文秘：花瓶，还是高管

　　个人职业生涯篇

　　智：您是何时进入文秘这个行业的？当时是出于什么考虑选择了这个行业？

　　Eva：1毕业就进入文秘这个行业了。毕业的时候，我进了1家国际知名的建材水泥行业公司，做管理培训生，当时机会赶的比较好，别的岗位都会跟技术有关系，我本身不太喜欢，这个行业特定，而且公司已经很有名了，市场、销售方面也没有太大发挥的空间。这样比较起来，我觉得秘书还比较适合我，所以轮岗之后就分配文秘岗位了。

　　智：您的日常工作1般都包括哪些内容？能否详细讲讲？

　　Eva：文秘的工作是非常庞杂的。具体来说包括：在召开会议前与部门经理沟通会议讨论事项，准备会议记录；掌控开支付、还；与所有部门保持联系沟通；接听部分电话，安排会面与上海、济南等分公司保持联系沟通；收发传真，打印文件，整理商务卡片，准备发言材料；预定航班和旅馆；其他临时工作；安排工作事项。这些只是比较书面的说明，其实凡是老板要求你做的事情，都在你的工作范围之列。

　　智：进入这个行业后，最深刻的体会和感受有哪些？能结合具体事例讲1下吗？

　　Eva：做1个优秀秘书，首先要看他在哪个行业、为什么样的企业服务，不管做什么，最基本的素质有这么几个：1是执行力，1是判断力。因为，秘书是离公司管理层最近的人，但不等于管理者，他们怎样执行管理中1些具体的环节和步骤，要帮助管理者协助管理者做决策。在协助决策的过程当中，秘书个人主观的判断和决策是没有的，必须要不折不扣地支持管理者来做出决策，所以执行力是1个优秀秘书必备的1个基本素质。

　　举个例子来讲，比如工作当中有1个管理沟通会议，这个沟通会议并没有确认这个信息可以向外发布，秘书听到了，这时他需要进行判断，对于那些不能向外公布的信息，这些信息对他来说，也只能当做完全不知道的信息。

　　另外，做1个优秀秘书要有好的判断力。有些事情可能由于秘书的介入更好地支持了决策。譬如说，秘书最了解自己主管的个性了，如果主管带了情绪做了某些判断，和其平时的判断风格不符合，就需要秘书做出提醒。如果1个判断力强的秘书，就可能在这个过程中延缓某个文件的发送。也许就是这个故意延缓了信息发送的举措，使上司规避了可能发生的错误。

　　另外，既符合自己职业操守，又能很好地协调与决策人之间的微妙关系，这样的秘书是受管理者青睐的秘书，这点来讲，秘书的素质是来自两个方面积累的，1个是自身人格素质不断修炼的过程，第2个是来自个人职业操守素质的不断完善，这个完全依赖于秘书个人的诚信。而这都是秘书培养自己素质的核心动力源。

　　智：在这几年的工作中，最让您印象深刻的事情是哪1件？这件事情，对您的影响是什么？

　　Eva：对于文秘来说，尤其是做CEO的秘书，工作1定要细心认真。因为你通知的事情不是你自己的事情，它代表了你的上司的意思或者整个公司管理层的意思。记得有次通知管理会议，本来应该通知中层领导，但是我发错了邮件给了全体同事，1个上午整个电话都再响，同事们都问我开会是怎么回事？开什么会议？感觉很尴尬，如果要是机密文件发错了泄露，产生的后果无法估量。

　　行业展望篇

　　智：有很多人认为文秘这个职业是最“吃青春饭”的职业之1，结合您的经验，您认为，这个行业的工作强度和发展前景是怎样的？

　　Eva：提起秘书，多数人会想到年轻漂亮的女孩子，也会认为那是她们吃“青春饭”的专利。实际上秘书作为1个行业已经形成了独特的行业特色，在国外顶级的秘书有两种：1种是高级决策层的成员，另1种被称为“PA”(personal assistant)私人助理。所以秘书并不是吃“青春饭”，而是捧着“金饭碗”。当你从前台秘书—部门初级秘书—中级秘书—高级秘书甚至升至助理、行政总监等位置时，秘书的发展空间实在很大。但是仅仅是具备秘书的基本素质，远远不够，要想成为高级秘书，领导力、协调能力、管理能力都需要多年甚至10几年的培养和修炼。所以秘书年轻并不是资本，反而是“越老越值钱”。高级的秘书合理年龄至少在30岁以上，年龄偏大不影响达到秘书职位的顶点。只有到此时才能真正领悟秘书工作的全部内涵。

