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浅谈企业会计电算化条件下的内部控制

2017-03-04 01:05 [摘 要]企业为实现既定的经营管理目标, 必需建立起一整套内部控制制度,以确保企业有序、健康的发展。企业在实施了会计电算化后，会计核算和财务管理的环境发生了很大的变化。因此，在会计电算化环境下，有必要建立起一整套适合电算化会计系统的内部控制制度。
　　[关键词]会计电算化 内部控制
　　
　　随着电子计算机技术的普及，实行会计电算化管理的企业越来越多。企业在建立了电算化会计系统后，会计核算和财务管理的环境发生了很大的变化：一方面，由于使用了计算机，会计数据处理的速度加快了，减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错；另一方面，给企业的内部控制带来了许多新的问题和挑战。因此,如何充分发挥会计电算化的便捷高效，使企业内部控制在新的环境下不落后于形势，确保企业资产的安全，为企业经营决策提供正确的信息，创造更高的效益，建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度就显得很重要。
　　
　　（一）会计电算化系统内部控制的变化
　　
　　1.内部控制的形式发生了变化。内部控制的关键点就在于不相容职务的分离，计算机会计系统与手工会计系统一样，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务，都不能由一个人或一个部门经手到底，必须分别由几个人或几个部门承担。在电算化会计系统中，不相容的职务主要有系统开发与系统操作职务；数据维护管理职务与电算审核职务；数据录入职务与审核记帐职务；系统软硬件管理职务与系统档案管理职务等。企业为防止舞弊或欺诈，应建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度，同时还应建立起职务轮换制度。因此，内部控制的形式已经由原来的制度控制转变为制度控制和程序软件控制。
　　2.内部控制的范围发生了变化。传统的内部控制主要针对交易处理。计算机技术的引入，给会计工作增加了新的工作内容，同时也增加了新的控制措施。由于电算化会计系统的建立和运行的复杂性，内部控制的范围相应的扩大了，包含了传统手工系统所没有的控制，如网络系统安全控制、系统权限的控制、修改程序的控制等以及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防护、计算机操作管理、系统管理员和系统维护人员的岗位责任制度等。
　　3.内部控制的数据处理方式发生了变化。在传统手工会计工作环境下，科目汇总表、会计报表、借贷试算平衡以及相关的财务报表分析均需要进行人工汇总计算，使得财务人员的工作量很大，同时也容易造成数据上的计算错误。在电算化会计环境下，只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行会计分录编制，通过凭证的审核、过帐、确认并由计算机自动完成打印输出，科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成，同时可以根据需要生成会计报表，从而大大降低了财务人员的工作量，也避免了计算加总等工作出现的错误。
　　
　　（二）建立适合会计电算化系统内部控制制度的必要性
　　
　　手工会计系统下，会计数据用可见的文字、符号记录在纸上，这种方式有较好的直观性，各种不同的笔迹和签名也可作为控制手段。采用计算机处理后，会计数据以肉眼无法视别的形式存储在磁盘上。从而失去了直观性。另外，在手工会计方式下，会计核算的质量取决于会计人员业务水平、工作态度及对会计有关的法规理解和执行效果。财务会计部门已经积累了大量的经验，建立起了一整套管理制度。实行会计电算化后，许多传统的管理控制方式消失了，而代之以新的方式。这就迫使企业电算化会计系统必须建立起严格的内部控制制度。
　　
　　（三）会计电算化给企业内部控制提出的新要求
　　
　　1.确保原始数据操作的准确性。在电算化会计中，电子计算机输出的数据是在程序控制之下，对输入的原始数据自动进行加工处理，并储存于磁性介质上。所有记帐、分析及编制会计报表等工作均在计算机程序的控制下自动进行。然而，电脑中的原始数据必须是由人工事先进行审核和输入计算机的，一旦原始数据在输入中发生错误，计算机无法识别，只会将错就错地进行各种计算工作。因而计算机自动加工处理输出数据的准确性，完全依赖于原始数据输入的准确性，这就要求一切数据的处理方法和过程都必须规范化，并保证准确性和相对的稳定性，这样才能保证会计信息质量的真实性、完整性和准确性。