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关于办公自动化软件在管理工作中的应用

2013-07-26 01:25

　　
　　[关键词]办公自动化软件
　　[论文摘要]在数字商业时代的今天，管理意识和管理发生了巨大的变化。过去金字塔式的管理结构现已被打破，逐渐由多层次的管理时期进入扁平化管理时期。管理、监督的精度要求不断提高，用知识创造的工作越来越多。对信息量的要求也随之增加，沟通数量和质量要求都在提升。如果把管理工作比作一部车，那么管理工具应该就是车轮子，是它使得管理工作转动起来，而OA软件(办公自动化软件)就是使管理者从千头万绪的办公工作中解脱出来，帮助管理者在竞争中领先一步。OA软件是结合先进的管理思想，从广泛的用户需求中抽象出通用模型，并利用群件技术开发的软件产品。其主要作用是提高组织内部协作效率、信息效率，并帮助个人实现轻松办公，提高管理效率。它是管理者借以实践对群体管理的工具，是组织网络办公、协同办公的软件。
　　
　　一、办公自动化软件的应用价值
　　
　　（一）连接
　　通过OA软件将分散在局域网和Internet上的各级组织与个人连接起来，形成一个依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所。
　　
　　（二）沟通
　　及时进行信息的交流与共享，例如消息提醒、邮件通讯、公告、知识共享等等。沟通是协同工作的基础。
　　
　　（三）协同
　　 以工作流管理为线索，将人员、信息等各项资源按一定的规则组合起来，共同处理一组事件。同时，建立起各个异构系统之间的关联系统，将各类管理数据进行抽取、转换，参与流转。
　　
　　（四）监控
　　工作过程的监督与控制、工作流程状态、处理时限等都是监控的内容之一。
　　
　　二、办公自动化软件的管理价值

（科教范文网 Lw.nsEAc.com编辑整理）

　　
　　 增强管理执行力是办公自动化软件的管理价值体现。从管的角度看，办公自动化软件的价值主要是规范流程、加强沟通以增强管理执行力。在实际应用过程中，办公自动化软件的管理价值体现在以下四个方面。
　　（一）建立内部通讯平台
　　平台上的员工通讯录、在线交流功能使工作信息得以及时的传递，保障工作的顺利进行。
　　（二）建立信息发布平台
　　公告、、讨论的发布让信息准确无误地传递到各个用户。
　　（三）实现工作流转的自动化
　　协同流程的建立根据不同的工作对象灵活使用。
　　（四）实现文件管理的自动化
　　通过OA办公平台进行公文的发布，在协同工作中设置专门的流程，在文档管理中建立相应的文件夹进行存档、归档操作。电子公文的实施取代了传统的公文传递方式，不仅是传递方式的变革，还是管理意识的改变；除此之外，文档管理还可以进行文档的共享和借阅，方便地实现了知识的共享。
　　
　　三、办公自动化软件在公司的应用
　　
　　（一）连接
　　就厂区而言，公司下属厂、机关处室位置较分散，不方便报告、文件等资料的递送和传阅。使用了办公自动化软件后，将分散在局域网的各个分厂和机关处室的电脑连接起来，在厂区形成了一个依托网络而存在的虚拟办公场所。