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文秘:花瓶,还是高管

2017-08-29 05:00
导读:管理论文毕业论文,文秘:花瓶,还是高管样式参考,免费教你怎么写,格式要求,科教论文网提供大量范文样本:毕业   个人职业生涯篇   智:您是何
毕业

  个人职业生涯篇

  智:您是何时进入文秘这个行业的?当时是出于什么考虑选择了这个行业?

  Eva:1毕业就进入文秘这个行业了。毕业的时候,我进了1家国际知名的建材水泥行业公司,做管理培训生,当时机会赶的比较好,别的岗位都会跟技术有关系,我本身不太喜欢,这个行业特定,而且公司已经很有名了,市场、销售方面也没有太大发挥的空间。这样比较起来,我觉得秘书还比较适合我,所以轮岗之后就分配文秘岗位了。

  智:您的日常工作1般都包括哪些内容?能否详细讲讲?

  Eva:文秘的工作是非常庞杂的。具体来说包括:在召开会议前与部门经理沟通会议讨论事项,准备会议记录;掌控开支付、还;与所有部门保持联系沟通;接听部分电话,安排会面与上海、济南等分公司保持联系沟通;收发传真,打印文件,整理商务卡片,准备发言材料;预定航班和旅馆;其他临时工作;安排工作事项。这些只是比较书面的说明,其实凡是老板要求你做的事情,都在你的工作范围之列。

  智:进入这个行业后,最深刻的体会和感受有哪些?能结合具体事例讲1下吗?

  Eva:做1个优秀秘书,首先要看他在哪个行业、为什么样的企业服务,不管做什么,最基本的素质有这么几个:1是执行力,1是判断力。因为,秘书是离公司管理层最近的人,但不等于管理者,他们怎样执行管理中1些具体的环节和步骤,要帮助管理者协助管理者做决策。在协助决策的过程当中,秘书个人主观的判断和决策是没有的,必须要不折不扣地支持管理者来做出决策,所以执行力是1个优秀秘书必备的1个基本素质。

  举个例子来讲,比如工作当中有1个管理沟通会议,这个沟通会议并没有确认这个信息可以向外发布,秘书听到了,这时他需要进行判断,对于那些不能向外公布的信息,这些信息对他来说,也只能当做完全不知道的信息。

  另外,做1个优秀秘书要有好的判断力。有些事情可能由于秘书的介入更好地支持了决策。譬如说,秘书最了解自己主管的个性了,如果主管带了情绪做了某些判断,和其平时的判断风格不符合,就需要秘书做出提醒。如果1个判断力强的秘书,就可能在这个过程中延缓某个文件的发送。也许就是这个故意延缓了信息发送的举措,使上司规避了可能发生的错误。

  另外,既符合自己职业操守,又能很好地协调与决策人之间的微妙关系,这样的秘书是受管理者青睐的秘书,这点来讲,秘书的素质是来自两个方面积累的,1个是自身人格素质不断修炼的过程,第2个是来自个人职业操守素质的不断完善,这个完全依赖于秘书个人的诚信。而这都是秘书培养自己素质的核心动力源。

  智:在这几年的工作中,最让您印象深刻的事情是哪1件?这件事情,对您的影响是什么?

  Eva:对于文秘来说,尤其是做CEO的秘书,工作1定要细心认真。因为你通知的事情不是你自己的事情,它代表了你的上司的意思或者整个公司管理层的意思。记得有次通知管理会议,本来应该通知中层领导,但是我发错了邮件给了全体同事,1个上午整个电话都再响,同事们都问我开会是怎么回事?开什么会议?感觉很尴尬,如果要是机密文件发错了泄露,产生的后果无法估量。

  行业展望篇

  智:有很多人认为文秘这个职业是最“吃青春饭”的职业之1,结合您的经验,您认为,这个行业的工作强度和发展前景是怎样的?

  Eva:提起秘书,多数人会想到年轻漂亮的女孩子,也会认为那是她们吃“青春饭”的专利。实际上秘书作为1个行业已经形成了独特的行业特色,在国外顶级的秘书有两种:1种是高级决策层的成员,另1种被称为“PA”(personal assistant)私人助理。所以秘书并不是吃“青春饭”,而是捧着“金饭碗”。当你从前台秘书—部门初级秘书—中级秘书—高级秘书甚至升至助理、行政总监等位置时,秘书的发展空间实在很大。但是仅仅是具备秘书的基本素质,远远不够,要想成为高级秘书,领导力、协调能力、管理能力都需要多年甚至10几年的培养和修炼。所以秘书年轻并不是资本,反而是“越老越值钱”。高级的秘书合理年龄至少在30岁以上,年龄偏大不影响达到秘书职位的顶点。只有到此时才能真正领悟秘书工作的全部内涵。

  智:根据您的了解,这个行业的职业发展、晋升和薪酬增长方面的情况大致是怎样的?

