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基于ＥＲＰ系统的会计电算化实验探讨(1)

2015-08-27 01:01 【摘要】组织ERP系统下的会计电算化实验，应当明确系统初始设置、业务操作、管理分析三个层次的内容及其目标，遵循仿真原则、流程原则、理念原则、试验原则，并组织一套科学的实验案例，以便学生在实验中理解ERP系统的管理理念和掌握会计业务处理流程。　　【关键词】企业资源计划系统会计实验
　　ERP是美国加特纳公司在90年代初期提出的，随着十多年来的实践和发展，特别是信息技术的快速发展和国际互联网的普及，使得ERP内涵和理论内容不断丰富。ERP综合运用了先进的管理理论和信息技术的最新成果，可以使企业的一切商务交易活动处于系统控制之下，从而合理配置企业的内外资源，提高企业的运营效率。作为财务会计专业的学生，如何通过基于ERP系统的会计电算化实验，理解ERP系统的管理理念和掌握ERP系统中的会计业务处理流程，是一个值得探讨的问题。因此，笔者通过比较过去会计核算软件的实验特点，提出了在ERP系统下的会计电算化实验应当明确的层次目标、遵循的基本原则和案例组织方案。
　　
　　一、ERP系统下的会计电算化实验层次及其目标
　　
　　以往会计电算化实验基本上是选择商品化会计核算软件作为实验平台，重点训练学生如何掌握账务处理系统（总账系统和报表系统）的流程，即训练学生如何录入凭证、审核凭证、记账和结账、定义并生成会计报表。在ERP实验平台下，系统的目标是管理，而非单纯的会计核算，且账务处理系统仅是会计信息子系统中的一个子系统。因此，有必要对ERP系统下的会计电算化实验进行层次划分，以便学生明确ERP系统下的会计电算化实验目标。
　　1.初始设置层次
　　ERP系统中会计业务处理的初始设置工作量是非常大的，也是非常关键的，初始化的成功与否决定了系统的日常操作能否正常运行，也决定了系统所提供的信息的准确性和时效性。其会计业务处理的初始设置一般包括系统环境初始化、账套公共数据初始化和各子系统数据初始化。系统环境初始化主要是对ERP系统的运行环境的初始设置，如数据库系统的安装、ERP系统的安装、网络环境的设置等；账套公共数据初始化主要是对ERP系统中各子系统共享参数的初始设置，如企业性质的选择、编码方案、人员档案、存货档案、供应商档案、客户档案、会计科目体系等；各子系统数据初始化主要是对各子系统中的专用参数的设置，如总账系统的转账凭证定义和银行期初余额调节表数据的设置、报表管理系统中的报表格式、取数公式、审核公式的定义等。在系统初始化设置中，应当注重理解各参数设置的含义和目的，各参数对后续参数设置的影响和对日常操作的影响，如在用友ERP软件总账系统中，对供应商和客户核算的选择，可以通过应收款管理系统和应付款管理系统单独核算，也可并入总账系统作为辅助核算，若选择错误必然导致日常往来款项业务处理的错误。
　　2.业务操作层次
　　ERP系统中会计业务处理的操作关键在于如何正确录入原始数据和掌握各子系统内部业务处理的流程。为了正确录入原始数据，首先应当明确发生的会计业务原始单据应在哪个子系统录入，如销售发票的录入应当在销售管理录入、而不应该在应收款管理录入等；另一方面，在原始数据录入过程中，如何正确地录入数据项目，如在记账凭证的录入中，会计科目只能选择最底层的明细科目代码、记账凭证的类别必须与借方或贷方的科目性质匹配、辅助核算单据的发生额必须与对应会计科目的发生额一致等。各子系统内部数据处理具有严格的先后顺序，即必须遵循内部业务处理的流程，如总账系统的业务处理流程为凭证录入→凭证审核→记账→结账，即记账凭证未经过审核，不能记账；记账凭证尚未全部记账，不能结账。因此，作为业务操作层次，必须重点理解和掌握原始数据在哪个子系统录入，各子系统内部操作的先后关系。
　　3.管理分析层次
　　ERP系统中的管理分析操作包括经营监控、职能报告和业绩评价等三个层面。经营监控主要通过全面预算来完成，包括预算指标设置、预算表构成设计、预算表格式设计、预算逻辑模型设计、预算体系审核等初始定义以及预算编制、预算控制、预算调整、预算分析。职能报告是为了实时了解业务进展情况和业务发展趋势而编制的财务报告、存货报告、人力资源报告等。业绩评价是将企业的实际结果与其预算比较，通过杜邦分析、经济增加值、平衡计分卡等方法，提供全面的业绩评价信息。因此，学生在实验操作过程中，通过指标的设定和方法的选择，重点要理解ERP系统的管理思想。