浅谈商务电子邮件的网络交际文体特征网(2)

　　根据对收集的邮件的,公司间商务往来的电子邮件90%以上都有主题,而本人以前收集的私人电子邮件仅有35%有主题,有些回信人回信时仍使用前一邮件主题,尽管邮件内容大相径庭。如同传统的商务邮件,电子邮件的正文部分通常由开首敬辞、主文、结尾敬辞及署名四部分构成。

　　在正文部分,大部分商务电子邮件采用当今比较流行的平头式(Blocked Style),正文可通篇使用大写或小写字母,这样打字时就可不必再反复按变换键,这也体现了网络时代人们追求方便、快捷的特点。一般而言,开首敬辞并非绝对必要,在电子邮件中经常被省略,而且并不失礼,但结尾敬辞还是必要的,省略之后的文章结尾会使人感到有些唐突。但从收集的本族语者的商务电子邮件中也有不使用结尾敬辞的。可见,正文内容完整、姓名签署完毕邮件即算大功告成,这种做法正逐渐被人接受。

　　收集的电子邮件结果表明:英语本族语者和非英语本族语者在正式程度上有较大差异。Gains[2]研究中的92%的英语本族语者的电子邮件不用开首敬辞,笔者收集的样件中英语本族语者不写开首敬辞也占了较高的比例,而非英语本族语者不写开首敬辞的比例相对就少。英语本族语者在开首敬辞中使用“Dear”称呼的比较少,而非英语本族语者使用该称呼的占了最高比例。同样,非英语本族语者使用结尾敬辞也比英语本族语者较正式。值得注意的是,笔者把一些出自同一发件人的商务电子邮件和传真加以比较,发现二者并无大的差异,所使用的称呼和结尾敬辞也几乎相似。这表明习惯了书写传真的商务人员在电子邮件中仍采用传真的格式和风格。实际上,这二者并无大的区别,格式相似,语体也大多为非正式。

　　在商务电子邮件中,称呼日渐趋向非正式。邮件开首敬辞中省略Mr或Mrs (或Ms, Miss)等敬辞, 直呼其名非常普遍,或不知道对方的名字但知其职务时,用其职务为开首敬辞。这在不清楚对方性别时,不失为方便可行的权宜之计,同时也是顺应了无性别歧视敬辞( non-sexist salutation)趋势。在不知道对方姓名时,有时可看到电子邮件开首敬辞写成Dear ABC1234@abc.com(或Dear ABC1234),这种沿用对方电子邮件的地址(或名号)的写法,正是电子邮件的特殊风格,虽然在商务电子邮件中很少见,但私人信件中却很常见[4]。

　　以上表明,电子邮件的文体结构,正如Guffey[1]指出的,还是不固定的,使用者和权威人士对什么是适当的开首敬辞、结尾敬辞也没有一致的意见。

　　三、商务电子邮件文体特征

　　电子邮件是基于网络的“交谈”。“交谈者”通过屏幕收看文字,使以文字为信息载体的笔语跨时空交流。这种“交谈”既不同于面对面的交谈,也有别于传统的书信交流。这种以计算机为媒体的交流活动具有如Kiesler et al.[5]指出的两个有趣的特点:缺少语境信息;缺少被广泛接受的使用规则。其中第一个特点使“交谈者”不能依赖手势、体势语、面部表情等非语言信息解释文字,辅助交流。缺乏规则则使网络“交谈者”打破了传统交际中必须遵守的许多礼仪,并逐渐形成了一些网际交流中被认可的规范。

　　(一)口语体特征

　　电子邮件虽然采用书信的形式,但其用语却大都是口语,形成了一种文体风格上独树一帜的书面形式的口语[6]。Gains[2]在对电子邮件文体特征的研究中发现,电子邮件的文字和语气都趋于口语化,写的时候犹如在和对方进行交谈(Write as you talk)。他注意到四点:单方的会话;产生自对会话( self-pairconversation )的反响问题( echo question );无计划的谈话,频繁使用“and”;语篇中使用口语体的词和短语。Virginia Shea(http://www. Albion.com/netiquette)在电子邮件介绍一章中提到:“电子邮件以非正式语体而著称,其部分原因是电子邮件出之黑客( hacker culture),另外是电子邮件便于发送。在某些方面,电子邮件比传统上语气较正式的备忘录更相似于电话交谈,但由于电子邮件交际是书面的,因此比电话交谈更详细。”写书信时,内容必须清楚明白,不能含混,因为读者可能没有机会和时间澄清问题。但是电子邮件则不同,收件者可立即发邮件询问。这一特点使电子邮件交换如同“交谈”,有时往往比较草率、含糊。说到电子邮件的语体,Cielens and Aquino[7]认为,非正式的口语体在大部分电子邮件中都是完全合适的。以下不妨看一封公司经理回复两位要求参加会议的下属的邮件:

　　Sounds great, guys, and I really think you both should go and of course I support your application. so go ahead and get organised. on the other hand maybe I should run it past Bruce first in case there’s a problem. I knowwe’ve had some flak lately aboutthe amountoftravel. so I’d betterraise itwith him. don’tmake anybookings until you get the final ok. on second thoughts maybe we need to consider if just one of you should go.

　　这封电子邮件反映出以上提到的电子邮件文体特征,可以看得出,发件人在发邮件时并未对邮件内容加以思考和组织,而是如同谈话,口气随意,语句松散自由,甚至大小写不分,文字、语气和结构都体现了口语体特征。同时,这些特点也验证了Hale[8]话,即网络交际有其明显的语言特点:不守规则,不一致,不注重语法和词法以及随意性强。

　　(二)句法结构特征

　　电子邮件是基于网上交际的,因此,在电子语篇(electronic discourse)中,为了节省各自占用的时间和减少各自眼睛在电脑屏幕的负担,其句法结构力求简短、直截了当,较多地使用简单句,而非是复合句和长句,频繁使用口语中常见的缩写和省略形式。提倡的是用简单、易懂的英语(Plain English)书写[9]。

　　以下样件中的几个例句便体现了商务电子邮件这一原则和特点:

　　Pls let us knowwhether the relevant L/C has been opened. We’ll ship your order at the end of this month.Pls quote CIFNewYork for your printed shirting. Also other products we mentioned at the fair.Sorry for the delay and hope this won’t cause you too much inconvenience.