  Eva:职业发展因人而异,1般情况下,文秘最后的发展,如果是国企,会做个办公室主任什么的。如果是外企或私企,会向市场、公关、做人力资源这些方面去发展。薪资的结构1般是:没有奖金,就是固定的。你做的对是你应该做的,你做错就是你的不对。

  1般来讲,单从秘书来讲,男秘书做的事情要更多,级别也会更高1些。传统上觉得女孩比较适合做秘书,其实没有太大差别。有些老板就会配1个男秘书,1个女秘书。通常女秘书还有“花瓶”的角色,代表着公司的形象。大公司甚至每个部门都有1个秘书,像华为有单独的秘书部门,有些公司却是某个下属同时兼任秘书的工作,级别高的秘书当然是会单设的。

  在国内,真正的高级秘书是非常少的,1般是给老板做些辅助性的工作。但在国外,1些高端的企业,高级秘书是比较重要的,会成为重要的管理人员。但那种1开始就做很基础的工作的文秘,是很难转成这种类型的高级秘书的。对秘书很重视的公司,也应该是做4到5年能够成为高级秘书吧,她/他本身的能力也是比较重要的。

  做秘书都是刚入行做的,因为这个行业门槛相对比较低,跟部门熟悉之后,你在公司喜欢做哪个职位,尽力学1些东西,觉得自己几年以后改行的话,都是可以的。因为你是老板身边最近的人,所以1般很多人都愿意教你。这是个敲门砖。所以,如果在做了几年文秘之后,觉得自己不喜欢这个职位的话,转型还是比较容易的。

  薪酬的话,保守点讲,刚进入是2500-3500;这跟公司比较有关系,小公司1般干几年之后能达到4000就比较高了,但在1些大公司,6000以上都是有可能的。

  智:您认为,文秘这个行业,目前存在哪些需要改善或者改变的问题?

  Eva:大家对它的理解不1样,有些公司把它看的很大,有些公司却不怎么重视。这个固定的行业具体的职位要求和工作内容其实应该是比较固定的。

  新人建议篇

  智:进入文秘这个行业,应届毕业生需要具备哪些“硬件”和哪些“软件”?

  Eva:秘书并不像想象的那么轻松。所以,如果有意做秘书这行,那就必须先审视1下自己是否具备必要的素质,它要求的综合条件比较多,而且,也跟公司的风格有关:(1)具有细致、周到的思考习惯,1丝不苟的工作作风;(2)办事条理清楚、记忆准确;(3)忠心、诚实、不喧宾夺主;(4)了解企业和公司的部门机构和人员配置,精通文秘工作的基本知识;(5)具有较高的外语水平和文字能力;(6)具有中英文打字等现代化办公手段;(7)具有1定的公关能力,懂得1定的社交礼仪。

  比如生产部的秘书,要有化工或理工科背景,资深的可能要有英语专业背景,公关部门的秘书可能需要有公共管理背景等,如果你有很好的专业背景的话你做事情会事半功倍。外语方面的能力是比较重要的。

  智:应届生从事这个行业,分别有哪些优势和劣势?您认为,1般什么样的应届生会比较受欢迎?

  Eva:优势就是:聪明,学习能力强,适应环境能力强。劣势就是:没有实际工作经验,对自己能力估计不足,待人处事不够职业。但是不用担心,在工作1定时期内都可以适应。1般勤奋塌实、乐于助人、喜欢分析事情的应届生会比较受欢迎。

  智:新人在进入这个行业时,性格或者类型有偏好吗?

  Eva:比较懂事的那种,她除了做好自己的本职工作之外,比较热情开朗,容易跟别人相处,责任心比较强,职业能力比较强,懂得跟各个部门打交道,除了工作之外,跟老板接触的比较夺,对老板的私人情况比较了解,哪些需要说,哪些是不能说的,你应该怎样做好老板的左右手或者让他更轻松地工作。

  智:您对文秘这1行业的新人还有其他什么建议吗?并请具体说明。

  Eva:除了基本工作能力以外,和上司相处也是1门学问:每1个人都有1个直接影响他事业、健康和情绪的上司。与你的上司和睦相处,对你的身心、前途都有极大的影响。   

  1、倾听。当上司讲话的时候,要排除1切使你紧张的意念,专心聆听。眼睛注视着他,不要死呆呆地埋着头,必要时作1点记录。他讲完以后,你可以稍思片刻,也可问1两个问题,真正弄懂其意图。然后概括1下上司的谈话内容,表示你已明白了他的意见。切记,上司不喜欢那种思维迟钝、需要反复叮嘱的人。