　　智：根据您的了解，这个行业的职业发展、晋升和薪酬增长方面的情况大致是怎样的？

　　Eva：职业发展因人而异，1般情况下，文秘最后的发展，如果是国企，会做个办公室主任什么的。如果是外企或私企，会向市场、公关、做人力资源这些方面去发展。薪资的结构1般是：没有奖金，就是固定的。你做的对是你应该做的，你做错就是你的不对。

　　1般来讲，单从秘书来讲，男秘书做的事情要更多，级别也会更高1些。传统上觉得女孩比较适合做秘书，其实没有太大差别。有些老板就会配1个男秘书，1个女秘书。通常女秘书还有“花瓶”的角色，代表着公司的形象。大公司甚至每个部门都有1个秘书，像华为有单独的秘书部门，有些公司却是某个下属同时兼任秘书的工作，级别高的秘书当然是会单设的。

　　在国内，真正的高级秘书是非常少的，1般是给老板做些辅助性的工作。但在国外，1些高端的企业，高级秘书是比较重要的，会成为重要的管理人员。但那种1开始就做很基础的工作的文秘，是很难转成这种类型的高级秘书的。对秘书很重视的公司，也应该是做4到5年能够成为高级秘书吧，她/他本身的能力也是比较重要的。

　　做秘书都是刚入行做的，因为这个行业门槛相对比较低，跟部门熟悉之后，你在公司喜欢做哪个职位，尽力学1些东西，觉得自己几年以后改行的话，都是可以的。因为你是老板身边最近的人，所以1般很多人都愿意教你。这是个敲门砖。所以，如果在做了几年文秘之后，觉得自己不喜欢这个职位的话，转型还是比较容易的。

　　薪酬的话，保守点讲，刚进入是2500-3500；这跟公司比较有关系，小公司1般干几年之后能达到4000就比较高了，但在1些大公司，6000以上都是有可能的。

　　智：您认为，文秘这个行业，目前存在哪些需要改善或者改变的问题？

　　Eva：大家对它的理解不1样，有些公司把它看的很大，有些公司却不怎么重视。这个固定的行业具体的职位要求和工作内容其实应该是比较固定的。

　　新人建议篇

　　智：进入文秘这个行业，应届毕业生需要具备哪些“硬件”和哪些“软件”？

　　Eva：秘书并不像想象的那么轻松。所以，如果有意做秘书这行，那就必须先审视1下自己是否具备必要的素质，它要求的综合条件比较多，而且，也跟公司的风格有关：(1)具有细致、周到的思考习惯，1丝不苟的工作作风；(2)办事条理清楚、记忆准确；(3)忠心、诚实、不喧宾夺主；(4)了解企业和公司的部门机构和人员配置，精通文秘工作的基本知识；(5)具有较高的外语水平和文字能力；(6)具有中英文打字等现代化办公手段；(7)具有1定的公关能力，懂得1定的社交礼仪。

　　比如生产部的秘书，要有化工或理工科背景，资深的可能要有英语专业背景，公关部门的秘书可能需要有公共管理背景等，如果你有很好的专业背景的话你做事情会事半功倍。外语方面的能力是比较重要的。

　　智：应届生从事这个行业，分别有哪些优势和劣势？您认为，1般什么样的应届生会比较受欢迎？

　　Eva：优势就是：聪明，学习能力强，适应环境能力强。劣势就是：没有实际工作经验，对自己能力估计不足，待人处事不够职业。但是不用担心，在工作1定时期内都可以适应。1般勤奋塌实、乐于助人、喜欢分析事情的应届生会比较受欢迎。

　　智：新人在进入这个行业时，性格或者类型有偏好吗？

　　Eva：比较懂事的那种，她除了做好自己的本职工作之外，比较热情开朗，容易跟别人相处，责任心比较强，职业能力比较强，懂得跟各个部门打交道，除了工作之外，跟老板接触的比较夺，对老板的私人情况比较了解，哪些需要说，哪些是不能说的，你应该怎样做好老板的左右手或者让他更轻松地工作。

　　智：您对文秘这1行业的新人还有其他什么建议吗？并请具体说明。

　　Eva：除了基本工作能力以外，和上司相处也是1门学问：每1个人都有1个直接影响他事业、健康和情绪的上司。与你的上司和睦相处，对你的身心、前途都有极大的影响。　　　

　　1、倾听。当上司讲话的时候，要排除1切使你紧张的意念，专心聆听。眼睛注视着他，不要死呆呆地埋着头，必要时作1点记录。他讲完以后，你可以稍思片刻，也可问1两个问题，真正弄懂其意图。然后概括1下上司的谈话内容，表示你已明白了他的意见。切记，上司不喜欢那种思维迟钝、需要反复叮嘱的人。

