出版物国际交换述略(3)

2017-12-23 03:31

导读：（二）在对内工作方面 1.内外有别，职责明确应划分出本单位可提供国际交换资料的范围，防止保密资料和内部资料及可交换资料混淆，将对内服务的资

　　（二）在对内工作方面
　　1.内外有别，职责明确
　　应划分出本单位可提供国际交换资料的范围，防止保密资料和内部资料及可交换资料混淆，将对内服务的资料与对外交换的资料作必要的区分与限制。既能使出版物的国际交换达到促进学术交流，丰富馆藏的目的，又能做到使所交换资料界限清晰，交换人员的工作职责明确。
　　2.设立专人专管的工作流程和健全的规章制度。
　　国际交换工作最好由专人负责，并使这一工作保持相对的独立性和持续性，以解决其交换工作中特有的资料连续性问题。杜绝由于工作交叉、兼职工作或频繁更换人员出现的交换工作的混乱状态。避免给交换对象带来不稳定的负面印象，以保证国际交换工作顺畅进行。
　　3.经济核算，力求做到少花钱，多办事。
　　出版物的国际交换还应本着工作需要第一，利用价值第一的原则，对所支出费用与所交换资料进行具体而细致的测算。国际书刊的交换工作说到底是书刊采访工作的重要补充。是丰富馆藏资源的特殊手段。所以，它就有一个补充的合适与否的问题。交换工作应与常规采购渠道形成互补，更多的是要注重交换非商业渠道发行的资料和对口专业的书刊资料。
　　华东政法学院图书馆在1993年馆藏90余种外文期刊中，交换来的刊物有24种，占26％，减少经费支出2万元。馆藏外文书952种，交换所得外文书500余种，占52％。显然，书刊的国际交换工作总的来说是经济实惠的，因为双方往往在交换之初是本着互惠互利的原则建立交换关系的。
　　但仅仅算经济账还不行，如果是馆藏的重点所需，又是内部资料，正常的采购渠道无法购得，那么即使与之交换的资料从数量到价格都在经济上不是很合算，也要保持住交换关系，维护好交换渠道，从工作出发，从需要出发，使图书馆真正做到为课题服务、为业务研究工作服务。（科教作文网http://zw.NSEaC.com编辑发布）
　　另外，国际交换工作在强调专业性和规范性的同时，还应注意到其特有的情感层面的因素。试想：一封请求建立交换关系的信函如果字迹潦草、拼写错误、言词杂乱，或是冷冰冰的公文形式，它能让人有沟通、交流的欲望吗？而一封格式标准、行文规范的信函，在言简意赅的同时热情诚恳，措词得体又不失谦和真诚，效果自然不一样。在交换工作中，认真细致，一丝不苟的工作态度，从图书的卷次、刊物期号的连续性，到邮寄书刊的打包、标签、地址的清晰准确，都会给对方带来好感。及时地回复对方的信函，年终给对方寄贺年卡、明信片等也是国际交换工作中应有的礼节和深化感情的方式。