浅析医院电子档案治理(2)
2014-05-17 01:15
导读：3.2 电子文件的整理与回档 在做电子文件的整理与回档工作时，必须要有同一标准。医院应责成档案治理部分，严格按照国家标准，结合本单位具体情况制
3.2 电子文件的整理与回档
在做电子文件的整理与回档工作时，必须要有同一标准。医院应责成档案治理部分，严格按照国家标准，结合本单位具体情况制定档案的基础工作标准，包括案卷质量标准、回档要求标准、全宗划分标准、分类要求标准等，使档案从立卷到回档等工作有序可循。在此基础上，档案治理职员要将各部分传输过来的具有保存价值的电子文件，按照一定的原则和方法，进行分类、排序、编目等整理工作。电子文档进行集中处理、确定档案属性后，从计算机或网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上，以便长期保存。在整理回档过程中要留意以下三点：一是在无论利用何种途径回档，必须由电子文档形成科室按同一格式编目整理后，传输给档案治理科室，不能由档案科室自行从网上下载，以保证电子文档形成部分对其数据的真实性、正确性负责。二是电子文件在移交时，应做可靠性鉴定、可读性鉴定和密级鉴定。三是回档的电子文件应是终极版本，不能有任何增减删改。
3.3 电子档案的利用
电子文件回档后，即成为电子档案。电子档案在做好保管的条件下，其治理效能主要体现在利用上，为医院的建设和发展服务。电子档案的利用一般有三种方法：（1）提供拷贝。电子档案具有良好的复用性，档案治理部分可以通过移动硬盘、软磁盘、U盘等载体向利用者提供记录在特定载体上的电子档案。（2）网络传输。通讯与计算机技术结合，为我们提供了广阔的网络环境。通过计算机网络进行远间隔传输，不仅更为方便、快捷、可靠，而且为医院远程会诊提供了技术支撑。（3）直接利用。直接利用是利用者通过档案馆或另一个检索机构的电子计算机，在档案馆或网络上直接查询的一种方法。其特点是可以减少大量的治理工作，为利用者提供技术支援，使更多的读者同时利用同一份电子档案。在电子档案的利用过程中，要留意以下三点：一是确定电子档案使用权限，查阅职员只能查阅本人权限之内的电子档案，如需查阅超越权限的电子档案，需经有关部分同意。二是强化电子档案密级治理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行。三是采用通讯传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密匙进行定期或不定期的更换。
（科教论文网 lw.nSeAc.com编辑发布） 4 医院电子档案治理应留意的几个题目
4.1 建立档案两套制治理，确保电子档案的使用安全。目前，在现有技术条件下，结合医院实际情况，纸质档案与电子档案将会并存很长时间，所以要建立档案两套制治理，以确保数据安全。在档案整理回档过程中，应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录
