电算化会计信息系统应用实施简介(2)
2016-10-15 01:05
导读：在电算化会计信息系统中，数据源形式会变得复杂一些，实在时性也会要求得更高一些。例如，在一笔结算业务过程中，电算化会计信息系统既可以接受电
在电算化会计信息系统中，数据源形式会变得复杂一些，实在时性也会要求得更高一些。例如，在一笔结算业务过程中，电算化会计信息系统既可以接受电子数据作为数据源，也可以接受业务发生以后的相关纸介质传票作为数据源。无疑，前者的实时性明显优于后者，但其安全性尚有待于电子商务技术的与普及。笔者以为，可以以接受电子数据作为即时数据源，同时辅以接受纸介质传票作为验证数据原的方式，重组会计业务流程。这样，才能够满足财务治理对电算化会计信息系统的要求。
2.会计业务的功能调整。在一般情况下，作为电算化会计信息系统基础的会计软件很难全面满足上述的多元化要求。但同时，在会计软件的数据库中又确实存储着足以产生相关会计报告所需的数据，这显然是一种功能上的缺陷，对此有两种方案可供选择：第一种方案，要求会计软件提供上述功能；第二种方案，根据工作需要即时进行数据库数据的人工折取操纵。若采用第一种方案，系统本钱会增大，且很难保证能够满足所有的即时需求；若采用第二种方案，则对相关会计职员的职业素质有很高的要求，并要求他们必须具备很强的机相关软件的使用技能。笔者以为，应该将二者结合起来，从而制定电算化会计信息系统的招生方案。即既要求会计软件提供可以预见的各项公用功能，又同时设立会计数据员岗位，进行必要的会计数据人工折取处理工作。为了保证系统安全，会计数据的人工折取操纵必须限定在数据库的只读方式下进行。
三、电算化会计信息系统的档案治理
电算化会计信息系统是一个极为复杂的人一机系统。为了系统能够安全、健康的运行，档案治理就成为一项重要的基础性工作。在制定电算化会计信息系统的招生方案时，档案治理制度必须是严格且具有实际操纵性的。
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电算化会计信息系统的档案可以分为三大类：会计数据档案、系统开发与维护更新文本档案和系统操纵痕迹记录档案。每一类档案又可分别以纸介质、磁介质、光介质予以存储。对于磁介质档案，又可以有联机与脱机两种不同的存储方式。因此，有效实施系统档案治理是有一定难度的。
1．会计数据档案治理。纸介质会计数据档案指用计算机的打印机输出的会计凭证、会计账簿及会计报表，应该按照财政部颁布的《会计档案治理办法》实施治理。
光、磁介质会计数据档案可分为数据和当前数据分别进行治理。对于历史数据，应至少制作两个备份，分别聪机保存；对于当前数据，则应采用定期备份、脱机保存的方式，以保证在系统发生故障时，能够及时恢复，尽可能降低故障损失。
2.系统开发与维护更新文本档案治理。这一类档案包括系统设计说明书、系统使用说明书、程序源代码以及系统数据字典等各项文本。这类档案既有纸介质，也有光、孩介质，均应保存至系统停止使用或有重大更改后3年。
3.系统操纵痕迹记录档案治理。这是最轻易被忽略的一类档案。按照财政部的规定，各类通过评审的会计软件均必须具有保存操纵痕迹记录的功能，某一人在何时以何种身份调用了哪些功能、进行了哪些操纵，均应—一记录在案，以定期备份、妥善保存。这既构成了一种安全性保障，也提供了在发生事故后追查事故原因的依据。
