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企业会计电算化治理中的内部控制研究(2)

2016-03-18 01:03
　　内部审计是内部控制的重要措施。内部审计职员应对电算化会计系统的治理及控制制度进行研究和评价,指出其薄弱环节,提出改善意见,促使被审单位(部分)加强电算化会计系统的治理和控制。但是,该学院对于电算化会计系统缺乏有效的内部审计监视制度。
　　
　　二、完善企业会计电算化治理内部控制的措施
　　
　　1.进步电算化会计职员素质水平。
　　会计电算化内部控制能否起到应有的作用,很大程度上取决于会计职员的质素。会计电算化给会计工作增添了新内容,从各方面要求会计职员进步自身素质,更新知识结构。 　　2.加强软件使用与治理。
　　(1)建立电算化操纵控制制度。
　　明确规定上机操纵职员对会计软件的操纵工作内容和权限,对操纵密码要严格治理,指定专人定期更换密码,杜尽未经授权职员操纵会计软件;预防已输进计算机的凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿;操纵职员离开机房前,应执行相应命令退出会计软件;根据本单位实际情况,由专人保存必要的上机操纵记录,记录操纵人、操纵时间、操纵内容、故障情况等内容。
　　(2)建立计算机治理制度。
　　保证机房设备安全和计算机正常运行是进行电算化会计的条件条件,要经常对有关设备进行保养,保持机房和设备的整洁,防止意外事故的发生;确保会计数据和会计软件的安全保密,防止对数据和软件的非法修改和删除;对磁性介质存放的数据要保存双备份;对正在使用的会计软件进行修改,对通过用会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作,要有一定的审批手续;在软件修改、升版和硬件更换过程中,要保证实际会计数据的连续和安全,并由有关职员进行监视;健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的治理措施,保证会计数据的完整性。 中国大学排名
　　3.重视会计软件的选择。
　　在电算化会计条件下,会计核算和治理的质量取决于会计软件质量。因此,为了建立健全电算化内部控制系统的内部控制,就必须要重视会计软件的选择工作,要从运用、通用、安全、易用等多角度选择软件。
　　4.完善内部控制基础工作。
　　(1)岗位设置。
　　防范和杜尽经过电算化会计软件舞弊方式的最佳方法就是设计公道、有效的治理制度并严格执行。根据电算化会计系统的业务要求,电算化后的会计岗位分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位包括会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案治理等;电算化会计岗位包括电算化主管、系统治理员、系统操纵员、系统维护员、审核员、档案治理员等。
　　(2)权限治理。
　　权限治理包括权限分配和用户名/密码治理两个方面,前者决定相应用户对会计数据具有哪些操纵权,而后者则保证了用户和权限的对应关系。在分工时,应做到相互牵制、相互制约,职权分离,有效地限制和及时发现错误违法行为,从而防止出现舞弊和欺诈。在权限等级治理中,口令密码必须不定期地更换,特别是电算主管必须有强烈的保深情识,对整个电算系统的安全有不可推卸的责任。只有这样才能更好地发挥互相牵制约束的作用,才能防止非法侵进。
　　(3)岗位轮换制。
　　对设置的各个岗位,我们还应建立权限控制制度,用密码加以控制,防止非法操纵和越权操纵,防止财务机密外流,确保会计数据的安全、正确、可靠。密码应由电算化主管同一治理。在实施电算化会计过程中,根据内部牵制制度的要求和本单位的工作需要,参照对电算化会计岗位的描述设立必要的工作岗位基本会计岗位和电算会计岗位,在保证会计数据安全的条件下交叉设置,各岗位职员要保持相对稳定。
　　(4)电算化档案治理。
　　电算化档案的治理控制是指明档案的建立、保管、使用、复制和修改应由专人负责,以全面及时反映资产、负债和经营成效的动态情况。应主要完善三类档案:第一种是以原材料形式存在的原始数据资料。原始凭证的采集、保存、整理和传送过程中,都应与其处理程序及说明书相联系回档进案。这些资料在回类进档之前必须经审核批复并作好维修。第二种是以辅助材料形式存在的,以诊断系统、修改维护及扩充系统功能不可缺少的技术档案,诸如可行性研究报告,诊断、测试及修改报告,技术操纵指南。第三种是以磁盘等软件形式存在的数据文件资料,因其是隐性的信息,其保管、防改与防盗的技术性特别强。应加以细心保护和严格控制,对磁盘的转移、交接、使用和维修都必须建立记录、时间、运用和有效期等内容的档案,并作适时检查。