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用信息化实现文秘工作与档案工作一体化

2014-05-16 01:28 用信息化实现文秘工作与档案工作一体化，是现代企业科学治理的必然趋势。随着社会的发展、企业的进步，在治理工作中新理念新技术逐步的推广和普及，文书档案成为综合档案里的重要组成部分，它的治理模式和方法也将发生进一步的变化，从进步文秘工作的质量和文书档案的计算机数据化处理以及快速、正确的利用文书档案信息等方面，从而体现了文档一体化的优越性和科学性，给文档工作者带来一个新的定位。
　　
　　一、用信息化实现文档一体化的好处
　　
　　用信息化实现文档一体化，必须用OA与档案数据库治理系统往工作。将办公系统中的文件内容用OA系统直接导进档案数据库治理系统中来，直接变成档案，对不能导的个别文件采取扫的办法。即方便又省时、省力、还能达到减人提效的目的。避免综合档案治理员只知其表象，重复低质劳动。但要十分留意做好档案利用权限的治理工作，我们所说的“方便档案利用者利用档案”，是有特定含义的，是指在一定的时间内为某一部分人在可利用的某一部分档案尽可能地提供方便，而对另一部分人要利用这部分档案不仅不能提供方便而且要加以阻止，采取一定的办法，用系统设置的可借阅和不可借阅、查询范围、回还日期等功能来实现，通过信息这条“高速公路”，来实现文秘工作与档案工作一体化目标，充分发挥企业文书档案信息资源的作用。
　　
　　二、从思想观念和实践理论两个方面分析文档一体信息化服务向纵深发展的障碍
　　
　　1.从思想观念上分析。目前，文档一体信息化服务并没有取得理想的效果，办公过程中引进计算机治理系统，必然会对现行的体制产生影响，尤其是现行的手工文件处理方式已经运行多年，也有一套完善制度和方法，机关工作职员也习惯了这种公文处理模式，一下子改变原有的工作方式和习惯，应用计算机进行公文处理，会对某些领导干部和工作职员之间产生疑问，妨碍办公治理系统的应用，因此做好宣传工作，转变观念同一熟悉，是推行办公自动化的必要条件，而有的企业单位固然投进计算机不少，但对于办公自动化概念的宣传和理解产生了误区，过于片面夸大办公过程的自动化，这是不可取的。 （科教范文网 fw.nseac.com编辑发布）
　　2.从实践理论上分析。到目前为止，很多企业的文秘工作与档案工作还在实行分快治理制。这种体制从某种程度上却有意无意的拉大了文秘工作与档案工作的间隔。负责文秘工作的职员档案意识淡薄，只考虑当前的工作，档案工作职员墨守成规也很少考虑文秘工作，导致二者在衔接过程中出现很多脱节，出现诸多不规范的现象，这直接影响了企业文书档案的建档质量。下面笔者谈一下好多企业档案建档过程中碰到的种种题目
　　一是版面记录不全，附件不规范。在日常档案治理中经常碰到回档文件只有主题词而无抄送抄发单位，不标明印发部分和发文时间，甚至没有版记，尤其是主题词的选用不正确或自拟自编，给文件规回档拟写案卷标题增加了操纵难度。有的“附件”字样标识不当，正文和附件的名称、序号不一致，附件单独装订时不标识正文字号和排列序号，严重影响着公文的规范立卷和规范回档。二是原始稿件不全，编号不规范。回档时发现只有定稿，缺了原稿或修改稿，公文编号差错，铅笔或圆珠笔撰写，不经过复印就用传真原件回档，短期内字迹就变得模糊不清，既不符合立卷回档的要求，又影响了档案的质量和存档价值，使档案的真实性难以保障。三是纸张不达标，装订不规范。相当一部分单位还在继续延用过往的16开型纸。大小16开混用现象尤为突出，搞的文件大小还不一致，造成装订中发生掉页、漏页、压字等题目，使档案的美观性和完整性都受到一定影响。四是文种使用不当，办理程序不规范。出现“决定”和“意见”不分，“通知”和“通告”混用，“请示”和“报告”不分，“报告”中夹杂着“请示”的内容，有的甚者把两个文种合二为一为“请示报告”，越级行文，越级签发，有校对无复核，不登记就印发等无序现象，从而为正确回档留下了后患。 　　 三、进步企业文书档案质量的对策及建议