  2、简洁。简洁,就是有所选择、直截了当、10分清晰地向上司报告。准备记录是个好办法。使上司在较短的时间内,明白你报告的全部内容。如果必须提交1份详细报告,那最好就在文章前面搞1个内容提要。

  3、讲1点战术。不要直接否定上司提出的建议。他可能从某种角度看问题,看到某些可取之处,也可能没征求你的意见。如果你认为不合适,最好用提问的方式,表示你的异议。如果你的观点基于某些他不知道的数据或情况,效果将会更佳。别怕向上司提供环消息,当然要注意时间、地点、场合、方法。

  4、解决好自己分内的问题。

  5、维护上司的形象。你应常向他介绍新的信息,使他掌握自己工作领域的动态和现状。   

  6、积极工作。有经验的下属很少使用“困难”、“危机”、“挫折”等术语,他把困难的境况称为“挑战”,并制订出计划以切实的行动迎接挑战。在上司前谈及你的同事时,要着眼于他们的长处,而不是短处。否则将会影响你在人际关系方面的声誉。

  7、信守诺言。如果你承诺的1项工作没兑现,他就会怀疑你是否能守信用。如果工作中你确实难以胜任时,要尽快向他说明。虽然他会有暂时的不快,但是要比到最后失望时产生的不满要好得多。

  8、了解你的上司。1个精明强干的上司欣赏的是能深刻地了解他,并知道他的愿望和情绪的下属。

   9、关系要适度。你与上司单位中的地位是不同的,这1点心得有数。不要使关系过度紧密,以致卷入他的私人生活之中。与上司保持良好的关系,是与你富有创造性、富有成效的工作相1致的,你能尽职尽责,就是为上司做了最好的事情。

  其他补充篇:

  智:假如你现在处于这种情况:你知道某个部门的主管做了1些违反公司规定的事情,你是否会跟老板报告?

  Eva:假如客观情况存在的话,我个人的话,我可能不会说,至少不会在办公室说。因为办公室我未必知道的是全面的事实,办公室太严肃了。即使需要跟老板说的话,也可能会在1些轻松的场合点1下。

  智:作为1个女高管,能否给女毕业生们1些求职建议?

  Eva:前面已经讲到了许多。在这里我需要提醒的就是:在面试时要注意得体大方,不要花枝招展。此外,进入工作岗位后,要跟老板沟通,沟通你的工作内容,但1定不要给老板你什么都管的感觉,了解他,就会知道该在什么时间干什么。除了你做好日常的,你就知道具体做什么。切忌太楞。还有跟老板出去的话,切忌出风头。这样对你本人或者公司都非常不好。

  智:您对那个“史上最牛女秘书”怎么看?

  Eva:这个秘书其实是工作和私人生活没有分开。虽然说是8小时和8小时之外,但其实界限分得并不清楚。老板交代的这个事情如果很重要,必须立刻去做,我当然就会马上赶回来,把钥匙送过来。或者,我会问问住的比较近的同事,或者是做门卫的大爷,请他们帮忙送钥匙,或者跟老板沟通1下,问问他:我明天早上送去可不可以。必须在进行了良好的沟通之后再去做这件事情。如果他说不行,必须马上送来,那我肯定会回来,即使我在外地出差,我也会立刻赶回来。因为这件事情会影响到其他人,会影响到公司。

  要看这件事情的紧急度,假如非常着急,必须马上处理的,我就会赶过来,假如这件事情能够明天早上再做,或者可以下周1再做,那我就会跟老板商量,看能不能稍后再做。

  作为CEO秘书,你如何处理自己的本职工作、跟其他部门的沟通还有老板的1些比较偏私人的事情,你如何分配时间。

  合理分配时间非常重要,不仅对文秘这个行业,其他行业也是1样的。银行人比较多,排队比较浪费时间,这样我就会选择在早上刚开门的时候就去,或者是在银行快下班的时候去,这样效率就比较高。这样,摸清楚那些常做的事情的规律,比如每月固定多少次去银行,这样我就会记下,合理安排。每到那个固定的时间,我就会在老板忘记的时候提醒1下他,这样的。比如我明天要出去,就顺带把他的1些私人的事情1块办了。只要不是特别紧急的事情,我都可以合并这些内容。他交代的事情必须要拿纸记下来,这样才不至于忘记或者做错。

  给老板办事1定要细心和认真,你的工作是直接报告给他的,如果做错事情的话,就是特别不好的。还有你1旦没问清楚的话,就1定要打电话跟他确认。

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