摘要：现就电子档案和纸质档案的优缺点进行讨(2)
2013-08-22 01:04
导读：(5)纸质档案查询不便。 虽然我们在纸质档案存放时，已经按一定的顺序存放档案，并且为纸质档案编排了目录。但在查询的过程中还是相当的费时费力。
(5)纸质档案查询不便。
虽然我们在纸质档案存放时，已经按一定的顺序存放档案，并且为纸质档案编排了目录。但在查询的过程中还是相当的费时费力。如果要多次查阅则更为不方便。即使现在了科学的目录查询方法，但在添加、移动档案时也相当的不方便。在多条件查询的也很能实现。
如果使用电子档案存储，就可以利用数据库技术，对电子档案进行信息录人和保存。同时可以利用数据进行电子档案的相关查询，也可以利用数据库查询语句进行多种条件的查询，也可以利用计算机编程实现更多功能的信息查询。
3 电子档案在日常业务办理过程的作用
(1)我们以后可以将我们的电子档案向有关部门公开，这样可以方便其它应用部门对组织机构代码使用业务的扩展。同时也可以为其它部门和我们其它机构辨别组织机构代码证的真伪提供坚实有力的依据。减少伪造的组织机构代码证在社会上使用造成的不良影响和不可估计的后果。
(2)在日常业务办理时，有时会发生注册号重复的现象。在以前要让用户到发证机关查询其本的信息和与之相得的信息，或者到卡当案库查询相同信息两个家用户的相关档案。这样的查询非常费时费力，并且有时还可以找不到相应的档案。造成用户办理组织机构代证的时间延后，很有可能造成一定的经济损失与社会的不良影响。现在利用电子档案在互联网上查询到相关的用户的档案的信息。不用再去查询以前旧的纸质档案，这样大大减少了用户办理组织机构代码证时的手续和时问。同时也可以提高我们的工作效率。
(3)在办理日常业务时，有些极少的用户用变更过的证件，慌说是由于办公人员的失误，造成了他的组织机构代码证的信息错误。在以前我们只能去查询旧的纸质档案，或在年检期间为了加快办证业务的速度没有时问去查义，我们只能承认是我们的失误然后免费为用户办理新的组织机构代码证。
现在我们可以通过网络快速地检索到电子档案，这让我们马上分清责任，并且快速的解决相应的问题。这样我不仅可以减少我们的损失，而且还可以大大提高我们的声誉，避免对我们的声誉造成的不良影响。
同时我们现在可以将电子档案信息直接写入到组织机构的代码Ic卡里，再以计算机保密技术作支持起到了保密的作用。用户就可以只带着一张IC卡到其它机构办理相关的业务，更可以在互联网上就直接办理相关业务，这样大大方便了用户。我们的信息就可真正的实现安全、共享、高效。在未来随着计算机与网络技术的不断发展，组织机构代码电子档案也有着光明的前景。
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