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试论铁路企业档案管理面临的挑战与对策(2)

2014-03-15 01:12

　　2．2推进“三项工程”
　　2．2．1知识工程知识管理是企业管理的基本功能。知识包括显性知识和隐性知识。其中显性知识表现为文件化的制度、设计图纸等．这些知识通过目前正常的收集渠道已经能够获得收集与存储；隐性知识表现为凝结在铁路员工个体身上的技能和经验．因此隐性知识是铁路企业更为重要的知识。推进知识管理工程，就是要将档案管理由显性知识的收集向隐性知识的收集延伸。实施这一工程的基本步骤．一是促进隐性知识的显性化，二是显性化后的知识收集与存储。显性化后的知识收集与存储已经不是问题．因此这里的关键也就是促进隐性知识的显性化。所谓隐性知识的显性化，就是要通过复制的方式，把员工的经验转化为组织所掌握的知识，使组织的智慧大于员工的个体智慧的集合。
　　但是隐性知识属于个人的智力资本，出于个人竞争力的考虑，要让员工自愿将宝贵的经验奉献出来并不是一件容易的事。解决这一问题，一要建立互信。信任是实现知识交流与共享的前提，有了员工之间的相互信任，才能让员工在分享他人知识成果的同时．愿意贡献自己的知识成果．从而形成隐性知识和显性知识之间良性互动的局面。二要建立制度。即要求员工定期把所处理、解决的问题及时．撰写成案例，档案管理部门再将这些案例进行整理．升华成为企业重要的知识经验库。三要建立激励机制。隐性知识既然是具有价值的知识，企业就应当通过进行价值量化的激励方式，对员工贡献的知识予以价值确认，激励员工把经验及时贡献给企业。四是通过网络和论坛让隐性知识在员工中共享，促进知识在企业内的和交流。
　　2．2．2安全屏障工程信息化下的铁路档案安全保障问题是最为急迫而又最为棘手的问题。企业需要通过建立多重安全屏障确保档案安全。一是建立软件安全屏障。除了必备的杀毒软件和防火墙软件外．铁路档案管理的软件至少应具备以下功能：1)日志功能。对关键信息的操作进行监控，以日志的形式全面、详细记载每次电脑修改记录和修改内容，并生成相应报告。2)强制归档功能。强制、定时、自动保存重要岗位、关键人员的信息。3)自动加密功能。包括采用内部专用的文件格式保存文件．对文件传输过程自动加密等。4)系统访问控制功能。实现严格的权限控制．确保只有注册的设备、身份和授权的人才能修改、阅读有关信息。5)防复制功能。根据权限设置只读、修改等权限，且在修改前能自动备份原文件．保障档案文件的原生性。二是建立硬件安全屏障。除了采用常规并且有效的防盗、防火、防尘、防水等安全措施外，还要考虑解决3个问题：1)确保文件档案不依赖于硬件设施的状态。主要是通过设置至少两套硬件备份系统，采用第三方介质备份、脱机保存等来解决。2)确保密钥安全。系统的关键操作人员除了使用密钥确认身份外，还应利用加密狗、身份验证卡片等硬件来确保密钥安全。3)防止重要档案信息非法传播。主要是通过关闭数据转移设备来防止企业知识的外泄。三是建立流程安全屏障。在设计、等关键管理系统的流程设计中，都要把信息安全作一体化的考虑。对于需要长期保存和具有凭证作用的重要等，要同时建立纸介质档案。

　　2．2．3铁路档案管理队伍再造工程要适应新的形势和变化的环境。铁路档案管理队伍的建设定位应当是再造，而不是简单的素质提升，因此就特别需要站在知识管理的高度来考虑档案管理队伍的规划和建设。首先，可以按照业务、技术、专家3个层次的架构，重构一支分工明确、结构合理、相互协调的档案管理队伍。档案业务员主要是负责具体的档案收集与存储业务；技术人员则是将收集到的知识按照专业分工进行提炼、浓缩，便于知识的检索、传播和共享；专家则是站在更高的层次上予以专业．或是在企业设立的信息论坛上以版主的身份提供知识的指导和帮助。其次，针对不同层次的档案管理人员的知识结构要求．开展必要的培训与继续．不断提高档案管理人员的业务素质。三是鼓励档案管理人员开展岗位练兵，使他们能够在实践中不断锻炼提高自己的业务水平与能力。

　　3结束语

　　在当今信息化建设飞速发展的环境下，在越来越激烈的竞争面前。企业档案管理只有站在企业发展的高度。立足于为提高企业市场竞争力提供有力支撑，不断地进行管理创新，才能够在新形势、新挑战面前取得主动，并使企业立于不败之地。

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