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谈会计电算化帕内部质量控制

2014-01-27 01:18

会计电算化技术的应用，将广大财会人员从繁重的手工操作中解放出来，有时间和精力参与企业的管理与决策，为企业管理当局、投资者与债权人提供较为准确、及时、全面的财务信息。因而大大提高了会汁工作的质量，改变了会计工作的面貌，会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。但是，随着会计电算化的飞速发展，利用电算化系统的弱点进行的贪污、舞弊等违法犯罪活动也有所增加，企业的内部控制遇到了许多前所未有的新问题，对企业内部控制制度造成了极大的冲击，因此建立一整套适合电算化会计系统特点的内部控制制度就显的尤为重要。
　　一、实现会计电算化存在的几种风险百种会计软件，有些单位还使用自己开发的软件，各软件的水平参差不齐。一些企业使用的软件安伞性与保密性上存在着诸多的问题和不足，使得舞弊者有机可乘。
　　会计电算化系统运行的复杂性，使内部会计控制的范围扩大，内部会计控制的难度加大。由于电算化系统的数据处理方式与手工系统相比有所不同，以及电算化系统建立与运行的复杂性，要求内部控制的范围相应扩大，其中包括一些手工系统中没有的控制内容。
　　会计电算化控制手段和方式的变化，加大了电算化系统的控制风险控制方式和手段，由手工控制转为手工控制和程序化控制相结合，在会计电算化系统中，原有的手工控制手段有些保留，但需要增设一些包含于计算机程序中的程序控制。一般来讲，电算化程度越高，采用的程序化控制也要求越多。
　　在手工会计的组织方式下，企业的会计部门常按经济业务的性质分为不同的职能中心或不同的工作岗位，在这一组织方式下，不同岗位的人员各尽其职，彼此构成一个内部牵制网，十分严密，因而很少出现错漏或舞弊的行为，而一旦出现问题，也可通过核查不同的责任者追究责任，这种职能的分割与人员的分工便形成了行之有效的手工会计的内部组织控制。会计电算化信息系统是按照计算机数据处理系统组织起来的，经济业务的记录和加工，手工会计的记帐、算帐、报帐全部由电子计算机自动完成，这种数据处理的集中性使得传统的组织控制功能减弱。 （科教作文网http://zw.nseAc.com）
　　会计电算化系统由计算机技术人员和单位财会人员共同研制开发时，一方面由于技术人员对财会业务不熟悉，没有全面弄懂用户的要求就开始设计系统，另一方面，财会人员对系统人员的有关技术术语望而生畏，难以准确表达其需求，所设计系统的内部质量控制性能很难符合用户的要求。
　　数据备份隐患多，在会计电算化法规中曾明确规定，实现会计电算化的单位应坚持每天备份，且要双重备份，并分处分人保管。但在实际工作中易出现以下几种情况：第一，部分单位不能坚持每天备份，致使机器一旦出现故障，部分帐务数据丢失。第二，备份的数据不能很好的进行保管，致使机器一旦出现故障，备份的数据找不着，数据丢失。
　　会计资料保管期限受到限制，按会计电算化管理办法规定，电子计算机替代手工记帐后，其会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计档案要打印输出，而且要按照《会计档案管理办法》的规定执行。但目前一般实现会计电算化的单位，其会计档案都是通过针式打印机打印出来，经过一段时间后，字迹往往会褪色，达不到规定的保存期限后，字迹就难以辨清。
　　二、实现会计电算化应加强内部质量控翻一)选择好的财务软件，从源头上进行控制。企业在实行电算化时，必须结合企业自身的特点和国家的有关规定选择适合自己企业性质的财务软件，还必须注意系统权限设置、安全性和保密性等关键因素。如果企业自行开发会计电算化系统，也必须遵循国家有关法律、法规和企业自己部门制订的标准和规范。
　　二)建立和完善会计电算化的管理制度，管理控制是指企业建立起一整套内控制度，以加强和完善对会计电算化系统涉及的各个部门和人员的管理和控制。管理控制包括组织机构的设置、责任划分、上机管理、档案管理、设备管理等。

　　职能分隔制度。系统维护员、操作员和数据管理员应合理分工，相互制约，相互监督，严格遵循操作程序，各职能人员严禁互通口令密码，预防舞弊事件的发生。
　　根据会计电算化的特点，财务部门应配备以下人员，并建立授权制度，每一个工作人员都得到一定范围的授权，并以密码加以控制，防止非法操作和越权操作。会计机构的设制：
　　总会计师：负责会计业务工作。
　　会计主管：负责管理会计日常工作。
　　制证人员：负责凭证的制作和录入。
　　审核人员：负责对凭证的合法性、正确性和完整性的审核。
　　出纳人员：负责现金与银行的收支及银行对帐等工作。
　　系统管理员：负责系统软、硬件的正常运行。
　　系统维护员：负责硬件和软件设备的日常维护。
　　档案管理员：负责会计档案和磁性介质的会计档案的保管工作。
　　数据管理员：负责已复校数据的入帐、入帐后凭证、帐簿、报表的打印输出工作，并在要求的时间内将数据备份交档案管理人员进行妥善保管。
　　程序控制制度。使用会计电算化的单位应在开发阶段就要对使用计算机会计系统的有关人员进行培训，提高这些人员对系统的认识和理解，严格按照会计电算化的流程进行操作，避免出现操作错误，对违反操作流程和操作程序现象要及时制止。
　　防错纠错制度。电算化操作中，通过计算机屏幕直接进行帐务处理，一旦存盘就不能直接更改，要更改必须通过红字冲正或补充登记更正，并在摘要栏中说明原因及更正对象经办人等，以备事后查证核对。
　　数据输入和输出制度由于计算机处理数据能力很强，处理速度非常快一旦输入错误非常麻烦影响极大，因此必须建立内部控制制度对输入的数据进行严格控制，认真审核，并要进行平衡效验，数据类型核验，重复输入效验等以保证数据输入的正确性。对输出数据应严格检查是否与输入数据相一致，输出数据是否完整，其性能是否能满足使用部门的需要，对数据的发送对象、份数要有明确规定，要建立标准化的报告编号并进行妥善保管。
　　建立会计电算化档案制度，为了防止非法改动计算机数据必要时可把计算机文件定义为可读文件专用文件、保密文件对计算机的资料进行定时备份，并对备份的资料进行定期检查，重要的文件要加以密锁，以加强文件资料的保护。
　　建立数据资料的备份制度，在会计电算化法规中曾明确规定，实现会计电算化的单位应将数据资料进行备份，并设专人进行数据备份分处分人保管，备份的数据要进行定期检查，避免一旦发生问题没有相应的补救措施。