摘要：现就电子档案和纸质档案的优缺点进行讨

　　摘要：现就电子档案和纸质档案的优缺点进行讨论，并简要分析组织机构代码电子档案的应用。
　　
　　关键词：组织机构代码；电子档案；纸质档案
　　
　　组织机构代码是对中华人民共和国内依法注册、依法登记的机关、企、事业单位、社会团体和民办非企业单位颁发一个在全国范围内唯一的、始终不变的代码标识。
　　建立代码统一标识制度的意义：对单位法人实行组织机构代码和自然人实行社会保障号码制度，是整个经济和社会实现现代化管理的基本制度，尽快建立这一制度对建立社会主义市场经济体制和推动社会进步具有十分重要的意义，且具有紧迫性。
　　随着组织机构代码的应用的扩展，组织机构的影响力也随之扩大。许多应用组织机构代码的企事业、机关单位要求组织机构代码的信息。并为了保证组织机构代码的信息的准确，在有的时候还要用到纸质的档案。
　　电子档案是阴数字电子计算机处理的档案。虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在计算机网络上流动，只有引入正确的软件，硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字元、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。
　　电子档案的特点：
　　
　　(1)信息的非人工识读性；(2)信息存储的高密度性；(3)信息与载体之间的可分离性；(4)多种信息媒体的继承性；(5)系统依赖性。
　　现在全国组织机构代码管理中心与全国其它各分中心都已经将所有的纸质档案扫描成电子档案，并且已经将旧档案已经扫描完毕。并且所有中心将每天新产生的新的纸质档案扫描完毕，并且在五天之内上传到国家电子档案服务器。保证了电子档案的更新和覆盖率。实现了有组织机构代码就有电子档案。同时由于电子档案的特性，也弥补了纸质档案的不足。 （科教范文网http://fw.NSEAC.com编辑发布）
　　
　　1 但由于纸质的档案本身的原因，纸质档案存在以下几点不足
　　
　　(1)纸质档案由于本身材质的原因，容易破损不容易保存。
　　(2)纸质一般只有一份，不容易被传播和被其它部所应用。
　　(3)纸质档案无法做到备份。
　　(4)纸质档案的存放也需要极大的存储空间。
　　(5)虽然我们在纸质梢案存放时，已经按_一定的顺序存放档案，并且为纸质档案编排了目录。但在查询的过程中还是相当的费时费力。如果要多次查阅则更为不方便。
　　
　　2 纸质档案不足弥补方法
　　
　　(1)纸质档案极易破损及污染，保存极为不易。
　　由于电子档案是将扫描仪将纸质档案扫描后，以数字的形式存储在计算机中，就不会产生破损和污染的现象。使我们的档案保存更方便快捷。
　　
　　(2)纸质档案的唯一性，不易其它相关部门应用。
　　由于纸质档案只有一份，无法实现原件复制。并在相关部门之间传递十分的不方便。由于电子档案以数字的形式存储在计算机中，这样就以通过其它的存储介质进行传递，也可以通过计算机利用互联网进行传递。这样就减小了地域的差异和缩短了传送的时间。
　　
　　(3)纸质档案无法做到备份。
　　纸质档案的唯一性，无实现备份保存。如果利用电子档案就可以将档案扫描后，存储在其它存储介质里。这样可以实现多种形式的备份和异地备份。
　　
　　(4)纸质档案的存放也需要极大的存储空问。
　　由于纸质档案本身就占用一定的空间，随着档案的增加存储空间也随之增大。极不利于大量存储。利用电子档案就可以存储在其它存储介质上。随着计算机技术的发展，存储介质的密码的增加，存储介质的存储能力也将随之增加，而体积则逐步减小。从而大减小了存储的空间。