加强高校基建会计档案治理(2)
2016-07-07 01:02
导读：(五)会计电算化高校基建财务职员安全意识淡薄 很多高校基建账务处理采用电算化形式,有些会计职员用电算化上网,在防火墙有漏洞的情况下,易遭黑客攻击
(五)会计电算化高校基建财务职员安全意识淡薄
很多高校基建账务处理采用电算化形式,有些会计职员用电算化上网,在防火墙有漏洞的情况下,易遭黑客攻击,导致系统瘫痪,数据泄露和丢失。日常工作中,不做好电子备份工作;银行存款日记账和现金日记账不采用订本式账簿,不当日打印核对,只是年末一次性打印装订。档案移交时不注重电子档案移交和保管,只将纸质档案移交,不利于高校信息化发展。
三、加强高校基建会计档案治理的措施
(一)在财务部分配置临时档案库房,指定非出纳职员治理基建会计档案
财务部分档案库房门窗要坚固,配备相应的设施做到防盗、防火、防虫、防尘、防潮、防光、防腐蚀、防失密。财务部分每年形成的基建会计档案,同一由会计档案治理员按照回档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。当年形成的基建会计档案,会计年度终了后,在财务部分保管不超过一年。期满之后,同一由会计档案治理员编制移交清册,移交学校综合档案室同一保管。移交学校档案室保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装,如需要拆封重新整理的,学校综合档案室应当会同基建会计档案经办职员共同拆封整理,以分清责任。见表1:会计档案资料移交清册。
(二)加强基建会计职员岗位培训,进步基建会计档案的案卷质量
高校领导和相关职员应进步对基建会计档案治理的熟悉,加强和组织基建会计职员认真学习《会计法》、《会计档案治理办法》和《高校档案工作规范》,制定会计档案治理标准,对会计档案进行规范治理,将会计档案治理及操纵技能的培训,纳进基建会计职员岗位培训中,要求从会计档案整理的基础业务学起,使其熟练把握会计档案治理的基本知识与操纵技能,进而从源头上做好会计档案的整理规范工作,为单位领导的决策提供真实、可靠的依据。同时要求会计职员对基建会计档案在工程的不同阶段进行整理分类,与会计核算同步,可以方便会计职员和审计监视部分职员的频繁利用,达到了基建财务档案立卷整理科学和有效利用的目的。另外基建财会职员不仅要熟悉财务会计专业知识,还要把握基本建设知识, 通过多渠道多层次进步素质和业务水平,使基建会计工作逐步转向对基本建设投资全过程的决策、控制、核算、反映和监视。基建会计职员熟悉基本建设过程和建设工程方面的知识,便于搜集基建原始凭证和完善基建会计档案建设。
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(三)完善基建会计档案治理的各项
规章制度,确保基建会计档案的安全与完整
按照相关法律、法规的要求,根据高校自身的特点制定适合本单位的基建会计档案治理制度,制定基建会计档案的回档范围、回档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等,确保会计档案收集的齐全完整。基建会计档案原则上不得外借,如有特殊需要,必须经单位负责人批准后,方可查询和复制,并履行登记手续,基建会计职员和借阅职员对基建会计档案内容除单位负责人同意和司法需要不得对外泄露,否则追究相关职员责任。对高校电算化的电脑杜尽上外网,防止档案泄密和被篡改。对基建会计档案的销毁严格履行程序,向单位负责人申请,同意后方可由档案治理部分和会计职员共同参与,销毁档案期满、不存在未了事项和正在建设的项目的基建会计档案,并认真填写基建会计档案销毁清册。见表2:档案借阅(复印)登记表和表3:会计档案销毁申请表。 (四)加强基建会计档案治理的考核和监管力度,促进高校基建会计档案优化科学发展
学校财务部分和档案部分应建立检查、考核和评估制度,明确岗位职责。不定期组织会计职员到其他高校财务部分和档案部分参观学习,对会计档案治理过程中存在的疑难题目和得力措施进行经验交流。将基建会计档案规范化治理纳进会计常规业务检查中,对基建会计工作的整体性和连续性的检查与监视。对基建会计档案职员,成绩突出的应给予表奖;对分歧格的职员应给予批评,限期改进或进行撤换。并对考核的结果记进个人业务档案,与会计职员的职位和职称提升挂钩,进步基建会计档案职员的主观能动性和责任感,以保证高校基建档案建设的科学可持续发展。
