财务软件中自动转账功能的应用务管理毕业论(2)
2013-07-14 01:18
导读：三、自动转账功能存在的不足：自动转账功能无级别设置及校验功能 自动转账业务是有先后顺序的，因此也就形成了期末转账业务的级别。根据实际工作
三、自动转账功能存在的不足：自动转账功能无级别设置及校验功能
自动转账业务是有先后顺序的，因此也就形成了期末转账业务的级别。根据实际工作中业务发生的先后顺序，进行会计业务的转账处理，才能形成正确的会计数据，这是每个财会人员所共知的。但在财务软件的自动转账模块中却没有设置转账业务的级别，致使会计业务不熟练的人员操作时出现自动转账凭证数据错误。笔者在财务软件培训教学中就曾发现，一些学员在使用自动转账功能处理期末业务时，未将制造费用结转至生产成本(属于低级别的转账业务)，就直接进行期间损益的自动结转(属于较高级别的转账业务)，结果生成的利润额出错。经了解。部分学员是由于操作疏忽而遗漏，另一些则是由于会计知识不扎实所致。如若设置了业务级别控制，只能生成了低级别的转账凭证才允许生成较高一级别的转账凭证，这可在一定程度上规避部分会计差错的产生。通用财务软件的自动转账业务模块应当根据手工情况下会计转账业务的顺序来设计，同时要利用软件和机的特殊功能，对转账业务级别进行校验，以免转账级别较高的记账凭证先生成，或低级别的凭证在未记账的情况下生成高级别的凭证，从而造成财务数据的错误。在财务软件的使用过程中，经常会出现这种情况：低级别的凭证已经生成，但尚未审核记账，这时生成高一级别的凭证时系统也允许生成，从而导致生成的自动转账凭证数据错误。因此，应在自动转账模块中增加凭证记账级别校验功能。
四、自动转账功能应用时应注意的问题及完善的措施
(一)应用时应注意的问题
1.自动转账凭证需进行与手工录入凭证相同的后续处理。“转账生成”后的凭证是未记账凭证，对它们仍需进行后续的审核、记账操作，否则账务处理系统无法进行正常的记账结账。
（转载自http://zw.NSEAC.com科教作文网）
2.转账前须将所涉及的相关业务登记入账。转账凭证中各科目的数据都是从账簿中提取、经处理后生成的。因此，为了保证所取数据的完整、正确，在调用转账凭证模板生成转账凭证前必须将本月发生的相关业务登记入账，否则，自动转账凭证生成的数据将出现差错。
3.转账生成时应遵循一定的处理顺序。期末业务是相互关联、互相衔接的，业务处理有严格的顺序，必须保证让系统按顺序生成转账凭证。有些期末转账业务必须依据另一期末转账业务产生的数据，如汇兑损益结转产生的财务费用会影响往本年利润结转的费用数额，那么就要先结转汇兑损益并将该凭证记账后再结转本年利润。因此，期末转账需要根据业务的特点分批按步骤来进行处理。可以利用软件提供的“转账序号”按业务正确的结转顺序进行“转账定义”。
4.掌握系统的自动明细匹配规则。如在进行销售成本结转时，要求指定库存商品、主营业务收入、主营业务成本这三+--级科目及其下级科目结构必须相同，系统软件会自动匹配明细科目并按对应关系一一予以结转，否则系统将无法执行自动转账功能。
5.控制自动转账运行的次数。自动转账凭证中专项设置功能(如汇兑损益结转)通常能自动控制一个会计期内被调用的次数。一般不会出现多次重复制证的情况。但大多数自动转账模板是可以在一个会计期间内被重复使用的。用户必须留意期末结转业务处理的次序，防止跳跃进程或重复进程而出现漏记、重记等错误。
(二)完善的措施——设置转账业务级别，增加转账业务级别柱验功能
自动转账模块应增加转账业务级别设置及校验功能，以划分转账业务的先后顺序及层次。只有这样，才能避免在低级别的凭证没有生成时生成高级别的凭证，或在低级别的凭证没有记账就生成高级别的凭证，造成自动转账模块生成的记账凭证数据错误。
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增加转账业务级别校验功能，由软件校验转账业务属于哪一级别的业务，并检测本级转账业务是否全部生成，若有未生成的转账凭证，系统应给予报告，提示操作人员是否继续生成高一级凭证。
增加凭证记账校验功能，并确保自动转账层次低的凭证均已记账。在进行期末转账业务的凭证制作时，若本级凭证尚未全部生成，而要执行生成高一级别凭证的操作时，系统应予以提示，并限制其进行下一步的操作。这样，可规避财会人员存在遗漏处理的差错。
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2.李莉.ERP系统中自动转账功能的应用[N].财会信报，2007.3.19
3.胡霞玲，李继仁巧用项目辅助核算进行销售成本的自动结转[J].中国管理信息化，2010(5)