　　2、简洁。简洁，就是有所选择、直截了当、10分清晰地向上司报告。准备记录是个好办法。使上司在较短的时间内，明白你报告的全部内容。如果必须提交1份详细报告，那最好就在文章前面搞1个内容提要。

　　3、讲1点战术。不要直接否定上司提出的建议。他可能从某种角度看问题，看到某些可取之处，也可能没征求你的意见。如果你认为不合适，最好用提问的方式，表示你的异议。如果你的观点基于某些他不知道的数据或情况，效果将会更佳。别怕向上司提供环消息，当然要注意时间、地点、场合、方法。

　　4、解决好自己分内的问题。

　　5、维护上司的形象。你应常向他介绍新的信息，使他掌握自己工作领域的动态和现状。　　　

　　6、积极工作。有经验的下属很少使用“困难”、“危机”、“挫折”等术语，他把困难的境况称为“挑战”，并制订出计划以切实的行动迎接挑战。在上司前谈及你的同事时，要着眼于他们的长处，而不是短处。否则将会影响你在人际关系方面的声誉。

　　7、信守诺言。如果你承诺的1项工作没兑现，他就会怀疑你是否能守信用。如果工作中你确实难以胜任时，要尽快向他说明。虽然他会有暂时的不快，但是要比到最后失望时产生的不满要好得多。

　　8、了解你的上司。1个精明强干的上司欣赏的是能深刻地了解他，并知道他的愿望和情绪的下属。

　　　9、关系要适度。你与上司单位中的地位是不同的，这1点心得有数。不要使关系过度紧密，以致卷入他的私人生活之中。与上司保持良好的关系，是与你富有创造性、富有成效的工作相1致的，你能尽职尽责，就是为上司做了最好的事情。

　　其他补充篇：

　　智：假如你现在处于这种情况：你知道某个部门的主管做了1些违反公司规定的事情，你是否会跟老板报告？

　　Eva：假如客观情况存在的话，我个人的话，我可能不会说，至少不会在办公室说。因为办公室我未必知道的是全面的事实，办公室太严肃了。即使需要跟老板说的话，也可能会在1些轻松的场合点1下。

　　智：作为1个女高管，能否给女毕业生们1些求职建议？

　　Eva：前面已经讲到了许多。在这里我需要提醒的就是：在面试时要注意得体大方，不要花枝招展。此外，进入工作岗位后，要跟老板沟通，沟通你的工作内容，但1定不要给老板你什么都管的感觉，了解他，就会知道该在什么时间干什么。除了你做好日常的，你就知道具体做什么。切忌太楞。还有跟老板出去的话，切忌出风头。这样对你本人或者公司都非常不好。

　　智：您对那个“史上最牛女秘书”怎么看？

　　Eva：这个秘书其实是工作和私人生活没有分开。虽然说是8小时和8小时之外，但其实界限分得并不清楚。老板交代的这个事情如果很重要，必须立刻去做，我当然就会马上赶回来，把钥匙送过来。或者，我会问问住的比较近的同事，或者是做门卫的大爷，请他们帮忙送钥匙，或者跟老板沟通1下，问问他：我明天早上送去可不可以。必须在进行了良好的沟通之后再去做这件事情。如果他说不行，必须马上送来，那我肯定会回来，即使我在外地出差，我也会立刻赶回来。因为这件事情会影响到其他人，会影响到公司。

　　要看这件事情的紧急度，假如非常着急，必须马上处理的，我就会赶过来，假如这件事情能够明天早上再做，或者可以下周1再做，那我就会跟老板商量，看能不能稍后再做。

　　作为CEO秘书，你如何处理自己的本职工作、跟其他部门的沟通还有老板的1些比较偏私人的事情，你如何分配时间。

　　合理分配时间非常重要，不仅对文秘这个行业，其他行业也是1样的。银行人比较多，排队比较浪费时间，这样我就会选择在早上刚开门的时候就去，或者是在银行快下班的时候去，这样效率就比较高。这样，摸清楚那些常做的事情的规律，比如每月固定多少次去银行，这样我就会记下，合理安排。每到那个固定的时间，我就会在老板忘记的时候提醒1下他，这样的。比如我明天要出去，就顺带把他的1些私人的事情1块办了。只要不是特别紧急的事情，我都可以合并这些内容。他交代的事情必须要拿纸记下来，这样才不至于忘记或者做错。

　　给老板办事1定要细心和认真，你的工作是直接报告给他的，如果做错事情的话，就是特别不好的。还有你1旦没问清楚的话，就1定要打电话跟他确认。