浅谈企业档案信息化治理(2)
2014-05-23 01:45
导读：(五)档案职员素质要求进步 档案治理职员的综合素质，直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，对发挥档案资料整体效能有着不可替换的作用。随着
(五)档案职员素质要求进步
档案治理职员的综合素质，直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，对发挥档案资料整体效能有着不可替换的作用。随着
计算机技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善以及办公自动化设备的应用，新载体形态方式的公文的大幅增加，机读型、缩微型、视听型档案资源大量涌现，深刻影响着企业档案工作队伍结构及档案职员知识结构的变化，对档案治理职员的政治素质和业务素质提出了更高的要求，档案治理职员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案治理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的治理方法治理档案的基本技能。概括来说就是：政治过硬，道德高尚；知识广博，业务精良；严谨求实，开拓创新；肯定自我，善于公关。
二、强化企业档案信息化治理的思路
目前我国企业的档案信息化建设还处在探索和发展阶段，信息化治理的上风未能充分发挥，因此，在很多方面还存在着这样或那样的题目，已不能完全适应信息技术发展对档案工作的新要求。因此，档案工作必须适应新形势，迎接新挑战，开创新局面，全面推进企业档案信息化建设。
（一）加强档案工作领导，增强档案信息意识
档案信息化建设是新时期档案部分的一项基础性工作，是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。企业领导者的档案治理的信息化意识水平直接决定了企业档案信息化建设以及信息化的深度和广度。为此，作为企业的领导者，应切实把企业档案信息化建设摆上议事日程，从建设一流企业和科学化治理的高度熟悉档案信息化建设工作的极端重要性，并关心和支持这一事业。要积极倡导和鼓励、支持有所作为的理念和行动，并把档案信息化治理纳进本企业
工作计划和考核范围。其次，各级领导，尤其是主管档案工作的领导，要了解档案工作现状，精心策划，制定方案，提供人才、技术、设备及资金保障，指导档案部分依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和题目，真正使这项工作成为一把手工作。
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（二）实施科技兴档，实现信息资源共享 企业档案、图书、情报、资料，共同构成企业的信息服务体系。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的档案文献情报，任何一个部分都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、资料、图书、情报等部分各自为政的局面，建立一个完整的信息利用系统，依托企业信息化建设，运用计算机网络技术实行一体化治理，充分发挥整体上风。基于此，应做到以下两点：一是实行数字化信息治理。将档案信息以图、文、声一体化方式存储与传输，缩小档案的存储空间，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库，从而使档案信息资源共享成为可能；二是实现网络化治理。企业档案信息化建设应依托企业网络系统建设取得设备、资金上的支持，通过现代科学技术，为信息的有效利用创造良好的条件。通过构建网上档案服务平台，把已转化为数字化的多种形式的多媒体档案信息数据库在网上发布，实现异地随时查询和利用档案信息，从而使档案信息用更快捷、更生动、更形象的方式为企业各部分提供最优质的利用服务。
（三）加强基础治理工作，实现档案规范治理
档案部分要利用现代化的治理理念、治理手段、治理方法，加强对信息文件积累、鉴定、著录、回档等环节的监视、指导，进步档案服务水平，使档案工作达到标准化、规范化、信息化，以更好地为企业的生产、经营提供服务。要把握先进的数字化技术，选择好建库软件，做好档案的著录和标引工作，按照档案数据标准，同一著录项目，同一著录格式，同一检索语言，规范制作数据，规范检索标识，进步档案数据检索的正确性和完整性，使利用者可以迅速正确、多途径、多角度地对数据库中的信息进行检索。要做好电子文件回档和治理工作，为信息资源开发奠定基础。在收集回档中，要留意电子档案的系统性、完整性、真实性和有效性。要和回档职员密切配合，做到多渠道、全方位地收集各种电子文件材料，防止电子文件分散在各个部分，杜尽
