电子商务时代办公自动化系统的实施策略(4)
2014-08-30 01:24
导读：发文和档案治理一体化的自动化处理，以知识治理为核心的第三代办公自动化系统在此基础上还为文件处理的每一个环节提供了该步骤所需要的知识，包括
发文和档案治理一体化的自动化处理，以知识治理为核心的第三代办公自动化系统在此基础上还为文件处理的每一个环节提供了该步骤所需要的知识，包括在线的专家、文件背景资料及其他有关信息，确保每一个使用者都能够随时随地根据需要向专家学习、向系统中已存储的现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，同时在每一环节还要提供方便的反馈方式，使员工工作过程中的心得和想法能被及时地保存下来，从而提升每个员工工作中的主动性和创造性，大大进步组织的整体创新和应变能力，因此电子商务时代的办公自动化系统的应用要求人们改变工作习惯，也要求企业改变传统的办公方式和办公流程。
4．留意将办公自动化系统的实施过程与企业文化改造相结合。实施电子商务时代的办公自动化系统的根本目的是要将员工的知识转变为企业的知识，使员工的知识能够在企业内部进行共享和传播，没有员工的知识，尤其是没有员工的隐性知识，电子商务时代的办公自动化系统的实施将是无源之水、无本之木，很难在企业内发挥作用。因此为使企业的办公自动化系统充分发挥作用，企业需要员工积极主动地通过办公自动化系统共享其知识，尤其是隐性知识。但是，知识，尤其是隐性知识获取的高本钱、高风险和收益与分配的不确定性会在很大程度上阻碍员工共享他们的知识。隐性知识的表现形式包括人们发现题目和解决题目的能力，把握的技能和技术秘密，工作中的经验和判定能力，决策时所需要的洞察力和前瞻性等，它们没有通过文字表达出来，而是存在人们的工作习惯和头脑中，是人们工作经验的总结。对于个人来说，隐性知识的获取本钱是相当高的，同时知识本身是一种信息产品，其具体的价值目前还没有理想的评估方式，而且复制的边际本钱是零，一旦公然，隐性知识的拥有者就很难再次获得相应的报酬。隐性知识拥有者为了能够通过隐性知识获取一定的收益，减少工作和生存中的压力和风险，自然会对拥有的隐性知识有意无意地隐瞒，从而阻碍了企业对隐性知识的收集和知识治理工作的完成，进而会影响企业办公自动化系统效用的发挥。因此一个企业要想有效地实施知识治理，就必须解决对知识拥有者和创造者的激励题目，应该逐步建立公然、透明、***的企业文化，在实际工作中鼓励多方面的人士出谋划策，对给员工分配的任务更多地采用基于过程的治理而不是基于目标的治理，克服“成则为王，败则为寇”的观念。在等级森严、部分区别过于明显的金字塔式的组织里，员工工作中的顾虑很多，知识的收集也是非常困难的，电子商务时代企业实施办公自动化系统过程中必须逐步废除过分夸大或体现等级的各种制度和做法，建立学习型企业所具备的开放、***、鼓励成功、宽容失败的企业文化。
（科教论文网 lw.nseaC.Com编辑发布）
5．留意以人为本。电子商务时代企业办公自动化系统的成功实施必须依靠各类人才，同时作为一个辅助企业办公活动完成的信息系统，办公自动化系统的功能和工作模式又应该以使用者的需求和工作习惯为根本出发点，并且终极服务于使用者，因此在实施办公自动化的过程中始终应留意以人为本。
企业为了有效地实施电子商务时代的办公自动化系统，至少需要3种人：一是知识的提供者；二是知识的整合者：三是知识的传播者。知识的提供者就是企业内的专业技术职员，他们是办公自动化系统的服务对象，也是各种隐性知识的创造者和拥有者，企业通过各种方法鼓励他们不断地发现、分享和学习各种隐性知识，使他们通过共享知识获得尊重，同时也通过学习新的知识而提升自身的价值。知识的整合者是系统流程和系统集成模式的规划者，他们必须具备一定的企业运作经验，对企业的运作流程有很好的把握，知道企业运作过程中各种知识的产生或需求点可能在哪里，能够将各类分散的，呈点状、面状分布的知识，按企业的业务需要进行整合，通过引导上下游部分进行知识互动衍生和发展新的知识。知识的传播者是办公自动化系统的使用者和主要实施职员，他们需要有很强的沟通能力和理解能力。并且具备一定的专业基础知识，知道在何时、何地、使用何种方法、向何种对象传播何种知识更为有效。企业在实施办公自动化系统之前和实施过程中应该始终不忘以适当的方式引进、培养和激励这3种人才。
