浅谈如何利用改进编辑工作数法简化复杂事情(3)
2016-01-02 01:07
导读：具体操作步骤：1、打开WORD汇款单表格。2、点工具。3、点邮件合并。4、点创建。5、点邮件标签。6、点更改文档类型。7、点获取数据，文件类型框要选择
具体操作步骤：1、打开WORD“汇款单”表格。2、点“工具”。3、点“邮件合并”。4、点“创建”。5、点“邮件标签”。6、点“更改文档类型”。7、点“获取数据”，文件类型框要选择为“MS EXCEL工作簿”，找到“文章数据总库”。8、点“查询选项”，选择“单位”为“不包含”“本单位名”与“编号”“含”“0504”。9、在WORD中点“合并至新文档”。10、逐1打印到实物汇款单。这样就得到2005年第4期外单位作者的稿费汇款单。
若需要制作稿费收据和存根，则可用同样的方法，先在WORD中制表，如： 厦门教育学院学报稿酬存根 《编号》
作者: 《作者》 单位: 《单位》
题目: 《题目》 期数: 05年4期
稿酬: 《稿酬大写》元整《稿酬》 备注: ; 《备注》
主管: 张3 经办: 李4 2005—12—20
厦门教育学院学报稿酬单(代收据) 《编号》
（科教作文网http://zw.ΝsΕAc.com发布）
作者: 《作者》 单位: 《单位》
题目: 《题目》 期数: 05年4期
稿酬: 《稿酬大写》元整《稿酬》 备注: 《备注》
主管: 张3 经办: 李4 2005—12—20
（说明：相对于上表，此表设计更为容易，用户可以任意设置栏目和内容及字体大小。表格线在实际运用中隐藏。有《》标记的项是邮件合并项。《稿酬大写》可由EXCEL自动完成，步骤是：在“文章数据总库”中，复制“稿酬”另设“稿酬大写”1项，然后通过EXCEL的“设置单元格格式”“数字”“特殊”“中文大写数字”命令组将该项设置为大写格式。）
其余具体操作步骤与打印汇款单10步类似。为节约纸张，打印时要将A4或B5纸张裁成两半。打印后按序装订，骑缝盖财务章，再上下裁开，代收据交财务人员领出稿费。将汇款收据贴在相应存根背面。为减少工作量，外单位作者稿酬可将其汇费计入。
至于样刊发寄，如果不是由印刷单位负责而由编辑部自己做，省事的方法是将数据库中的“邮编”“单位”“作者”3项内容复制出来，调整字体间距，打印在纸上，然后裁出，再贴在信封上。如果要考虑美观因素，则可参照打印汇款单的方法，先制作1个信封表格，再与数据库合并成新文档，直接打印在信封上，条件是您的打印机宽幅要足够大。
（科教作文网http://zw.NSEaC.com编辑发布）
4、常用文档管理
