企业电算化会计档案管理刍议(2)
2017-09-10 06:03
导读：，大多数会计电算化软件主要支持计算机硬盘及软盘备份。备份次数应视企业会计业务量大小而定，但每月不应少于两次。每次除在本机硬盘备份外，同时
，大多数会计电算化软件主要支持计算机硬盘及软盘备份。备份次数应视企业会计业务量大小而定，但每月不应少于两次。每次除在本机硬盘备份外，同时还应制作两份软盘，并使用两套软盘循环。比如，月中做一次（两份）备份，月末在记账后结账前做第二次备份时要启用一套空白软盘以防备份失败。
系统管理员以及会计电算化操作员应及时制作数据备份。各种备份软盘均要标明类型、备份期间、备份时间和备份人员等有关标识，以便查找。备份软盘必须写保护、装入盘套、放进硬盒，存放在安全、防磁、防火、防潮、防高低温的场所，且至少存放在两处不同的建筑物内。当需要对备份磁盘进行操作而又可能危及该磁盘的完整性时，应制作复制件，使用复制件进行操作。
对使用中的会计电算化软件进行修改、版本升级或计算机硬件设备更换时，为保证会计数据的连续和安全，也应事前制作软盘备份，因为会计电算化系统不仅存有当期的会计数据，而且存有以前年度的会计数据，硬盘数据备份也保存在计算机内。系统管理员应在现场全程监督，事后还应核查确认会计数据的连续和完整。升级前的旧版本会计电算化软件系统不应删除，而应存储在计算机内。
尽管软盘在会计数据备份中广为使用，但是并非最佳选择。《会计电算化工作规范》中建议，“大中型企业应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计档案”。现在很多企业使用存储量大、价格逐步下调的光盘备份会计数据，而庞大的、关键性的企业则有必要利用信息技术，建立基于网络的数据备份与传输系统，实现异地实时备份，以确保会计数据不会丢失。会计数据备份有一个致命的缺陷：按规定，会计资料经有关人员签章后才可存档，但在备份软盘或光盘标签上手工签章根本不能保证会计电子数据不被人为删改，也就不能保证会计档案的真实、完善以及使用该备份进行数据恢复后会计信息的正确性。因此，采取加密码的“数字签名”才是有效的解决。
本文来自中国科教评价网 四、电算化档案的保管
负责人对本企业电算化会计档案的真实性、完整性负最终责任。会计机构负责人或会计主管对未移交本企业档案管理机构的电算化会计档案的真实性、完整性负直接责任。电算化会计档案管理作为企业一项基础工作，应由电算化会计档案管理员专人具体负责，且不能由出纳人员兼管。其岗位职责有：①按规定期限，向会计电算化系统各类有关人员催收会计数据备份及存档资料，并填写存档清单；②负责保管存档的机制会计档案、机读会计档案和机系统档案；③负责会计档案的安全保密，不能擅自借出。经会计电算化主管和企业负责人批准允许借阅、复制的会计档案应办理登记手续，并注意避免调用者越权使用或改动数据；存储于磁介质的会计档案调用后归还时，应进行检查、杀毒工作。
《会计档案管理办法》要求“我国境内所有单位的会计档案不得携带出境”，但企业外部人员尤其是企业竞争对手可以通过企业外联网和国际互联网窃密，给企业造成难以估量的损失。为了对付此类威胁，可采取的措施包括：在企业内部设置防火墙；安装信息网关和安全路由器；设计授权和身份认证系统；进行信息加密；加强安全监测预警系统的实时监控等。
至于电算化会计档案的保管期限，机读会计档案应当与《会计档案管理办法》所规定的相应的机制会计档案保管期限一致。值得注意的是，根据规定，机制会计凭证类和会计账簿类档案应当保管１５年，但相应的机读会计档案即会计数据备份（尤其是软盘备份）的磁介质寿命有限，因此需要定期转储数据，以防磁介质损坏而丢失会计档案，一般可每年转储一次。此外，计算机系统档案的保管期限是截至计算机软件或者硬件停止使用或者有重大更改之后的５年。
