关于企业信息化之二：采集管理企业运作中的有

    接下来我们将逐一阶段地分析，企业在不同的阶段对信息化系统的要求。但在展开这一分析之前，我还要特别强调，任何一家想成功导入企业信息化系统的企业必须首先要寻找一位对本企业的使命与愿景有充分认知，对企业文化与产品有切身认同，同时对企业信息化系统的选型与实施有着实践认识的人来主导企业的信息化，是企业能否顺利开展企业信息化的最关键因素，一定程度上这是优先于所有其他阶段工作，在所有阶段工作开展之前必须优先考虑的工作。

    企业信息化的第一阶段工作：识别和管理企业管理中必要的信息。

    企业信息化从何做起，第一步从识别和管理企业需要的信息做起。讲起信息我们又要复习一下之前我们讨论过的何谓信息的话题，在我们看来信息是一事物向外呈现自身是什么的信号总和。同时我们又讲到信息和质量、能量一样是事物向外呈现的三大基本属性之一，也就是讲信息和物质密不可分，信息无处不在。而任何企业都是通过整合必要的人、财、物、向客户提供需要的产品与服务而生存的。在此过程中无论是整合的对象：人、财、物、还是整合的结果制造出的相应产品与服务，还是企业服务的对象各类客户，它们都是实实在在存在的事物，都具有各种各样的信息，并且由于事物的无限可分性，所以每一个事物的信息又有无限可分的子信息构成，这样我们就会知道其实任何一家企业中它所拥有的信息都是无限的。问题是我们的经营活动往往是围绕着几个主要的信息展开的，我们的信息化系统中要处理的信息也应该集中在我们所关注的信息，否则，冗余的信息量不但会消耗掉我们过多的成本，更关键的是冗余的信息往往会把问题复杂化，使我们的企业经营者在错综复杂的信息中看不出事态的真相，做不出正确的经营决策。因此，在我们看来企业信息化首先是要考虑的我们应该对那一些信息进行管理，在企业信息化的进程中我们不但要考虑做加法，对一些企业经营管理中必须要管理的信息进行识别，加以管理。同时更要注意地是将那一些看似有用，其实对企业的经营管理并不起决定作用的一些信息从系统中屏蔽出去，是一个更为关键的课题，并且往往后者才是问题的症结之一，我们很多的企业一想到企业的信息化管理，就想面面俱到什么都想管理，最后将系统搞得超级复杂、巨难操作，但不见得真能帮上企业什么大忙。企业信息化还是应该在深刻理解信息处理的基本规律的基础之上将最有利于提升企业经营水平的信息识别出来，管理起来。

    那么怎样识别需要用企业信息化系统管理的信息呢？我们应该遵循哪一些原则呢？

    其实在错综繁杂的企业信息之中，其实蕴含着两大类信息，一类是从企业的经营活动中直接获取的信息，我们称为直接信息，另一类是通过直接信息间的演算我们能获得的信息，我们称为加工信息。而我们对企业的信息识别与管理，首先是要识别直接信息，而加工信息往往是随着企业经营管理的需要而改变的，并且它们的源头来自于直接信息，因此只要将直接信息合理地管理好了，这一些间接的加工信息其实在任何时候通过一定的换算都是能获得的，在后期慢慢地根据经营管理的需要进行不断地充实，增减就可以来。所以识别企业信息的关键是识别直接信息。

    而在纷繁复杂的企业信息中只有如下三大类信息识别是我们需要识别、采集和管理的最最重要的直接信息。

1.没有这一些信息会妨碍企业经营业务的正常开展;

例如：客户的名称、联系方式、喜好等

      商品的型号、批号、生产、储运、检验、交付信息等

      员工的基本个人信息，生产活动信息，薪资信息，和必要的家庭信息等

      合作方的能力、资质、信用信息等

      财务及各类资源信息

2. 没有这一些信息会妨碍验证经营业务的合规性（此地的合规包括，企业内部的规章制度、流程规定、国家的法律法规、社会的责任）

例如：每一笔交易的时间、地点、金额等信息

      每一份合同的内容、履约情况等信息

      每一步骤的合规性证据等信息

3.没有这一些信息，在此基础上的一些支持企业经营者做出决策的加工信息将无法获得。

例如：为了分析各地客户对不同商品的喜好程度，客户的分布

      为了分析物流供应商的交付能力，每一次托运的交接时间

      等等

    而其他信息要么是可以根据以上这一些直接信息加工获得，要么可以暂缓获得，甚至是可以忽略不纳入信息管理系统予以严加管理的。

    另外，除了识别必要的需要管理的信息之外，还要做的一件重要的工作是理清这一些信息之间的联系，一般来讲这里的关系并不是指数值之间的关系，因为信息数值之间的关系往往并不简单，如果真的简单到我们预先都能知道的话，那么被这样简单推导出来的信息就不是直接信息了，而是一种最简单的加工信息。对于这样的加工信息我们可以通过计算机的信息处理加以获得。而这样最主要要理清的关系是指这一些信息的关联，尤其是时间上的关联，例如，怎样的信息变了会引起哪一些其他的信息发生变化。那一些信息和另外哪一些信息的组合可以加工成怎样的对企业经营者有用的信息。我们从这样的信息梳理中，不但能获得大量的有用加工信息，并且对企业作业流程的梳理也具有非常大的辅助帮助作用。

    最后，此阶段对软件工具的选型并不是太大的问题，一般而言此时首先导入的系统是财务系统、人事系统、仓储物流系统、客户关系系统、办公系统等纯数据处理系统。此类系统系统并不复杂，选型的关键可能在行业中的认知性、数据组织的合理性、数据采集的方便性、以及数据处理的效率及容量是否满足业务的需要。

                                                        何伟杰