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建立会计软件对原始业务信息识别系统的思路(2)

2017-09-05 06:43

（－）会计核算软件对原始业务的识别功能

这是最为主要的功能，主要是通过设计程序识别会计原始业务的文字信息、数字信息，并自动从会计科目表系统中根据经济业务发生对会计要素及其具体项目的调用应借应贷的会计科目（含明细科目），并为生成正确的记账凭证做好准备。

1．对原始业务的文字信息识别功能

虽然会计核算主要借助于数值尤其是货币价值数值，但是也离不开语言文字加以补充说明，会计对很多原始业务的发生描述时就运用文字和数值结合起来进行的。如果一个会计软件不能对录入的文字信息进行辨认，那么可能无法形成一些定性的说明和结论。即使可以产生也会错误百出，甚至令人误解。一般来说，为了保证软件的鉴别能力，就有必要在会计电算化系统中开设文字识别子系统，主要用于事先录入专用的会计科目、会计理论名词、常用的业务术语（如：报销、差旅费、结转、结帐、冲销等等）。其中涉及会计科目的词组可以由系统自动生成，主要是在第一次使用软件进行二次开发时把录入的会计科目名词自动生成到本辅助系统中。对于会计名词和常用的业务术语可以通过开设录入窗口由设计人员和用户随时追加输入并生成。值得注意的是，开设文字识别辅助系统并不是形成一个简单的文字录入词库，如果是这样的话，直接利用操作系统的汉字库岂不是更加方便快捷？开设文字识别系统的主要目的是会计软件系统对各种词汇进行记忆并接受后，自动生成一个可以用来检验、辨认、和认可录入中文信息的比较标准，在以后用户录入业务过程中可以运用这个标准对录入信息的正确性进行对比和校验，防止录入错误。从目前来看，多数会计软件尚没有这一功能系统。建立文字信息识别系统，可以通过在软件的辅助系统中增设这么一个功能，伴随每次进行会计数据录入、结帐前的自动转帐、会计对帐功能时，自动启动本功能系统，并载入到这些功能中，由软件执行。

2．对原始业务数值信息识别功能

从商品会计软件来看，部分软件在这一功能方面有所增强，但是仍然存在诸多不尽人意之处。实际上，对于数值的识别和判断，主要取决于各种数值和数值之间的关系来识别和控制。在原始业务的数值信息之中，一般可以体现出有关信息之间数学关系、逻辑关系和勾稽关系。所谓的信息之间数学关系主要是指某一数据可以根据该业务中其他数据计算得出，如：数量乘以单价等于金额、分项数值相加等于总和等等。所谓的信息之间逻辑关系是各种原始信息之间存在的互为因果、互相并列、相互依存等等在逻辑上的合理性、合法性关系，如：没有计算折旧额无法直接生成计提折旧分录、职工个人的工资额度一般超过一定标准就成为不可能的现象、输入的月份为13月必然是错误的等等。所谓的信息之间的勾稽关系是各种原始业务信息之间的相互牵制、互相约束的关系，这种情形是指一些不同方面的数据都是依照同一个原始依据而得来的，这些数据虽然分布区域不同，但是他们的结果应该一致。”利用各种数值关系对原始业务信息进行识别和控制，是目前会计电算化最可行的办法，这种识别功能一般没有必要独立设置到辅助系统中，它可以在设计会计电算化内部控制系统的输入控制功能中得以实现，如：平衡校验、额度核验、逻辑校验、合计校验等等控制方式就是本功能的具体应用。对数值信息的识别功能是整个原始业务识别功能的最主要部分。这是由于数值在会计工作中的重要意义所决定的。

3．对原始业务信息所反映总体关系的识别功能

前已述及，多数情况下，软件尚不能根据原始业务自动做出会计分录，不能自动编制和生成记帐凭证，多数业条码要会计人员把编制好的记帐凭证录入机。如果一个会计软件具备前述的两项功能后，再加上具备完善的本功能系统，那么这个软件就可以直接接受原始业务，透过对这些业务的识别后自动生成记帐凭证，而用不着会计人员一张一张记帐凭证往计算机里录入。原始业务信息反映的总体关系大致包括：业务的合理性、业务的合法性、业务的真实性以及记帐凭证之中借贷方会计科目之间的对应关系是否正确。的会计软件在运用会计软件核算时，计算机一般根本不会对原始业务的这些关系进行识别，只会正确按照设计的程序进行处理。如：需要计算机处理计提折旧的业务，若固定资产原值为100000元，折旧率为8％，计算机能够准确地得出该项固定资产得折旧额为8000元。但这个业务中的固定资产原值100000元是否是可以作为计提折旧的价值依据呢，有没有多订或者少计原值的现象，另外折旧的8％是否按照率先确定的会计政策计算出来的，有没有任意调整折旧率的现象，对于这些，从目前的会计软件来看都是不能解决的。