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论企业档案管理

2016-05-21 01:01 摘 要：分析了企业档案管理的重要性，阐述了企业档案管理的原则，并对现行档案管理工作提出了相应的建议，以期为有关档案工作者提供参考。
　　关键词：企业；档案；管理；建议
　　
　　1 企业档案管理的重要性
　　
　　企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。各企业应注意日常工作中，各种文件材料的形成、积累，并按一定要求进行科学分类整理，统一管理本企业各门类、各种载体的档案，实现档案的有效利用。
　　（1）企业的档案是企业科技发展的催化剂。
　　（2）企业的科技档案是知识形态的生产力。
　　（3）企业档案是企业经济效益和社会效益的表现形式。
　　（4）企业档案是企业文化的重要部分，是企业成功的金桥。
　　
　　2 企业档案管理原则
　　
　　（1）统一领导，分级管理。企业内部的档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施综合管理。
　　（2）维护企业档案的完整与安全。维护档案的完整，从数量上说，要保证企业档案在内容上齐全配套；从质量上说，要保持企业档案的系统性和内在的有机联系，在范围上应涵盖企业全部工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆砌。维护企业档案的安全，对企业档案进行很好的管理和保护，要加强保密工作，严防企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生，严守企业档案中所含的涉密事项，保护知识产权，维护企业的合法权益。
　　（3）便于企业和社会对企业档案的有效利用。企业档案的利用，既是企业档案工作的基本出发点，又是企业档案工作的最终目的。企业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展，就是因为它对社会有一定的利用价值。企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终，并且是检验档案管理工作质量的根本标准。
　　
　　3 加强企业档案管理建议
　　
　　3.1 统一规范，建立档案管理现代技术标准，加快相关法规的完善，保护知识产权、提高信息的可获取性
　　档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。因为现代档案信息已不再属于一个部门，而是作为一个地区、一个系统、一国或多国乃至国际档案信息交流的一个组成部分。因此档案工作部门必须要遵循标准化的原则，对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作，都要严格按照统一的标准进行规范整理。国家相继出台了一系列相关标准，除了信息管理共用的标准和目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准外，还有电子文件管理专用的标准和规范，如《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/ T 15 -1995） 、《CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试》（ GB/T17679 - 1999） 、《CAD 电子文件管理》（ GB/T17825. 1～10 - 1999） 、《纸质档案数字化技术规范》（DA/ T 31 -2005） 、《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T 32 - 2005） 等。并不断完善、修改《档案法》等相关法律，进一步为档案管理信息化提供法律依据。
　　3.2 提高企业档案管理人员的素质
　　（1）具有较高的政治素质。提高档案专业人员的政治素质，首先要认真学习马克思列宁主义、毛泽东思想、学习邓小平建设有中国特色社会主义理论与档案工作实际结合起来，着力解决好世界观、人生观问题，为档案事业的发展奠定坚实的思想理论基础。
　　（2）具有较高的职业道德素质。档案专业人员必须具有较好的职业道德，要牢固树立为利用者提供优质服务的宗旨，提高服务质量。档案专业人员应尊重档案、尊重历史，坚持据实立档，据实用档；必须忠于职守，具有严格的保密观念，以确保档案在政治上的安全。