电子商务时代办公自动化系统的实施策略(2)
2014-08-30 01:24
导读：企业实施办公自动化系统首先要确立清楚而明确的实施目标和功能需求，对企业所需的办公自动化系统的功能、实施的步骤、实施过程中可能的风险及防范
企业实施办公自动化系统首先要确立清楚而明确的实施目标和功能需求，对企业所需的办公自动化系统的功能、实施的步骤、实施过程中可能的风险及防范方式有正确的熟悉和总体的规划，这是电子商务时代企业办公自动化系统实施成功的条件和基础。在规划办公自动化系统功能需求时需要结合企业的总体战略目标和计算机信息技术发展的趋势，使系统能适应一段时间内企业未来信息价值链发展的需要，并为企业将来可能实施的其他类型的信息系统预留接口。在预定实施步骤和评估实施风险时，要留意电子商务时代的办公自动化系统对企业来说是一种长期的个性化的项目，其终极效用的产生需要一定的时间，在这个过程中来自经济、再开发和技术更新等方面的风险可能会影响办公自动化系统的实施效果，企业需要理性熟悉并公道防范这些风险。
企业实施办公自动化系统的第二步是要确定办公自动化系统处理的对象——知识，包括显性知识和隐性知识，以及知识获取和识别的方式。显性知识是那些可以编码的，用系统的、正式的语言可以传递的知识，表现形式如公司内部的文件、数据库、网页、电子邮件、图表等。隐性知识是个人的、与特定语境相关的知识，很难形式化、记录、编码或陈述，它存储在人的大脑中，组成要素包括直觉、经验、判定、价值、假设、信仰和智能等。企业内部的显性知识比较轻易获取和贮存，但企业内部的隐性知识以及企业外部的显性知识和隐性知识的获取就要困难得多。电子商务时代实施办公自动化系统企业必须要创建知识舆图，结合企业的经营环境，分析企业已有知识和应有知识之间的差距，明确企业所需的知识以及企业知识可能出现的场所，并知道需要借助哪些工具和途径获取这些知识。在电子商务模式下，可以支持企业获取知识的常用工具包括：搜索引擎、知识门户、企业门户、相关的垂直型电子商务平台、电子公告板和电子留言板、博客等，相关职员借助这些工具进行的有意或无意的交流是隐形知识产生的重要途径，企业办公自动化系统应该集成这些工具或能够智能地从这些应用获取信息。
（转载自http://zw.ＮＳＥaＣ.com科教作文网） 企业实施办公自动化系统接下来的任务是确定知识的贮存方式，从而为将来企业进行有效的经营决策做预备。贮存知识包括知识的整理和保存，办公自动化系统需要从所获取的信息中提取关键信息，对信息和知识进行分类存储和治理。支持企业贮存知识的信息技术手段应当能够支持知识的正确、有效和高效的展示，便于人们方便快捷地获取所需的知识，为将来进一步的知识发现和知识共享做好预备。常见的知识贮存
工具包括数据标准化处理技术、编码技术、数据库、数据仓库以及各种流媒体技术等，这些都是在电子商务时代的办公自动化系统中可以考虑使用的信息贮存和处理技术。
电子商务时代企业生存的贸易环境是动态的、非连续的，企业的办公自动化系统处理的对象——知识也需要动态地及时更新，电子商务时代企业办公自动化系统既要能动态地提取和补充这些知识，又要能随着系统中积累的知识和信息的增加自动地发现知识之间的关系，并通过这些知识和信息之间的关系发现各种隐性知识和产生新的知识，也就是要支持企业发展知识，因此电子商务时代企业实施办公自动化系统时应解决好知识的发展题目。目前能够支持企业发展知识的信息技术主要包括：编码技术、联机处理技术、数据挖掘技术和人工智能代理技术等，这些也是电子商务时代办公自动化系统应该考虑采用的技术。
企业应该根据自身运作过程的需要将收集的资料进行推广，这也是电子商务时代企业实施办公自动化时应考虑的环节。电子商务时代办公自动化系统辅助知识推广的理想境界是在没有人工干预或是在少量人工干预的情况下，将知识库中收集和发现的知识在需要的时候送到需要的地方，进而将企业的隐性知识转变为显性知识，将企业的外部知识转变为企业的内部知识，将企业的个人知识转变为企业组织知识，同时帮助员工借助企业知识提升个人知识，从而进步员工的办事效率和办事质量。在辅助进行知识推广的同时，办公自动化系统还应该辅助做好知识使用过程的登记工作，便于企业进行知识评价和知识传播中的风险防范以及可能需要进行的知识使用的责任认定。可以帮助企业进行知识推广的主要信息技术包括信息推送技术、知识门户网站、分析代理技术、智能搜索引擎技术和电子公告板技术等，都是电子商务时代的办公自动化系统应该考虑集成的技术。
