试论电算化会计档案的特点与治理(2)
2016-10-30 01:06
导读：三、电算化会计档案治理的方法 （一）完善硬件设施建设 提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清楚度打印能力的激光或
三、电算化会计档案治理的方法 （一）完善硬件设施建设 提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清楚度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具：选用功能符合本单位实际业务的电算化会计软件，最好是具有档案治理辅助功能的电算化软件；强化系统的安全防护功能，如有联网，留意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。 针对电算化会计档案受质量、温度、湿度、磁场等因素的影响较大，易受破坏的特点。在治理时应留意如下题目：①在选用保存会计档案的存贮介质时，应特别留意选用质量较好、可靠性较高的介质；②对存放在存贮介质上的会计档案应写好保护字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所：③对存放往年会计档案的介质应定期复制，如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点；④对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换；⑤对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。 针对电算化会计档案易修改且不留痕迹这一特点，在进行治理时应对硬盘上的会计档案，采取相应的安全保密措施，防止对会计档案进行修改。 （二）完善各项治理制度 （1）建立电算化会计档案的回档制度：会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保存副本，记账凭证、总分类账、现金
日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等治理部分的要求，及时打印输出有关账簿、报表。 （2）建立电算化会计档案的保管制度：根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案治理文件卡片。 （3）建立严格的借用手续制度：查阅会计档案，需经财务部分负责人批准，按照档案治理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部分会计档案，要有单位先容信，并经主管领导、财务部分负责人批准。 （4）建立电算化档案定期备份制度：电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数目、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，治理职员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。 （5）建立电算化软件内的会计档案治理多用户、分权限调用制度。对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据，可较大范围共享；涉及单位机密的数据，仅供一定需要的职员使用；而设计原程序文件、数据结构文件等，则只有主管职员或程序开发职员才能使用。通过这样设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。 （三）进步会计职员素质 由于电算化会计，不仅仅是要实现传统会计的功能，更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能，所以必须相应增加专业人才，加强对电子档案的治理，为提供更有效的会计信息打好基础；同时电算化软件维护及系统安全的要求较高，这也需要会计部分相应增加一定数目的电脑高级人才，维护日常运作，开发更公道、高效的软件。 （四）进步思想重视程度 实现会计电算化的企业单位，有关领导应当高度熟悉对电算化会计档案资料进行科学化治理的重要性，并督促有关制度的建立。现今不少实现会计电算化的企业单位，对会计档案资料的治理仍局限于手工治理阶段的经验，因此，应当进一步进步电算化会计档案治理者的素质，把磁性介质档案资料的治理落到实处。 电算化会计档案作为会计档案的一部分，它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。假如说传统形式的会计档案是电算化会计档案的基础，那么电算化会计档案就是电算化独特的个性，它代表着未来会计规范化、现代化的发展方向，因此要充分发挥电算化会计的强大功能，必须做好电算化会计档案治理这一基础会计工作。
