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论会计电算化的质量控制

2016-07-07 01:02 摘　要：随着机和信息技术的不断，电算化在中的运用越来越广泛，会计电算化的质量控制也越来越引起人们的关注。为保证会计电算化的质量，应着重从初始化设置、工作分工控制、输进控制与检查、审核与监视、安全控制等方面采取有效措施。　　会计电算化是将繁琐、单调、机械的会计核算工作交由计算机进行处理，进步会计核算的正确性、规范性和工作效率，减轻财会职员的劳动强度，使财会职员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来，更好地参与单位的经营决策，加强财务治理，使财务治理工作电算化，将会计数据进行汇总、统计、，提供治理和决策所必须的数据。会计电算化是会计工作从核算型向治理型转变的必然趋势，是会计工作的发展方向。　　一、实行会计电算化应加强质量控制　　会计信息是各单位各部分进行生产经营决策的基础依据，不正确或错误的会计信息会导致决策的偏差或错误，质量控制是会计法规的要求。实行会计电算化后，会计资料是由计算机按规定的程序天生。为保证计算机天生的会计资料真实、完整、安全，加强对会计电算化工作的规范，《会计法》作出了两方面规定：一是会计软件必须符合国家同一会计制度的规定；二是用电子计算机天生的会计资料必须符合国家同一的会计制度的要求。尽管一个质量可靠的会计软件可以为天生真实、完整的会计资料提供条件条件，但由于技术上、设备上、治理上及操纵职员水同等方面的原因，天生的会计资料可能达不到要求，尤其在我国会计职员素质参差不齐，对电子计算机方面的知识把握未几的情况下， 很轻易因人为因素导致会计资料失真。另外，《会计基础工作规范》、《会计电算化治理办法》等相关法规也作了相应的规定，更体现进行会计电算化全面质量控制的重要性。　　二、会计电算化的质量控制要素　　会计电算化工作质量的因素很多。笔者以为，要保证会计电算化工作的质量，应着重从初始化设置、工作分工控制、输进控制与检查、审核与监视、安全控制等五个方面进手，制定相应的对策、措施。　　（一）初始化与维护控制　　初始化工作主要指为保证系统正常运行而进行的预备工作。如设置系统初始时间、明细科目、口令、余额初始化及各种参数和文件的设置等。初始化工作是后续工作的基础，因此会计软件必须重视初始化工作的控制。维护工作主要指对系统数据的备份和恢复，它是保证系统安全正确运行的重要措施。　　（二）工作分工控制　　1.岗位划分　　会计电算化已由单机操纵发展到运行，由多人按不同分工共同操纵完成。依据内部控制制度的要求和会计电算化工作的特点，将会计电算化工作分为系统治理维护、操纵录进、出纳、审核、档案保管等。各项工作之间相互联系、相互制约。　　2.岗位权限与责任　　各岗位被授予与工作相应的权限和职责。系统治理维护职员拥有较高权限，负责日常软、硬件的治理维护，并为其他职员授权。各操纵职员应严格在授权范围内工作，出纳不得兼任录进、记账、审核、档案保管等工作。审核职员对其他操纵职员录进的会计数据的正确性、正当性、公道性进行审核，但无权修改数据。为保证会计信息的正确、公道，操纵录进职员录进数据后应仔细核对，并经审核职员审核签章后方可输出和记账，审核职员发现差错时应及时通知操纵录进职员改正。未经审核的会计数据不得输出和记账。　　3.岗位胜任　　为确保工作质量，在工作分工时应考虑将工作分派给那些接受过培训并有能力完成该项工作的职员，否则会对工作质量带来较大的负面影响。　　（三）输进控制与检查　　输进控制是控制与质量控制的重点。输进控制就是在保证原始数据真实、正确的条件下，采取措施保证会计数据在编码、填制记账凭证及输进过程中能及时发现可能出现的差错并纠正。在电算化会计中，由于工具、载体、账务处理、会计组织等发生了根本的变化，会计控制也由人工控制变为人和计算机共同控制，使会计控制更为复杂，要求更加严密。但是操纵简单，控制功能也更加有效。电算化会计信息控制除计算机本身的一般控制外，主要是指会计信息的输进、处理和输出控制。输进控制是指对数据采集和系统输进的控制，由于目前数据的采集和输进必须有人参与，而且数据输进的正确与否直接影响到处理和输出的结果，因而对电算化会计的输进控制显得尤为重要。为此，应制定标准化凭证格式，建立科目参照文件，设立科目代码校验位，有条件的可进行二次输进；每一位参与电算化会计的职员都应执行公道授权控制，通过设置操纵员口令和上机日志等控制手段，防止差错和舞弊行为；还必须增设专人输进检查控制环节，未经检查，应无法进进下一步会计处理。会计信息处理和输出的控制，基本上是通过计算机程序自动进行的，主要取决于应用程序的正确性和环境控制能力，系统设计应具有识别信息失误的能力。同时，要防止无关职员进进计算机程序操纵。输进控制要不断加强操纵职员的责任心和进步技术水平，由于计算机是由人来操纵，目前的财务软件能判别凭证输进的借贷是否平衡，但不能检查运用的会计科目正确与否，比如某项业务应借记治理用度，贷记坏账预备，操纵职员误输进借记治理用度，贷记治理用度，财务会计电算化软件就不能识别你输进错误，所以为了保证数据输进与会计科目运用的正确性，还要采取如下控制：1）建立科目对照检查；2）借、贷平衡检查；3）逻辑性检查；4）人工复核检查。　　（四）审核与监视　　会计电算化工作质量要得到很好的控制，审核工作尤为重要。由于审核工作点多面广，一切输进、输出的会计资料包括凭证、账簿、报表、工资数据、固定资产资料等都需经过审核，审核可在事前、事中、事后进行。为减少人为差错，也可建立二级审核制度，审核职员完成日常审核，会计主管进行再审核。　　（五）安全控制　　为使信息系统安全有序地运行，应做好以下安全控制：未经授权不得上机操纵；各台机应设置开机密码和登录密码；各操纵职员应设置操纵密码，对他人保密，并经常更换；离岗时应退出系统；禁止使用外来盘和安装无关软件；不得用处理数据的计算机上网，是一个开放的环境，很难避免非法侵扰，在这个环境中一切信息在上都是可以被访问到的，除非它们在物理上断开连接。因此，网络下的会计信息系统很有可能遭受非法访问甚至黑客或病毒的侵扰。这种攻击可能来自于系统外部，也可能来自系统内部，而且一旦发生将造成巨大的损失。定期用正版软件查毒、杀毒；天天关机前在两台计算机上进行数据备份，有条件的单位可购置光盘刻录机进行光盘备份，以备系统遭受破坏时得到恢复；加强对计算机、UPS等硬件的定期检查，发现时及时修复，为会计信息系统创造一个安全的运行环境。