电算化下企业会计档案管理问题、成因及对策研(2)
2017-09-26 06:55
导读：四、如何改善电算化下的会计档案管理 （1）完善硬件设施建设 提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激
四、如何改善电算化下的会计档案管理 （1）完善硬件设施建设 提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具：选用功能符合本单位实际业务的电算化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；强化系统的安全防护功能，如有联网，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。 （2）完善电算化下会计档案管理各项制度 a、建立电算化会计档案的归档制度：会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。 b、建立电算化会计档案的保管制度：根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件，制作档案管理文件卡片。 c、建立严格的借用手续制度：查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。 d、建立电算化档案定期备份制度：电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。 e、建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据，可较大范围共享；涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人员使用；而设计原程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。 （3）提高会计部门人员素质，完善人员配置结构 由于电算化会计，不仅仅是要实现传统会计的功能，更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能，所以必须相应增加专业人才，加强对电子档案的管理，为提供更有效的会计信息打好基础；同时电算化软件维护及系统安全的要求较高，这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才，维护日常运作，开发更合理、高效的软件。 （4）提高思想重视程度。实现会计电算化的企业单位，有关领导应当高度认识对电算化会计档案资料进行化管理的重要性，并督促有关制度的建立。现今不少实现会计电算化的企业单位，对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段的经验，因此，应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。
五、电算化下会计档案管理展望 电算化会计档案作为会计档案的一部分，它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。如果说传统形式的会计档案是电算化会计档案的基础，那么电算化会计档案就是电算化独特的个性，它代表着未来会计规范化、化的方向，因此要充分发挥电算化会计的强大功能，必须做好电算化会计档案管理这一基础会计工作。
： 1.张前，《电算化环境对会计档案的及管理要求》，《财会》，2001年第10期 2.李新惠，《电算化会计档案应注意的》，《档案管理》，2002年5月 3.郭利萍，《电算化会计档案制度的建立》，《档案管理》，2002年5月 4.部莉君、赵伟，（会计电算化对会计的相关影响），《现代审计与会计》，2001年第12期 5.支华，《会计电算化下的会计档案管理工作》，《财务与会计》， 2002年9月 6.马玉昆，《浅谈会计档案的管理》，《技术》，2002年第l期 7.张晶，《实行会计电算化后的会计档案管理之我见》，《工会财会》，2002年10月 8.周卫珍，《谈会计电算化后会计档案的变革》，《山东档案》，2002年4月
