秘书工作在领导决策中的地位和作用(2)

　　要解决好上述问题, 秘书人员一定要努力学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论, 用江泽民同志“三个代表”的重要思想武装头脑, 加强自身修养, 牢记在社会主义中国, 任何干部都是人民的勤务员, 应该全心全意为人民服务, 时刻把人民群众的根本利益放在第一位, 才能在为领导服务的工作中以及辅助领导进行决策和管理的过程中, 当好领导的参谋和助手。

　　三、秘书工作的地位和职能

　　秘书在一个单位里, 位于领导者近身, 或者说处于机关中的枢纽地位, 它是领导与机关内外各方面关系的桥梁。这种地位决定了秘书(含秘书部门) 有以下五个方面的职能。

　　1、枢纽职能　按照系统论的观点, 全国的党政领导机关是一个庞大而严密的领导管理体系, 它是由小型系统(如区、乡基层) 、中型系统(如省、市) , 大型系统(如中央国家机关) 所组成的, 在各个级别的系统中, 又有各自的子系统, 如党委系统的组织、宣传、纪检、统战联络部门; 政府系统的工业、农业、财贸、文教卫生等系统。这些众多复杂的系统是以上下级隶属关系工作为联系方式, 而构成一个整体的, 是以具体形式体现上下级领导与被领导的关系。实现系统中各因素联系的,就是秘书部门。所以秘书部门及秘书在机关中处于承上启下、沟通左右的枢纽地位, 发挥着枢纽的职能, 图1、图2 说明了这种关系。

(图1)

(图2)

　　2、协调职能　任何系统都有自己的运动目的和运动目标。领导管理系统运动的目的就是要实行科学的、有效的管理, 以实现社会主义现代化这一总目标, 要使系统运动沿着正确的轨道运行, 就必须不断地对运动进行调节。各级各类机关一方面要在管理过程中不断调整自己的行动, 另一方面又要采取各种行政手段来协调与其他机关的行动, 以及处理好各种矛盾与关系。这种调节或者协调是领导者在管理工作中的重要职责, 而秘书部门正是辅助领导者进行行政协调的主要部门。

　　3、辅助决策职能　秘书部门是现代化领导决策系统中的综合、参谋部门, 在科学决策中的各个过程和环节, 都是必不可少的。

　　4、“不管部”职能　秘书部门又有“不管部”之称, 凡是其他职能部门不管的事, 领导都可以交给秘书部门去管。这种“不管部”的职能体现的面很宽, 大致有以下四种类型的工作:

　　(1) 围绕中心工作任务　诸如选举人民代表的工作、植树造林、厂庆、校运会、发行国库券等, 这些任务常无专门业务科室管辖, 需要秘书部门主持或与其他部门配合管理。

　　(2) 临时发生的突击任务　如本单位发生天灾人祸, 与外单位发生严重纠纷, 或上级交给的临时紧急任务, 也常由秘书部门去调查、办理。

　　(3) 带全面性的任务和活动　如一个单位召开全系统会议, 上级机关友邻单位来人接待等, 也常由秘书部门承办。

　　(4) 为领导服务的其他任务　如陪同领导深入基层或看望病员, 代表领导参加某些活动等。

　　(5) “窗口”职能　秘书部门又是领导机关的“窗口”。一切与外界的联系和接待, 都首先要经过秘书部门, 群众对机关的第一印象也是常看秘书部门的面貌、作风和效率。

　　四、秘书应有的素质

　　美国著名政治学家、行政学家怀特对幕僚人员(即秘书工作人员) 应具备的条件与修养作出全面而精辟的论述: “成功地幕僚人员应具有较多的商榷能力, 而非高度的指挥性格; 应具有广博的知识和丰富的经验, 而非偏狭的专门技能; 要有忍耐与坚持力, 不可有速求决定的倾向; 宁愿居于幕后地位, 不求闻达, 不可固执自己的成见或偏见。”怀特先生的这番话对秘书的素质构成作出了经验性的概括, 很有借鉴意义。