几条记录（不管是否是连续）作为反记帐的范围。

三、反记帐过程的数据处理

反记帐是记帐的逆操作，从某种意义上说，它也是记帐的一