秘书工作艺术谈
2016-12-15 01:06
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秘书工作的性,表现在技能与技巧的运用上面。要想做一名好秘书,不仅仅要明确认识自己所处的位置,找准自己的坐标,要具备广博的知识,还要懂得一系列工作和工作艺术。其方法和艺术主要体现在"三服务"方面。那么,怎样表现秘书工作的艺术呢? 实践证明,多位领导者,就有多种个性特点或类型。要根据领导者的性格类型相处,逆着来往往会出。如内向性格的领导,喜欢独自思考问题与办理事务;外向性格的领导,善于人际交往,喜欢同别人一起商量工作。对待前者,秘书最好是在事前当参谋,事后做助手,当领导在独立思考的时候,就不?quot;参谋"了,否则,就会干扰他的思考。对待后者,要及时协助他组织人员共同商量工作,秘书要有分寸地参与其中,发挥参谋和助手作用。 秘书工作是以领导工作为轴心,要紧紧围绕这一轴心,进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动,要看秘书的工作艺术。有四个方面:一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作;二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作,能够分清工作的轻重缓急,主动排除干扰中心工作的事项;三是领导工作的思路,领导的意图,并加以理解、完善和落实,四是积累和储存有关工作资料,该记住的要记熟,该保存的要保存。有了这四个方面的基础,工作中才能与领导者有一致的认识,才有共同情感和语言,商量工作时,补充和修正的意见,才能提到点子上。 日常工作中,要善于将领导的决策、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项,明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等,按计划列出个明细运行图。 秘书工作起上下达情、左右疏通作用。上下达情也有性,就是调换角度的艺术。在下达的时候,要站在上级角度,把上情不漏地讲得清清楚楚;在上报的时候,要站在下级角度,把下情不贪地说得明明白白。 现实工作中,上下级领导不论是在看的观点和上,还是在解决问题的战略和战术上面,都会存在一些程度不同的差异。这些差异的存在是客观的,可以理解。但是能不能缩小差异、找出差异的结合点,与秘书日常的及时沟通、协调有着密切关系。秘书与两级领导都不存在差异,才能去做协调上下级的差异的工作,缩小或化解上下级的差异,取得认识一致。 挡驾的对象是找上门来的同志,其层次有别,事项的轻重有别。秘书对来者要有正确的认识和态度,它是秘书协助领导理顺工作,帮助下级或群众解决问题的机会,也是提高协调和社交能力的机会。秘书人员要讲究工作艺术,对来者都要热情接待,给予关照协助。来者是办事的,不是走亲访友。因此,挡驾的重点也要放在办事上。办事是以理、以法为准,将来者要办的事情弄清楚,然后进行归类,属于哪个部门管的就归哪里去办。大致有三种情况:一是属于领导审批和需要急办的事项,要立即协助来者找主管领导办理;如果领导不在一时又找不着,可将事留下,抽空再找领导,有了结果马上转告;二是属于职能部门管理的事项,协助来者找职能部门办理;三是涉及多方面的事项,应以开会方式解决为好,就建议领导主持开会,召集有关方面人员参加,统一安排布置,妥善处理。 挡驾工作是代表领导机关进行的,应该注意机关的良好形象,克服那种"门难进、脸难看、话难听、事难办"的作风。对来者的态度要冷静、谦和、诚挚,要有好风度、好品德。对一些缠身棘手的事项。也要有耐力。不能以烦对火,以火对暴,把事情弄僵了。挡驾过程中,应注意语言艺术和应变能力,应变能力要通过语言艺术表达出来。接待的语言有可循,对平级或下级的同志,其语言的基调是谦虚磋商供的口气;但又不能离开大原则。对上级的语言基调则是多用
请示报告、探询的口气,且不可不懂装懂。