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谈市县建立文件中心

2017-08-28 05:37 毕业

1、市县建立文件中心是的需求

很多人在文件与档案的概念和文件生命周期等上有不同的看法，我认为不件还是档案都是文件运行的不同阶段，只是不同阶段有不同的管理方式。在我国现行文件由形成单位管理，半现行文件由各基层档案室管理，非现行文件由档案馆管理。这种松散的管理模式已经跟不上社会发展的需求，管理的弊端越来越突出，已经成为档案工作发展的桎梏。

-犘《全的管理模式，浪费严重

市县绝大多数立档单位规模比较小，文件、档案形成数量比较少，但麻雀虽小5脏俱全，每个单位都要设立档案室，这样就需要至少占用１-２间办公室，添置设备、配备人员，建立-整套的管理程序和。仅以石景山市为例，共有１７０多个-、2级档案室，档案室面积３９７０多平方米，１９０名档案工作人员。各个单位都要在人力、物力、财力方面投入，这种多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、财力的重复投入，浪费严重。

2牴ぷ鞑坏轿唬管理水平低

从目前情况看，档案室工作的水平完全取决于该单位领导者的档案意识、重视程度和档案工作人员的素质。档案工作是-门专业，但绝大多数的档案员是兼职的，缺少档案专业知识，工作队伍不稳定。如石景山市９３％的档案工作人员是兼职的，９９％的档案员无专业知识，专业素质有待提高，虽经多次专业培训，但距工作要求仍相差甚远，工作人员经常调换，每年调换率均在２０-３０％左右。这些因素造成了档案工作水平较低。化管理是档案工作的必然趋势，但目前状况对实现现代化管理阻力很大。 （科教作文网http://zw.NSEaC.com编辑发布）

3犑邢氐蛋妇帧⒌蛋腹莨ぷ餮沽Υ螅很难提高工作水平

由于基层单位档案工作队伍不稳定，专业素质有待提高，档案局不加强培训和具体的指导就无法开展工作。因此基础业务培训和业务指导挤占了档案局绝大部分时间，使他们无法深入开展业务工作，提高工作水平。同样由于档案工作队伍专业素质有待提高，很大1部分重复和价值不大的档案被划定为进馆范围，因此，档案馆在接收进馆档案时工作压力非常大。

4 现代化管理进程缓慢

文件、档案现代化管理需具有“同1性”和“互换性”，只有工作水平基本统1才能达到资源共享。而分散管理，各单位档案室管理水平参差不齐，要达到资源共享难度非常大，且需要的时间也很长。

5 文件社会化难度大

随着社会不断前进，人们的档案意识不断加强，自我保护意识不断加深，这些都会促进文件、档案利用需求的不断增加。分散管理给社会利用工作增加很多麻烦和不便。管理分散，也很难达到管理的要求，因而不能满足利用者优质、快捷的服务要求。

建立文件中心，半现行文件脱离形成单位，直接由文件中心管理，能做到人员专业化、经费专项化、设备专门化、管理科学化；既能减少文件形成单位多方位投入，又能满足方便利用；既节省人力、物力、财力，又能减少档案局、档案馆的工作压力，使档案局、馆的工作正常开展；既能实施科学的鉴定、合理分流文件，又能保证档案馆收藏档案的质量，将管理活动真正按其纳入科学管理轨道。文件中心突出的优势是符合高效、精简、节约的原则，能将松散的“小而全”的机关档案室管理模式迅速向具有集约化、科学化、社会化、规模化的管理模式转化，大大提高工作质量，为档案工作更广泛地为社会服务创造了条件。文件中心还可以通过各市域网，逐步实现档案信息化，达到资源共享，并可为今后文件网络传输做好准备。

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档案工作生命力的所在就是利用，因此档案工作的出发点和落脚点都必须是档案的利用工作。旧的管理模式已经不适应需要，就应该建立新的模式。建立文件中心逐步取代各单位档案室是市县档案工作的发展方向。

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2、市县文件中心的体制、职能

1犖募中心的体制

文件中心应为政府职能。当初美国建立文件中心的目的是为了实现上的节约，是-种政府行为，而今我们建立文件中心仍应为政府行为，这也与当前我国现行和半现行文件煹蛋福牴芾硖逯葡辔呛稀Ｊ邢匚募中心应是政府直属机构，在市县政府的领导下，接受市县档案局的监督与指导。

2犖募中心的职能

文件中心负责现行文件和半现行文件的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、向档案馆移交等项工作，具体包括：

１、文件中心的收集工作

文件中心的收集工作面对的是全，不仅包括党政机关、人民团体、事业单位等立档单位，还应包括不同所有制及个人所形成的不同门类、不同载体的现行文件。

２、文件中心的整理和管理工作

文件中心负责将接收的文件进行编目、排列、上架、保管等工作。其整理、管理条件和要求应与档案馆的要求1致。

３、文件中心的利用工作

文件中心的利用工作应面对全社会，遵守我国文件、档案利用的规定和要求，面对机关、团体和个人。利用的形式也应是多样的，但主要取决于文件中心的规模和工作水平。

４、文件中心的鉴定和销毁工作

鉴定和销毁工作指对已到保管期限的文件进行鉴定和销毁，其鉴定和销毁工作由文件中心和文件形成者共同完成。

５、文件中心定期向档案馆移交文件

向档案馆移交文件是文件中心的义务，文件在文件中心保管１０-２０年后向档案馆移交。究竟多少年移交更合适，可根据文件中心的发展和社会的利用需求逐步确定。 （科教作文网http://zw.ΝsΕAc.com发布）

3、市县建立文件中心的步骤

市县建立文件中心取代各基层档案室，可以说是档案工作管理体制的改革，必然要有-个过程，我认为可分3步走：

第1步：建立文件中心取代市委、市政府、市人大、市政协、市纪检5套班子的档案室，开展市首脑机关的档案工作。

第2步：取代市委、政府下属局处单位的档案室，为市委、市政府工作服务。

第3步：面向社会、企业、个人，开展全方位的服务，并考虑有偿服务。

任何改革都会有1个痛苦的过程，从眼前利益看，建立文件中心政府要投入1笔资金。过去是各单位分散投资，现在将分散资金、多方位投资变为统1投资，看似1笔大投入，而实际上比分散投资要节约得多。

文件中心取代档案室，各基层单位节省了档案室占用的办公室，而市政?要投入一笔资金建文件中心的工作用房，但集约化管理要比分散管理节约、高效?BR>
文件中心取代档案室，各单位不再配备档案员，而档案员大多是兼职，从眼前看，也没有减少工作人员，但工作量减少了，工作人员可以统筹安排。总之，工作专1了，质量提高了，工作面更广了，化水平高了。

文件中心对我们来说是-种新事物，从松散的档案室管理向集约式的文件中心管理模式过渡，需要1个过程，因此从思想上、管理上、专业要求上都要有-个过渡阶段，才能逐渐走上正轨。

，在专业管理上没有成熟的经验，1些具体业务还没有具体地实施，而且在具体工作中，还会不断出现新，这些都需要我们在实践中不断探索。